Executive Assistant to the CEO & Office Manager

Diese Rolle kombiniert die dedizierte Unterstützung des CEO mit der vollständigen Verantwortung für die Einrichtung und Verwaltung des neu gegründeten Schweizer Büros. Der Stelleninhaber wird umfassende tägliche administrative Unterstützung für den CEO bieten und die vollständige Planung und Einrichtung des brandneuen Schweizer Büros leiten. Die Rolle koordiniert mit dem globalen Hauptsitz, um die Geschäftsentwicklung zu unterstützen und stabile tägliche Abläufe aufrechtzuerhalten. Darüber hinaus wird diese Position fortlaufend die routinemäßige Unternehmensadministration übernehmen, die Pflege von Unternehmensunterlagen verwalten und als primärer Ansprechpartner für lokale Behörden, Notare, Banken und Dienstleister in der Schweiz fungieren, um die operativen Bedürfnisse der Schweizer Einheit zu unterstützen.

Wesentliche Verantwortlichkeiten und Aufgaben

• Persönliche und administrative Unterstützung für den CEO: Kalenderverwaltung, Koordination von Meetings über Regionen hinweg, Reiseorganisation einschließlich Flug, Hotel, lokale Transportmittel, Visa und Vorbereitung von Meeting-Agenden für Geschäftsreisen weltweit.
• Entwurf, Sortierung und Übersetzung interner/externer Korrespondenz, Protokolle, Geschäftsnotizen und Präsentationsmaterialien; Organisation interner und kundenorientierter Meetings, Vorbereitung von Meeting-Agenden, unterstützenden Dokumenten und Nachverfolgung von Aktionspunkten nach Meetings.
• Primäre Kommunikationsschnittstelle zwischen dem CEO, wichtigen Interessengruppen, externen Beratern und dem internen globalen Hauptsitz; eingehende Anrufe, E-Mails und Besucher filtern und wichtige Angelegenheiten zeitnah an den CEO eskalieren.
• Vertrauliche Informationen, rechtliche Dokumente und persönliche administrative Angelegenheiten des CEO mit strikter Vertraulichkeit behandeln; Verwaltung von Spesenabrechnungen, Abstimmung von Unternehmens-Kreditkarten und Berichterstattung über Ausgaben für den CEO.
• Leitung der vollständigen Planung, Einrichtung und Implementierung des brandneuen Schweizer Büros, einschließlich Koordination der Standortauswahl, Planung der Büroeinrichtung, Beschaffung von Büroeinrichtungen, -geräten, -materialien und Onboarding lokaler Dienstleister.
• Verwaltung aller lokalen administrativen, kommunalen und betrieblichen Anforderungen für das neue Büro der Einheit, Kontaktaufnahme mit dem lokalen Immobilienmanagement, Versorgungsanbietern, Reinigungsdiensten, Sicherheitsdiensten und anderen Drittanbietern zur Schaffung stabiler langfristiger Betriebsabläufe.
• Entwicklung standardisierter Büro-SOPs, Bestandsverwaltung, Vermögensverfolgung und Kostenkontrollrahmen, die auf die frühen operativen Bedürfnisse der Schweizer Einheit zugeschnitten sind; Optimierung der Bürologistik-Workflows zur Unterstützung der zukünftigen Teamerweiterung.
• Überwachung des Budgets für die Büroeinrichtung, Konsolidierung aller bürobezogenen Kosten, regelmäßige Einreichung von Spesenberichten und Budgetprognosen an den CEO, Sicherstellung, dass alle lokalen Beschaffungen und Ausgaben den Schweizer Finanz- und Unternehmensrichtlinien entsprechen.

Tägliche Schweizer Büroverwaltung, operative Unterstützung & Unternehmensunterlagen

• Überwachung der täglichen Büroabläufe: Vermögensverwaltung, Büromaterial, Buchung von Besprechungsräumen, Empfang von Besuchern, Bearbeitung von Post und Kurierdiensten, Abstimmung und Nachverfolgung von lokalen Versorgungsrechnungen.
• Koordination der Logistik für die Einarbeitung neuer Mitarbeiter: Arbeitsplatzgestaltung, Bereitstellung von IT-Ausrüstung, lokale tägliche Wohlfahrt und Wartung der Büroumgebung, um ein reibungsloses Büroerlebnis für die Mitarbeiter zu gewährleisten.
• Verwaltung der Dokumentenarchivierung, Aufbewahrung des Unternehmensstempels und der Unternehmensunterlagen für die Schweizer Einheit; Pflege gesetzlicher Einreichungen, jährliche Aktualisierungen, registrierte Adresse.
• Kontaktaufnahme mit Schweizer Behörden, Notaren und Banken sowie Unterstützung bei der operativen und rechtlichen Verwaltung der Einheit.

