Procurement Manager (f/m/d)

Bei Upvest haben wir die Mission, Investieren so einfach wie Ausgeben zu machen. Upvest ermöglicht es Unternehmen, eine breite Palette von Anlageprodukten anzubieten und bietet die beste Erfahrung im Bereich Kapitalmarktinvestitionen und Altersvorsorgeplanung. Die Beschaffung bei Upvest ist derzeit fragmentiert – die Verantwortung ist auf verschiedene Teams verteilt, es gibt keine Entscheidungslogik zur Weiterleitung von Anfragen nach Risiko oder Größe, und es gibt keine einzelne Person, die end-to-end verantwortlich ist. Das ändert sich mit dieser Einstellung.

Als erster dedizierter Procurement Manager bei Upvest werden Sie unser Lieferantenmanagement von einem dezentralen Modell zu einer zentralisierten, professionellen Einheit umwandeln. Sie sind für den gesamten Lebenszyklus unserer Partnerschaften verantwortlich – von der ersten Beschaffung und technischen Prüfung bis hin zum Management von Vertragsabläufen. Sie berichten an den Head of Network und überbrücken die Lücke zwischen operativen Bedürfnissen, finanzieller Disziplin und regulatorischer Compliance.

Was Sie tun werden:

• Zentralisierte Beschaffungsführung: Agieren Sie als alleinige Leitung für alle Beschaffungsaktivitäten bei Upvest. Sie verwalten den gesamten Lebenszyklus für indirekte Ausgaben (SaaS, IT, Dienstleistungen) und bieten strategische sowie administrative Unterstützung für direkte Ausgaben (Handel, Verwahrung, Marktdaten).
• Produktverantwortlicher für Beschaffungstools: Seien Sie die unternehmensweite Ansprechperson und Administrator für unser Beschaffungstool. Sie sind verantwortlich für die weitere Einrichtung, das Erstellen interner Arbeitsanweisungen und das Schulen der Stakeholder, um sicherzustellen, dass das Tool effektiv in der gesamten Organisation genutzt wird.
• Politik- und Prozessarchitektur: Entwickeln und verbessern Sie die Beschaffungspolitiken und -prozesse von Upvest. Dazu gehört die Implementierung eines risikobasierten Entscheidungsbaums, ein Schnellprüfungsweg für erweiterte Anwendungsfälle bereits genehmigter Tools und standardisierte Business Case-Vorlagen, um Rückfragen zu vermeiden, bevor der Prozess beginnen kann. Sie erstellen klare Arbeitsanweisungen, die sicherstellen, dass unser Beschaffungsprozess transparent, auditbereit und effizient ist.
• Vertragslebenszyklusmanagement: Verwalten Sie proaktiv Vertragsabläufe und Kündigungsfristen über unser Beschaffungstool. Sie arbeiten eng mit internen Geschäftsinhabern zusammen, um rechtzeitig informierte Entscheidungen über "verlängern oder kündigen" zu treffen.
• Regulatorische & Risikoleitlinien: Arbeiten Sie eng mit unserem Outsourcing-Management zusammen, um die Einhaltung von MaRisk/DORA/NIS2/KRITIS sicherzustellen. Während die Geschäftsinhaber die primäre Verantwortung für ihre spezifischen Tools tragen, bieten Sie die Aufsicht und Struktur, um sicherzustellen, dass alle regulatorischen Anforderungen erfüllt werden.
• Technische Beschaffung: Nutzen Sie Ihr Verständnis von Cloud-Infrastruktur, um technische Ausgaben zu hinterfragen und vorteilhafte Service Level Agreements (SLAs) auszuhandeln.
• Finanzpartnerschaft: Pflegen Sie eine enge Zusammenarbeit mit dem Finanzteam, um sicherzustellen, dass alle Beschaffungsaktivitäten mit den Unternehmensbudgets und der finanziellen Berichterstattung übereinstimmen.

Was Sie mitbringen:

• Erfahrung: 5+ Jahre in der Beschaffung oder strategischen Beschaffung, idealerweise in einem schnell wachsenden Fintech oder einer regulierten Finanzinstitution.
• Technische Kompetenz: Ein Verständnis für IT-Infrastruktur und Cloud-Anbieter. Sie sprechen die Sprache sowohl der Finanzen als auch der Technik.
• Prozessdenken: Sie sind detailorientiert und gedeihen darin, Ordnung aus Chaos zu schaffen. Sie genießen es, Richtlinien zu schreiben und sicherzustellen, dass sie befolgt werden, bleiben jedoch praktisch und lösungsorientiert.
• Selbststarter: Sie sind damit vertraut, die Beschaffungsstrategie festzulegen und gleichzeitig die administrative Ausführung zu übernehmen.
• Tool-Erfahrung: Beschaffungsautomatisierungstools.
• Stakeholder-Einfluss: Sie wissen, wie man die Akzeptanz in Teams vorantreibt. Sie bringen Struktur ein, ohne Reibung zu erzeugen, und gewinnen Zustimmung durch Klarheit und Partnerschaft statt durch Durchsetzung.
• Kommunikation: Fließend in Englisch und Deutsch.
• Standort: Ansässig in Berlin (verpflichtend).

