PMO Coordinator at Novanta

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Zusammenfassung

Diese Position als PMO-Koordinator ist Teil des Project Management Office (PMO) und berichtet direkt an den Sr. Director PMO. Die Rolle verantwortet das Betriebssystem des PMO: die Projektmanagementprozesse, Vorlagen, Werkzeuge, Stammdaten und KPIs, die die Projektmanager in ihrer täglichen Arbeit anwenden. Der PMO-Koordinator arbeitet eng und täglich mit den Programm- und Projektmanagern des PMO zusammen, hält die Portfoliodaten vollständig und zuverlässig, erstellt die konsolidierte Status- und KPI-Berichterstattung für das Management, verwaltet das Projektmanagement-Toolset und stellt sicher, dass die vereinbarten Governance- und Gate-Standards konsequent auf alle Projekte angewendet werden. Der Fokus der Position liegt auf administrativer Governance, Prozessdisziplin und Datenqualität, nicht auf technischem oder ingenieurtechnischem Inhalt. Die Position hat keine disziplinarische Verantwortung für Mitarbeiter.

Hauptverantwortlichkeiten

• Prozess und Governance: Pflege und Weiterentwicklung der PMO-Prozesslandschaft: Projektmanagementverfahren, Arbeitsanweisungen, Vorlagen, Checklisten und Gate-Kriterien, Dashboards.
• Überwachung, ob laufende Projekte die definierten Governance-Standards anwenden; Dokumentation von Abweichungen und Nachverfolgung mit den verantwortlichen Projektmanagern.
• Vorbereitung und Koordination von Gate-Reviews, Portfolio-Boards und PMO-Meetings: Planung, Agenden, Dokumentationsvorlagen, Protokolle und Nachverfolgung von Aktionspunkten.
• Förderung der kontinuierlichen Verbesserung der PMO-Prozesse und Koordination des Lessons-Learned-Prozesses über Projekte hinweg.

KPIs, Berichterstattung und Analytik:

• Definition, Erhebung und Pflege des PMO-KPI-Sets (z.B. Einhaltung des Zeitplans, pünktliche Gate-Leistung, Budgetabweichung, Ressourcennutzung, Änderungs- und Abweichungsraten).
• Sicherung der Datenqualität und Vollständigkeit; Identifizierung von Lücken und Inkonsistenzen und Nachverfolgung mit den Projektmanagern bis zur Lösung.
• Erstellung wiederkehrender und ad-hoc Analysen, Managementzusammenfassungen und Präsentationsmaterial für den Sr. Director PMO und das obere Management.
• Verfolgung und Berichterstattung über den Fortschritt von PMO-Verbesserungsinitiativen und aktionsbezogenen Punkten auf Portfolioebene.

Ressourcen und Kapazität:

• Pflege des konsolidierten Ressourcen- und Kapazitätsplans über das Projektportfolio zusammen mit den Projektmanagern und Linienmanagern.
• Organisation regelmäßiger Überprüfungen zur Sicherstellung genauer Daten.

Werkzeuge und Systemadministration:

• Agieren als Hauptbenutzer und Administrator für das Projektmanagement-Toolset (MS Project, Azure DevOps).
• Verwaltung von Benutzerkonten und Berechtigungen, Projektstrukturen, Vorlagen und Toolkonfiguration.
• Pflege des Portfoliodatenmodells, der Namenskonventionen und Strukturen, damit die Berichterstattung konsistent und vergleichbar bleibt.
• Unterstützung bei der Einführung neuer Tool-Funktionalitäten: Anforderungserhebung, Tests, Benutzerdokumentation und Veröffentlichungskommunikation.
• Einarbeitung und Schulung von Projektmanagern und Projektteammitgliedern in PMO-Prozesse und -Tools; fungieren als erste Anlaufstelle für Fragen zu Tools und Prozessen.

Allgemeine Aufgaben:

• Strikte Einhaltung der Qualitäts-, Arbeitssicherheits- und Umweltvorschriften.
• Diskrete und vertrauliche Handhabung von projekt-, finanz- und personenbezogenen Daten.

Erforderliche Erfahrungen, Ausbildung, Fähigkeiten, Schulungen und Kompetenzen:

• Ein Bachelor-Abschluss in Betriebswirtschaft, Projektmanagement oder einer vergleichbaren Qualifikation.
• Eine technische oder ingenieurtechnische Ausbildung ist nicht erforderlich.
• Berufserfahrung in einem PMO, Projektbüro, Projektcontrolling, Unternehmensverwaltung oder einer vergleichbaren Governance- und Koordinationsrolle ist von Vorteil.
• Praktisches Wissen über Projektmanagementmethoden und Governance-Modelle (Stage-Gate, klassisch und agil).
• Projektmanagement-Zertifizierung ist von Vorteil (z.B. IPMA Level D, PMI CAPM/PMP, PRINCE2 Foundation, Scrum).
• Sichere Handhabung von Projektmanagement- und Kollaborationstools (MS Project, Azure, SharePoint) und Bereitschaft, Schlüsselbenutzer- und Administrationsverantwortung zu übernehmen.
• Sehr gute MS Excel- und PowerPoint-Kenntnisse; Erfahrung mit Dashboard- und Reporting-Tools wie Power BI ist von Vorteil.
• Gute Kenntnisse von KI-Tools und deren Anwendung zur Automatisierung repetitiver Aufgaben (z.B. Automatisierung von KPIs).
• Grundlegendes technisches Verständnis der Produktentwicklung in einem regulierten Umfeld ist willkommen, aber Ingenieurexpertise ist ausdrücklich nicht erforderlich.
• Starke Affinität zu Daten, Zahlen und KPIs; genaue, strukturierte und prozessorientierte Arbeitsweise.
• Serviceorientierte Denkweise gegenüber den Projektmanagern, gepaart mit der Hartnäckigkeit, offene Punkte über Abteilungen und Hierarchieebenen hinweg nachzuverfolgen.
• Sehr gute Kommunikations- und Moderationsfähigkeiten; in der Lage, Prozesse klar zu erklären und Akzeptanz für Standards zu gewinnen.
• Gute Kommunikationsfähigkeiten in Englisch; Englisch GER-B2*.
• Deutschkenntnisse sind willkommen, aber keine Voraussetzung.
• Starke organisatorische Fähigkeiten und systematische Arbeitsweise.
• Flexibel und offen für Veränderungen.
• Unabhängig und selbstmotiviert.
• Zuverlässig und in der Lage, unter Druck zu arbeiten.

Novanta ist stolz darauf, ein Arbeitsplatz für Chancengleichheit und positive Maßnahmen zu sein. Wir berücksichtigen alle qualifizierten Bewerber ohne Rücksicht auf Rasse, Hautfarbe, Religion, Geschlecht (einschließlich Schwangerschaft), sexuelle Orientierung, Geschlechtsidentität oder -ausdruck, nationale Herkunft, Militär- und Veteranenstatus, Behinderung, Genetik oder eine andere durch Bundesrecht oder Novanta-Richtlinien geschützte Kategorie.

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