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Für Unternehmen Auf einen Blick
- Aufgaben: Manage administrative tasks and support the institute's leadership in daily operations.
- Arbeitgeber: Join the prestigious Technische Universität Braunschweig, a leader in technical education in Germany.
- Mitarbeitervorteile: Enjoy flexible working hours, a supportive team, and a vibrant campus life.
- Warum dieser Job: Be part of an innovative environment focused on artificial intelligence and personal development.
- Gewünschte Qualifikationen: You need a relevant qualification and experience in administration, especially with SAP and MS Office.
- Andere Informationen: We welcome applications from all backgrounds and prioritize diversity in our hiring process.
Das voraussichtliche Gehalt liegt zwischen 30000 - 42000 € pro Jahr.
Die Technische Universität Braunschweig zählt zu den führenden Technischen Universitäten in Deutschland und bietet Ihnen als Arbeitgeberin eine große Auswahl an modernen, anspruchsvollen und vielseitigen Arbeitsplätzen. Nicht nur im Bereich der Forschung und Lehre, auch in Verwaltung, Technik und Handwerk sorgen ca. 3.800 Beschäftigte dafür, dass unsere Universität ihren Bildungsauftrag für die nahezu 16.000 Studierenden und ca. 100 Auszubildenden in einem breiten Lehr- und Forschungsspektrum mit hervorragender Ausstattung und gleichzeitig persönlicher Atmosphäre erfolgreich erfüllt.
Wir suchen für das Institut für Landschaftsarchitektur zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine*n
Sekretärin / Sekretär (m/w/d)
(EG 6 TV-L, 50%, unbefristet)
Das Institut für Landschaftsarchitektur I Prof. Gabriele G. Kiefer am Department Architektur der TU Braunschweig versteht sich als interdisziplinäre Lehr- und Forschungseinrichtung an der Schnittstelle von Nutzer*innen- und Freiraumbeziehungen. Unsere Lehre und Forschung fokussieren auf Entwurf und Anwendung von Strategien zur zukunftsfähigen Entwicklung von Orten im städtischen und regionalen Kontext.
Ihre Aufgaben
- Sie bewirtschaften und überwachen die kaufmännische Abwicklung des Institutssekretariats, inkl. Drittmittelprojekten mit Hilfe von SAP.
- Sie organisieren und verwalten das Sekretariat im Tagesgeschäft (u.a. Terminplanung), und sind Ansprechpartner*in für Studierende, Gäste, Kolleg*innen, wissenschaftliche Mitarbeiter*innen, studentische Hilfskräfte und die Geschäftsführung der Fakultät.
- Sie bereiten die Einstellung von wissenschaftlichen Mitarbeiter*innen und studentischen/wissenschaftlichen Hilfskräften vor.
- Sie unterstützen in der Organisation und Abrechnung von Lehraufträgen und temporären Honorarkräften.
- Sie planen Dienstreisen und unterstützen bei der Dienstreiseabrechnung.
- Sie unterstützen in der Planung und Organisation der Tagungen, Vorträge und Veranstaltungen.
- Sie sind zuständig für die Beschaffung und Abrechnung von Materialien, Geräten und Literatur.
- Sie unterstützen in der Planung und Organisation der Lehre und Prüfungen.
- Sie unterstützen das Institut in der Öffentlichkeitsarbeit.
Ihre Qualifikation
- Sie haben eine abgeschlossene kaufmännische bzw. verwaltungsorientierte Ausbildung oder eine vergleichbare Qualifikation.
- Sie verfügen über mehrjährige Berufserfahrung und haben idealerweise bereits Erfahrungen in der Drittmittelbewirtschaftung.
- Sie haben sehr gute Kenntnisse im EDV Bereich und können sicher mit den gängigen MS-Office-Produkten (Word/Excel/Outlook) umgehen.
- Sie haben einschlägige Kenntnisse im Buchhaltungssystem SAP R/3.
- Sie verfügen über eine gute Kommunikation – schriftlich und mündlich in der deutschen und englischen Sprache.
- Sie sind flexibel, belastbar und können sehr gut in einem Team arbeiten.
- Sie haben ein besonderes Interesse an den Themen der Landschaftsarchitektur und des Städtebaus.
Wir bieten
- eine tarifgerechte Bezahlung nach Entgeltgruppe 6 TV-L je nach Aufgabenübertragung und Erfüllung der persönlichen Voraussetzungen.
- eine Sonderzahlung zum Jahresende sowie eine Zusatzversorgung als Betriebsrente, vergleichbar einer Betriebsrente in der Privatwirtschaft.
- eine interessante und abwechslungsreiche Tätigkeit in einer angenehmen Arbeitsatmosphäre mit einem netten und motivierten Team.
- flexible Arbeits- und Teilzeitmodelle und eine familienfreundliche Hochschulkultur, seit 2007 ausgezeichnet mit dem Audit „Familiengerechte Hochschule“.
- ein vielfältiges Weiterbildungs- und Sportangebot sowie ein lebendiges Campusleben in internationaler Atmosphäre.
