Office Manager (m/w/d) für unseren Standort Hamburg

Das sind wir

Puig ist die Heimat der „Love Brands“ – ein vor mehr als 100 Jahren gegründetes Familienunternehmen, das Wohlbefinden, Selbstvertrauen und Selbstausdruck fördert und gleichzeitig eine bessere Welt hinterlässt. Wir sind ein wichtiger Akteur in der weltweiten Fashion- und Beautyindustrie mit einem großen Portfolio an bekannten Luxusmarken in den Bereichen Mode, Parfüm, Make-up, Hautpflege und Wellness. Unser Standort in Hamburg vertreibt Produkte unserer Eigenmarken Jean Paul Gaultier, Rabanne, Carolina Herrera und Nina Ricci sowie Nichemarken wie Byredo, Dr. Barbara Sturm, Dries Van Noten, Penhaligon’s und L’Artisan Parfumeur und der Distributionsmarke Hermès.

Du hast Lust in Vollzeit in dieser Welt der spannenden und vielfältigen Marken mitzuwirken und hast Spaß an Organisation und Officemanagement? Dann ist das die perfekte Position für dich. Wir haben zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine spannende und unbefristete Position im Officemanagement an unserem Standort Hamburg anzubieten.

Das erwartet dich:

• Zentrale Team- & Vertriebsunterstützung: Unterstützung unseres Außendienstteams (Uriage): Vorbereitung von Unterlagen, Auswertungen und organisatorischen Aufgaben für unser deutschlandweites Vertriebsteam. CRM-Steuerung: Pflege von Kundendaten, Aktualisierung von Stammdaten und Sicherstellung effizienter CRM-gestützter Prozesse. Serviceorientierte Schnittstelle: Professionelle Kommunikation mit internen und externen Stakeholdern sowie strukturierte Bearbeitung paralleler Anfragen.
• Administrative Verantwortung & Datenmanagement: Administrative Unterstützung für das gesamte Team: Abrechnungen, Auswertungen sowie organisatorische und koordinierende Themen. SAP-Administration & Datenpflege: Laufende Pflege und Qualitätssicherung von System- und Prozessdaten in SAP. Rechnungsmanagement in SAP: Prüfung, Kontierung und Bearbeitung eingehender Rechnungen.
• Operatives Logistik- & Prozessmanagement: Operatives Logistikmanagement: Koordination von Lieferungen, Überwachung von Lagerbeständen und Zusammenarbeit mit Logistikpartnern.
• Office- & Facilitymanagement: Post- und Dokumentenmanagement: Bearbeitung der Ein- und Ausgangspost, strukturierte Ablage und Dokumentenorganisation. Empfang & Gästebetreuung: Freundlicher Empfang, Raumvorbereitung und Bewirtung. Telefon- und E-Mail-Korrespondenz: Professionelle Kommunikation über zentrale Kanäle. Office- und Materialmanagement: Verwaltung von Büro- und Verbrauchsmaterialien, Bestellungen, Materialbestand. Termin- & Meetingorganisation: Koordination von Terminen, Meetings und internen Veranstaltungen. Facility & Dienstleisterkoordination: Austausch mit Reinigung, Technik oder Gebäudemanagement.

Das bringst du mit:

• Du bist eine aufgeschlossene und neugierige Persönlichkeit, die gerne über den Tellerrand hinausschaut.
• Du bist technisch interessiert, gehst sicher mit den MS-Office Anwendungen um, insbesondere mit Excel, idealerweise Erfahrungen im Umgang mit SAP und CRM-Systemen.
• Du begeisterst dich für Beauty- und Luxusprodukte und hast Spaß an persönlicher sowie telefonischer Kommunikation mit verschiedenen Stakeholdern innerhalb sowie außerhalb der Organisation.
• Du liebst neue Herausforderungen, besitzt eine hohe Service- und Kundenorientierung sowie eine schnelle Auffassungsgabe.
• Du zeichnest dich durch gute analytische Fähigkeiten, eine strukturierte und sorgfältige Arbeitsweise sowie eine Hands-on-Mentalität aus.
• Du kannst dich sowohl auf Deutsch als auch auf Englisch sehr gut in Wort und Schrift ausdrücken.

Das wird dich begeistern:

• Agiles Arbeitsumfeld: Arbeiten in einem international agierenden Familienunternehmen, in dem Werte eine wichtige Rolle spielen.
• Arbeitsatmosphäre: Offene und freundliche Arbeitsatmosphäre mit Duz-Kultur.
• Corporate Benefits: Einen monatlichen Lunch-, Sport- und Mobilitätszuschuss.
• Mitarbeiterrabatte: Attraktive Mitarbeiterrabatte für unser Produkt-Portfolio.
• Events: Außergewöhnliche Firmenevents, weil uns gemeinsame Momente wichtig sind.