Office & Event Manager / Backoffice Assistant (m/w/d)

Ihre Aufgaben

Du liebst es, wenn Dinge laufen, bevor andere überhaupt merken, dass sie organisiert werden mussten? Du behältst den Überblick zwischen Büroalltag, Dienstleistern, Team-Events, Reisen, Empfang, Ausstattung und kleinen Alltagskatastrophen — und sorgst dabei dafür, dass sich Kolleginnen, Kollegen, Gäste und Partner gut betreut fühlen?

In dieser Rolle bist du die zentrale organisatorische Schnittstelle für unser Büro, unser Team und interne sowie externe Veranstaltungen. Du sorgst dafür, dass unser Arbeitsumfeld professionell, gut strukturiert und angenehm ist — mit einem hohen Maß an Eigenverantwortung, Organisationstalent und Serviceorientierung.

Office Management & Backoffice

• Du übernimmst die operative Organisation unseres Frankfurter Offices und sorgst dafür, dass der Büroalltag reibungslos funktioniert. Dazu gehören insbesondere:

• Organisation und Verwaltung von Bürobedarf, Verbrauchsmaterialien und allgemeiner Office-Ausstattung
• Betreuung des Empfangs, von Besucherinnen und Besuchern sowie Paketannahme
• Abstimmung mit Vermieter, Hausmeisterservice, Handwerkern und externen Dienstleistern
• Bewirtschaftung von Marketingmaterialien und Werbemitteln
• Koordination von Berufsgenossenschaft, Arbeitssicherheit, Betriebsarzt und Ersthelfer-Themen

Employee Equipment & Onboarding

• Du unterstützt dabei, dass neue Mitarbeitende gut starten und bestehende Kolleginnen und Kollegen optimal ausgestattet sind. Dabei arbeitest du eng mit IT, HR und den Fachbereichen zusammen.

• Organisation und Nachverfolgung der Mitarbeiter-Ausstattung wie PC, Smartphone und Home-Office-Ausstattung
• Koordination von Welcome Packages, Arbeitsplatzvorbereitung und Onboarding-Materialien
• Sicherstellung, dass neue Kolleginnen und Kollegen vom ersten Tag an produktiv arbeiten können

Travel Management & Hospitality

• Du unterstützt unsere Teams bei Reise- und Hotelbuchungen und sorgst für eine strukturierte, zuverlässige Abwicklung.

• Organisation von Geschäftsreisen, Flügen, Hotels und Transfers
• Unterstützung bei Reiseplanung für interne und externe Termine

Team Events & Office Culture

• Du planst und organisierst interne Veranstaltungen und sorgst dafür, dass aus guten Ideen gut umgesetzte Events werden.

• Planung und Organisation von Team-Events, Office-Events und internen Feiern
• Auswahl der Veranstaltungsorte, Koordination von Catering, Ablaufplanung und Dienstleistern
• Organisation von Geschenken und kleinen Aufmerksamkeiten zu besonderen Anlässen
• Sicherstellung einer professionellen Vor- und Nachbereitung von Veranstaltungen

Marketing-, Sales- & Partner-Event-Support

• Du unterstützt bei externen Veranstaltungen und arbeitest dabei eng mit Marketing, Sales und anderen internen Teams zusammen.

• Unterstützung bei Messen und Partnerveranstaltungen
• Koordination von Materialien, Giveaways, Versand, Logistik und Ausstattung
• Unterstützung bei der Nachbereitung von Veranstaltungen und Events

Ihr Profil

Must-have

• Erfahrung im Office Management, Backoffice, Assistenzbereich, Veranstaltungs- und Reisemanagement
• Sehr gute organisatorische Fähigkeiten und ein hohes Maß an Zuverlässigkeit
• Freundliches, professionelles und serviceorientiertes Auftreten
• Strukturierte, selbstständige und lösungsorientierte Arbeitsweise
• Erfahrung in der Organisation von Team-Events oder internen Firmenveranstaltungen
• Sicherer Umgang mit Microsoft Office / Microsoft 365
• Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift
• Sehr gute Englischkenntnisse für die Zusammenarbeit mit internationalen Kolleginnen, Kollegen, Partnern oder Dienstleistern

Nice-to-have

• Grundverständnis für IT-Equipment, Onboarding-Prozesse oder Asset-Verwaltung
• Bereitschaft, die Rolle als betriebliche Ersthelferin / betrieblicher Ersthelfer zu übernehmen oder eine entsprechende Schulung zu absolvieren
• Erfahrung in einem technologieorientierten, wachsenden oder internationalen Umfeld

Das zeichnet dich aus

Du bist eine Person, die Dinge sieht, bevor sie zum Problem werden. Du arbeitest gerne hands-on, denkst mit und schaffst Struktur, ohne unnötig kompliziert zu werden. Du kannst freundlich, aber hartnäckig sein, wenn etwas erledigt werden muss, und bleibst auch dann souverän, wenn mehrere Themen gleichzeitig auf deinem Tisch landen.

Du magst es, wenn Menschen gerne ins Büro kommen, Events gut vorbereitet sind, Gäste einen professionellen Eindruck bekommen und Kolleginnen und Kollegen sich auf dich verlassen können. Kurz gesagt: Du bist das organisatorische Rückgrat unseres Office-Alltags.