Weitere Hinweise
Wir freuen uns auf Bewerber*innen aller Nationalitäten. Gleichzeitig begrüßen wir das Interesse schwerbehinderter Menschen und bevorzugen deren Bewerbungen bei gleicher Eignung. Bitte weisen Sie bereits bei der Bewerbung darauf hin und fügen Sie einen Nachweis bei. Ferner arbeiten wir basierend auf dem Niedersächsischen Gleichberechtigungsgesetz (NGG) an der Erfüllung des Gleichstellungsauftrages. Daher freuen wir uns besonders über Bewerbungen von Männern.
Bewerben Sie sich bis zum 21.03.2025
Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung!
Bitte beachten Sie dabei, dass lediglich Bewerbungen, die über das Online-Formular der TU Braunschweig eingehen, berücksichtigt werden können: #J-18808-Ljbffr
Sekretärin/Sekretär (m/w/d) Arbeitgeber: Niedersächsische Ministerium für Inneres und Sport
Kontaktperson:
Niedersächsische Ministerium für Inneres und Sport HR Team
StudySmarter Bewerbungstipps 🤫
So bekommst du den Job: Sekretärin/Sekretär (m/w/d)
✨Tip Nummer 1
Informiere dich über die Technische Universität Braunschweig und das Institut für Künstliche Intelligenz. Verstehe ihre Mission, Werte und aktuelle Projekte, um in einem möglichen Vorstellungsgespräch gezielt darauf eingehen zu können.
✨Tip Nummer 2
Nutze dein Netzwerk! Sprich mit aktuellen oder ehemaligen Mitarbeitern der Universität, um Einblicke in die Arbeitskultur und spezifische Anforderungen der Position zu erhalten. Diese Informationen können dir helfen, dich besser auf das Gespräch vorzubereiten.
✨Tip Nummer 3
Bereite dich darauf vor, deine Erfahrungen im Umgang mit SAP und MS-Office-Produkten zu demonstrieren. Überlege dir konkrete Beispiele aus deiner bisherigen Berufserfahrung, die deine Fähigkeiten in diesen Bereichen unter Beweis stellen.
✨Tip Nummer 4
Zeige deine Flexibilität und Teamfähigkeit in deinem Auftreten. Bereite dich darauf vor, Fragen zu beantworten, die deine Fähigkeit zur Zusammenarbeit und Stressbewältigung in einem dynamischen Umfeld betreffen.
Diese Fähigkeiten machen dich zur top Bewerber*in für die Stelle: Sekretärin/Sekretär (m/w/d)
Tipps für deine Bewerbung 🫡
Unterlagen vorbereiten: Stelle sicher, dass du alle relevanten Unterlagen bereit hast, einschließlich Lebenslauf, Anschreiben und Nachweise über deine Qualifikationen. Achte darauf, dass dein Lebenslauf klar strukturiert und auf die Anforderungen der Stelle zugeschnitten ist.
Anschreiben verfassen: Schreibe ein individuelles Anschreiben, in dem du deine Motivation für die Bewerbung und deine relevanten Erfahrungen darlegst. Betone deine Kenntnisse im Bereich der Verwaltung und deine Erfahrung mit SAP sowie MS-Office-Produkten.
Online-Bewerbung einreichen: Reiche deine Bewerbung ausschließlich über das Online-Formular der Technischen Universität Braunschweig ein. Achte darauf, dass alle erforderlichen Dokumente hochgeladen sind und die Angaben vollständig und korrekt sind.
Fragen klären: Wenn du Fragen zur Stelle oder zum Bewerbungsprozess hast, zögere nicht, Herrn Frank Rust zu kontaktieren. Es ist wichtig, alle Unklarheiten vor der Bewerbung zu klären.
Wie du dich auf ein Vorstellungsgespräch bei Niedersächsische Ministerium für Inneres und Sport vorbereitest
✨Bereite dich auf die Aufgaben vor
Informiere dich über die spezifischen Aufgaben, die du im Sekretariat übernehmen wirst. Vertraue dich mit der kaufmännischen Abwicklung und dem Umgang mit SAP an, um im Interview zu zeigen, dass du die Anforderungen verstehst.
✨Zeige deine Kommunikationsfähigkeiten
Da die Position viel Kontakt mit Studierenden und Mitarbeitern erfordert, solltest du Beispiele für deine Kommunikationsfähigkeiten parat haben. Bereite dich darauf vor, wie du in der Vergangenheit erfolgreich mit verschiedenen Personengruppen kommuniziert hast.
✨Hebe deine Flexibilität hervor
Die Stelle erfordert Flexibilität und Belastbarkeit. Überlege dir konkrete Situationen, in denen du diese Eigenschaften unter Beweis gestellt hast, und teile diese Erfahrungen im Interview.
✨Frage nach der Teamkultur
Zeige Interesse an der Arbeitsatmosphäre und der Teamdynamik im Institut. Stelle Fragen zur Zusammenarbeit im Team und wie die Unterstützung untereinander aussieht, um dein Engagement für eine positive Teamkultur zu demonstrieren.