Ad-hoc-Projekte & Koordination

• Teilnahme an unternehmensübergreifenden Veranstaltungen, lokalen Branchenseminaren und geschäftlichen Empfängen, die vom Schweizer Büro ausgerichtet werden.
• Erledigung anderer temporärer administrativer, koordinierender und spezieller Projektaufgaben, die vom CEO delegiert werden.

Anforderungen

• Abschluss eines Bachelor-Studiums oder höher in Betriebswirtschaft, Büromanagement, internationalem Geschäft, Recht oder verwandten Disziplinen.
• 2–4 Jahre relevante Erfahrung in der Büroverwaltung, als juristischer Assistent, als Executive Assistant oder bei der Einrichtung regionaler Büros; vorherige Erfahrung in der Unterstützung von Führungskräften auf C-Ebene ist sehr wünschenswert.
• Praktische Erfahrung in der Zusammenarbeit mit dem Schweizer Handelsregister, Notaren, lokalen Banken und Dienstleistern zur Unterstützung der Verwaltung und des Betriebs der Einheit.
• Vorherige Erfahrung in der Teilnahme an Projekten zur Gründung neuer ausländischer Einheiten/Büros (Erfahrung im EU-/Schweiz-Markt ist ein großer Vorteil); Vertrautheit mit dem Betrieb lokaler Büros, dem Management von Dienstleistern und den gesetzlichen Vorschriften in der Schweiz ist wünschenswert.
• Ein Bonus, wenn der Kandidat relevante Erfahrung als juristischer Assistent hat, einschließlich der Erstellung und Bearbeitung routinemäßiger kommerzieller Vereinbarungen und der Koordination des gesamten Unterzeichnungsprozesses von rechtlichen Unternehmensdokumenten; grundlegendes Verständnis des Schweizer Unternehmensrechts.

Erforderliche Fähigkeiten und Fertigkeiten

• Fließende mündliche und schriftliche Englischkenntnisse; gute Deutsch-/Französischkenntnisse (Schweizer Amtssprachen) sind ein zwingender Vorteil für die lokale tägliche Kommunikation mit Anbietern, Notaren und Behörden.
• Fortgeschrittene Kenntnisse der Microsoft Office Suite (Word, Excel, PowerPoint, Outlook); Fähigkeiten im Schreiben von Protokollen, Formatierung rechtlicher Dokumente, Vertragsverfolgung und Verwaltung von Budgettabellen.
• Außergewöhnliche organisatorische Fähigkeiten, Multitasking- und Zeitmanagementfähigkeiten; in der Lage, eigenständig End-to-End-Büroeinrichtungs- und gesetzliche Verwaltungsprojekte mit minimaler Aufsicht zu leiten.
• Starke Kommunikations-, Verhandlungs- und Koordinationsfähigkeiten; detailorientiert, äußerst diskret im Umgang mit vertraulichen rechtlichen und geistigen Eigentumsdokumenten.
• Komfortabel in einem frühen Schweizer Startup-Umfeld, anpassungsfähig an flexible Arbeitsprioritäten, in der Lage, mehrere gleichzeitige Aufgaben unter engen Fristen zu bewältigen und über starke Problemlösungsfähigkeiten zu verfügen.
• Vertraut mit globalen Reisen, lokalen Geschäftsetiketten und interkulturellen Kommunikationsnormen.
• Ein Bonus, wenn der Kandidat Kenntnisse über das Schweizer Unternehmensrecht hat, mit den Verfahren zur gesetzlichen Einreichung vertraut ist und Erfahrung im Umgang mit der Verwaltung kommerzieller Vereinbarungen hat.

Sonstiges

• Erlaubt, in der Schweiz ohne Visumsponsoring zu arbeiten.

Arbeitsumgebung & Physische Anforderungen

• Verlängerte Sitzperioden am Schreibtisch und Arbeit am Computer.
• Gelegentliches Stehen, Gehen und Erreichen innerhalb der Büroumgebung.
• Fähigkeit, gelegentlich bis zu 15 Pfund zu heben.
• Fähigkeit, wesentliche Arbeitsfunktionen mit oder ohne angemessene Anpassung auszuführen.