Executive Assistant (gn)

Ein Job ist mehr als nur ein Job. Er sollte zu Ihnen passen, Sie herausfordern und eine faire Vergütung bieten. Genau so sehen wir das bei PAMEC. Wir verbinden Sie mit Unternehmen, die wirklich zu Ihren Fähigkeiten, Zielen und Ambitionen passen. Wenn Sie Ihren Job lieben, wissen wir, dass wir unsere Arbeit richtig gemacht haben – und das tun wir seit 1984.

Für unseren renommierten Kunden, ein führendes internationales Unternehmen, suchen wir einen Executive Assistant (gn).

Ihre Vorteile

• Unbefristeter Arbeitsvertrag mit der Möglichkeit einer langfristigen Anstellung bei unserem Kunden.
• Wettbewerbsfähige Vergütung gemäß dem GVP-Tarifvertrag, mit der Möglichkeit zusätzlicher leistungsbezogener Zulagen sowie Urlaubs- und Weihnachtsgeld und einer betrieblichen Altersvorsorge.
• Mitarbeiterempfehlungsbonus von bis zu 400 € über unser „Refer a Friend“-Programm.
• Bequeme digitale Prozesse, einschließlich Urlaubsanträge und Zeiterfassung über eine App sowie exklusive Mitarbeiterrabatte bei einer Vielzahl von Online-Händlern.

So wird Ihr Arbeitsalltag aussehen

• Enger Kontakt mit dem Vice President des Innovationszentrums Berlin und dem Führungsteam, proaktive Unterstützung durch das Management von Zeitplänen, Prioritäten, Terminen und Kommunikation mit wichtigen Stakeholdern.
• Als primärer Ansprechpartner für interne und externe Kontakte agieren, um eine reibungslose Kommunikation und einen effizienten Informationsfluss sicherzustellen.
• Informationen und Materialien für Führungssitzungen, Präsentationen, Reden und strategische Entscheidungen zusammenstellen, strukturieren und vorbereiten.
• Hochwertige Präsentationen, Berichte, Geschäftsdokumente und Korrespondenz mit Genauigkeit und Detailgenauigkeit erstellen, überprüfen und finalisieren.
• Meetings, Workshops, Führungsevents und Geschäftssitzungen planen und koordinieren, einschließlich Agenda-Management, Logistik, Besucherkoordination und Zusammenarbeit zwischen Abteilungen.
• Besucher, Kunden und Geschäftspartner willkommen heißen und dabei eine professionelle und positive Erfahrung bieten, die die Werte der Organisation widerspiegelt.
• Inlands- und Auslandsreisen organisieren, einschließlich Reiseplanung, Logistik und Kostenmanagement.
• Einkaufsprozesse unterstützen, indem Sie die Einarbeitung von Lieferanten koordinieren, Bestellungen verwalten und bei beschaffungsbezogenen Aktivitäten helfen.
• Vertrauliche Geschäfts-, Finanz-, Strategie- und Personalinformationen mit absoluter Vertraulichkeit, Diskretion und Professionalität behandeln.
• Umfassende administrative Unterstützung für Onboarding-Aktivitäten, Abwesenheitsmanagement und den täglichen Betrieb des Führungsteams bereitstellen.

Was Sie zu einem großartigen Kandidaten macht

• Erfolgreich abgeschlossenes Studium der Betriebswirtschaftslehre, eine kaufmännische Ausbildung oder eine vergleichbare Qualifikation.
• Berufserfahrung als Executive Assistant, Team Assistant, Office Manager oder in einer ähnlichen administrativen Unterstützungsrolle, idealerweise in der Zusammenarbeit mit der oberen Führungsebene.
• Außergewöhnliche organisatorische und Zeitmanagementfähigkeiten, mit der Fähigkeit, effektiv zu priorisieren und mehrere Aufgaben in einem dynamischen Umfeld zu managen.
• Starke Kommunikations- und zwischenmenschliche Fähigkeiten, gepaart mit einem kooperativen, serviceorientierten und professionellen Ansatz.
• Nachweisliche Fähigkeit, sensible und vertrauliche Informationen mit Integrität, Diskretion und gesundem Urteilsvermögen zu behandeln.
• Sicherer Umgang mit Microsoft 365 und modernen digitalen Kollaborationstools.
• Ausgezeichnete schriftliche und mündliche Englischkenntnisse; Deutschkenntnisse werden als Vorteil angesehen.