Back Office Manager*in (m/w/d)

Über das Unternehmen Die Norbert Rabl Ziviltechniker GmbH ist ein auf Arbeitnehmer*innen-, Brand- und Explosionsschutz spezialisiertes Unternehmen. Wir setzen basierend auf Strukturiertheit und Effizienz, starkem Innovations- und Entwicklungsgeist herausragende Qualitätsstandards für Leistungen von Ziviltechniker*innen. Professionalität, Erfahrung, Lösungskompetenz, Integrität und Expert*innenwissen eingebettet in einem tief verwurzelten Geist des Miteinanders und der Gemeinschaftlichkeit zeichnen uns aus. Wir pflegen eine hohe Unternehmenskultur, nach außen und außergewöhnlich dicht auch nach innen.
Ziel der Position Das Back Office sorgt dafür, dass administrative, organisatorische und interne Prozesse effizient laufen, damit sich Fachbereiche auf ihre Kernaufgaben konzentrieren können. Die Position gewährleistet für unsere Unternehmen effiziente interne Abläufe, entlastet die Geschäftsführung und trägt maßgeblich zur strukturierten Organisation sowie zur erfolgreichen Umsetzung von Projekten bei.
Aufgaben / Verantwortungsbereiche
Administration & Organisation Allgemeine Büroorganisation und Sicherstellung reibungsloser Abläufe Verwaltung von Büromaterial, Infrastruktur und Fuhrpark
Kommunikation & Korrespondenz Bearbeitung von E-Mails, Telefonaten und Schriftverkehr Koordination interner und externer Anfragen Aufbau/ Betreuung der Social Media Präsenz
Dokumenten- und Datenmanagement Erstellung, Pflege und Ablage von Dokumenten Dateneingabe/-pflege im internen Projektverwaltungssystem
Rechnungswesen (unterstützend) Kontrolle von Eingangsrechnungen Unterstützung bei Buchhaltungs- und Controllingaufgaben Mahnwesen
Projekt- und Teamunterstützung Führung und Pflege der internen Projektverwaltung sowie Unterstützung von Projektabteilungen. Koordination von internen Abläufen und Abstimmungen
Fachliche Skills (hard skills)
perfekte Deutschkenntnisse in Wort und Schrift
Administrative Kompetenz
Sicherer Umgang mit MS Office (Excel, Word, Outlook)
Daten- und Informationsmanagement
Prozessbezogene Grundkenntnisse betreffend Angebot / Auftrag / Abrechnung
Prozessbezogene Grundkenntnisse betreffend Bauplanung und Bauabläufe
Digitale Kompetenz (Datenbanksystemen, Datensicherheit, sicherer Umgang mit digitalen Tools)
Methodenkompetenz
Organisationstalent und strukturierte Arbeitsweise
Zeitmanagement und Priorisierung
Multitasking-Fähigkeit
Prozessverständnis und effiziente Arbeitsweise
Analytisches Denken und Problemlösungskompetenz
Soziale Kompetenzen (Soft Skills)
Kommunikationsfähigkeit
Teamfähigkeit und Schnittstellenkompetenz
Diskretion und Vertrauenswürdigkeit
Eigeninitiative und Selbstständigkeit
Genauigkeit und Verantwortungsbewusstsein
Flexibilität, schnelle Auffassungsgabe, Belastbarkeit
Benefits
Ein stabiles, sicheres Unternehmensumfeld mit langfristigen Perspektiven
Selbstständiges eigenverantwortliches Arbeiten
Freiraum für Eigeninitiative
Vielfältiges Leistungsspektrum
Zuvorkommen für kollegiales und wertschätzendes Betriebsklima
Abwechslungsreiche Aufgaben
Gleitzeitregelung
Weiterbildungsmöglichkeiten
Gehalt Das Gehalt liegt je nach Qualifikation und Erfahrung zwischen EUR 45.000 und EUR 65.000 brutto pro Jahr (auf 40 Stunden Basis). Das Gehalt wird 14-mal jährlich ausbezahlt. Es gilt der Kollektivvertrag Ang. bei Architekten und Ingenieurkonsulenten.
Überstunden Anfallende Überstunden werden in Form von Zeitausgleich abgegolten.
Arbeitsmodell On-site
Arbeitszeit Montag bis Freitag, 40 Stunden pro Woche.
Sprachen Deutsch C2
Ort Graz
Positionsebene Berufseinstieg, Berufserfahrung
Kontaktdaten Martina Rabl-Deutschbauer, HR Management
Weitere Informationen Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung.
#J-18808-Ljbffr