Teamleitung Bestandsbetreuung - Wohnimmobilien (m/w/d)

Wer ist die noctua? Hinter der noctua Gruppe stehen rund 100 erfahrene Kolleginnen und Kollegen, die gemeinsam den deutschen Immobilienmarkt bewegen. Von unserem Hauptsitz in Frankfurt aus betreuen wir mit viel Herzblut ca. 15.000 Wohn- und Gewerbeeinheiten. Was uns besonders macht? Wir sind inhabergeführt. Das bedeutet für Dich: Wir leben kurze Entscheidungswege, flache Hierarchien und eine Kultur, in der Mut zum Handeln belohnt wird. Bei uns bist Du keine Nummer im Konzern, sondern Teil eines engagierten und „hungrigen“ Teams, das Projekte mit Leidenschaft vorantreibt.

Für die Betreuung eines bundesweit verteilten Wohnungsbestands von 3.500 Einheiten suchen wir eine ausgewiesene Führungspersönlichkeit mit langjähriger Expertise im institutionellen Property Management. Das Portfolio besteht im Wesentlichen aus hochwertigen Neubauobjekten und stellt entsprechend hohe Anforderungen an Professionalität, Qualitätsbewusstsein und die Fähigkeit, komplexe Strukturen souverän zu steuern. Die Liegenschaften verteilen sich auf Standorte in ganz Deutschland; rund ein Drittel der Einheiten befindet sich in Berlin und dem Berliner Umland. Ihren Dienstsitz haben Sie in Berlin.

Sie übernehmen die fachliche und disziplinarische Leitung eines Teams von mehr als 10 Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern und sind zentraler Ansprechpartner gegenüber dem institutionellen Eigentümer sowie den beteiligten Asset-Management-Einheiten.

Ihre Aufgaben im Überblick:

• Führung & Teamverantwortung: Fachliche und disziplinarische Leitung eines Teams von mehr als 10 kaufmännischen sowie technischen Property Managerinnen und Property Managern an verschiedenen Standorten. Weiterentwicklung des Teams durch strukturiertes Onboarding, regelmäßige Mitarbeitergespräche und gezielte Fördermaßnahmen. Ansprechpartner bei komplexen Sachverhalten und Eskalationsfällen; Sicherstellung einheitlicher Qualitäts- und Prozessstandards.
• Mietermanagement & Vermietung: Verantwortung für das aktive Leerstandsmanagement sowie die Steuerung des gesamten Vermietungsprozesses. Sicherstellung einer hohen Mietzufriedenheit durch strukturierte Kommunikations- und Serviceprozesse. Analyse von Mietpreispotenzialen und Erarbeitung von Empfehlungen für Mietanpassungsstrategien in Abstimmung mit dem Asset Management.
• Technisches Property Management: Koordination von Instandhaltungsmaßnahmen in enger Abstimmung mit den technischen Kolleginnen und Kollegen. Verfolgung und Weiterleitung von Gewährleistungsansprüchen gegenüber dem Generalunternehmer.
• Vermietungsstrategie & Marktpositionierung: Entwicklung und Umsetzung zielgruppengerechter Vermietungsstrategien für einen modernen Neubaubestand. Positionierung der Liegenschaften im jeweiligen lokalen Marktumfeld – unter Berücksichtigung von Lage, Ausstattung und Zielmietergruppe. Steuerung der Vermarktungskanäle (Online-Portale, lokale Netzwerke) sowie Auswahl, Beauftragung und laufende Koordination externer Makler; Erfolgskontrolle anhand definierter Kennzahlen. Laufende Beobachtung relevanter Teilmärkte und Ableitung von Handlungsempfehlungen für Mietpreisgestaltung und Belegungsmanagement in Abstimmung mit dem Asset Management. Optimierung der Vermarktungsunterlagen (Exposés, Grundrissaufbereitung, digitale Präsentation) mit dem Ziel kurzer Leerstandszeiten bei marktgerechten Mieten.
• Dienstleistermanagement: Steuerung und Bewertung externer Dienstleister – darunter Handwerksbetriebe, Hausmeisterdienste und infrastrukturelle FM-Dienstleister – anhand definierter KPIs. Pflege bestehender Vertragsbeziehungen sowie Mitwirkung bei Ausschreibungen und Auftragsvergaben. Konsequente Sicherstellung vereinbarter Qualitätsstandards.

Was Sie mitbringen:

• Abgeschlossene Ausbildung oder Studium im Bereich Immobilienwirtschaft, Betriebswirtschaft oder eine vergleichbare Qualifikation (z. B. Immobilienfachwirt/in, Immobilienökonom/in).
• Mindestens 6 Jahre Berufserfahrung im Property Management von Wohnimmobilien, davon mindestens 3 Jahre in leitender Funktion.
• Fundierte Erfahrung in der Betreuung anspruchsvoller, idealerweise bundesweit verteilter Wohnungsbestände – vorzugsweise im hochwertigen Neubausegment.
• Ausgeprägte Kommunikations- und Durchsetzungsstärke – gegenüber Mietenden, Dienstleistern und Investorenvertretern gleichermaßen.
• Strukturierte, eigenverantwortliche Arbeitsweise sowie ein ausgeprägtes Verständnis für wirtschaftliche Zusammenhänge.
• Reisebereitschaft für gelegentliche Vor-Ort-Termine an den Bestandsstandorten außerhalb Berlins.
• Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift; gute Englischkenntnisse von Vorteil.
• Sicherer Umgang mit der Software Domus ist wünschenswert.

Wir bieten:

• Flache Hierarchien, die Dir echte Entscheidungsfreiheit und Eigenverantwortung bieten oder viel Raum für Eigeninitiative und Entscheidungsfreiheit bei Deinen Projekten.
• Langjährige und feste Kundenbeziehungen bieten Perspektive und Sicherheit.
• Eine angenehme Arbeitsatmosphäre in einem dynamischen Umfeld mit abwechslungsreichen Aufgaben.
• Ein motiviertes und kollegiales Team.
• Jährliche Firmenfeiern als gesamtes Team.
• Moderne, verkehrsgünstig gelegene Büroflächen.
• Kostenlose Getränke und Snacks.
• Remote-Optionen und volle Flexibilität durch mobiles Arbeiten.
• und vieles mehr…