Wie Erfolg aussieht:

• Zentralisierte Transparenz: Innerhalb der ersten sechs Monate haben Sie erfolgreich alle Lieferantendaten und Verträge in unser Beschaffungstool migriert und eine einzige, zuverlässige Quelle der Wahrheit für die gesamte Lieferantenlandschaft von Upvest geschaffen.
• Prozess- und Lebenszyklus-Exzellenz: Sie haben einen reifen, end-to-end Beschaffungsrahmen etabliert. Von proaktiven Verlängerungen bis hin zu nahtlosem Offboarding und regelmäßigen Neubewertungen ist unser Lieferantenlebenszyklus dokumentiert, automatisiert und frei von "Schattenausgaben".
• Regulatorische Resilienz: Sie sind ein vertrauenswürdiger Partner für unsere Risikofunktionen; jeder neue Lieferant durchläuft eine rigorose, dokumentierte Risikobewertung, bevor ein Vertrag unterzeichnet wird, um die ständige Einhaltung von MaRisk und DORA sicherzustellen.
• Kommerzieller Einfluss: Sie haben proaktiv Kosteneinsparungsmöglichkeiten durch Vertragskonsolidierung oder -neuverhandlung identifiziert, um sicherzustellen, dass das Wachstum von Upvest effizient und skalierbar bleibt.
• Betriebliche Agilität: Sie unterstützen effektiv den Head of Network, indem Sie die administrativen und kommerziellen Aspekte für wichtige Netzwerkpartneranbieter verwalten, sodass sich das Team auf die strategische Netzwerkexpansion und -verwaltung konzentrieren kann.
• Interne Akzeptanz: Sie werden als "Procurement Champion" bei Upvest anerkannt, wo die Mitarbeiter sich durch Ihr Training und klare Prozesse unterstützt fühlen, anstatt durch sie gebremst zu werden.

Wie wir Upvest in Sie investieren:

• Wirkungsorientierte Arbeit: Wir bauen die Infrastruktur, die die Zukunft des Investierens in Europa antreiben wird. Es ist komplex, ehrgeizig und bedeutungsvoll. Sie arbeiten mit modernen Technologien und schaffen etwas völlig Neues. Keine Altsysteme, keine Grenzen.
• Wohlbefinden: Laden Sie mit 30 Tagen Jahresurlaub auf und pflegen Sie einen gesunden Lebensstil mit Sportleistungen. Greifen Sie auf vertrauliche professionelle Coaching-Angebote zu und genießen Sie die Flexibilität, bis zu 183 Tage im Jahr remote im Ausland zu arbeiten. Laden Sie mit UpRest auf, einem voll bezahlten Sabbatical von einem Monat nach vier Jahren Arbeit bei Upvest.
• Entwicklung: Wachstum liegt in unserer DNA. Jeder Upvenger hat Zugang zu einem persönlichen Entwicklungsbudget und die Freiheit, zu entscheiden, wie er es nutzen möchte.
• Flexibles Arbeitsumfeld: Arbeiten Sie von einem unserer Standorte in Berlin, London oder Tallinn hybrid oder remote in ganz Europa, je nach Rolle. Wir geben Ihnen die Wahl und das Budget, um dort zu arbeiten, wo Sie sich am wohlsten und produktivsten fühlen, sei es zu Hause oder im Büro. Sie entscheiden.
• Vergütung und Eigenkapital: Wir glauben, dass alle Upvengers zu unserem Erfolg beitragen und ein wettbewerbsfähiges, über dem Markt liegendes Gehalt sowie eine Teilnahme an unserem Mitarbeiterbeteiligungsprogramm verdienen.
• Teamevents: Nehmen Sie an unternehmensweiten Veranstaltungen wie UpFest, Abendessen, Off-Sites und unserer Weihnachtsfeier teil, um sich mit Kollegen zu vernetzen und unsere Erfolge zu feiern.
• Inklusion: Wir setzen uns für eine Kultur ein, in der jeder dazugehört und gedeiht. Unsere Employee Resource Groups fördern Inklusion und Verbindung, wie Upfem für unsere weiblichen Upvengers oder UpVergent, die neurodivergente Upvengers und Verbündete unterstützen.

Unsere Werte:

• Es anderen leicht machen. Wir vereinfachen das Komplexe und handeln mit den besten Absichten.
• Das Ergebnis besitzen. Wir sind proaktiv, schnell und selbstbewusst, um die Arbeit zu erledigen, und schätzen Fortschritt über Perfektion.
• Der Herausforderung gewachsen sein. Wir streben hoch und pushen die Grenzen. Wir bleiben neugierig, lernen und feiern unsere Erfolge gemeinsam.
• Die Geschichte erzählen. Wir beginnen mit dem Warum, um uns auf den Zweck zu einigen. Wir sind transparent und teilen Wissen, um andere zu ermächtigen und zu inspirieren.

Upvest ist ein Arbeitgeber, der Chancengleichheit bietet. Wir feiern Vielfalt und setzen uns dafür ein, ein integratives Umfeld für alle Mitarbeiter zu schaffen.