Executive Assistance, AI Office

Standort: Basel, Schweiz
Umzugshilfe: Diese Rolle basiert in Basel, Schweiz. Novartis kann keine Umzugshilfe anbieten: Bitte bewerben Sie sich nur, wenn Sie erreichbar sind.

Schritt in eine Rolle, in der Ihre organisatorische Exzellenz und proaktive Denkweise die strategische Führung in internationalen Teams direkt unterstützen werden. Als Executive Assistant des Leiters des Internationalen AI Office sind Sie im Herzen globaler Initiativen tätig, sorgen für reibungslose Abläufe und ermöglichen Entscheidungen mit hoher Wirkung. Dies ist mehr als eine administrative Position – es ist eine Chance, wie Novartis Innovation und Zusammenarbeit über Grenzen hinweg liefert, zu gestalten.

Über die Rolle

Wesentliche Verantwortlichkeiten

• Bereitstellung von administrativer Unterstützung auf Führungsebene für den Leiter des Internationalen AI und das Team
• Koordination komplexer Terminplanung über globale Zeitzonen für Meetings und Schulungen
• Organisation der Logistik für internationale Geschäftsreisen und Einreichung von Spesenabrechnungen
• Präzise und diskrete Verwaltung von Vor-Ort-, Off-Site- und virtuellen Meetings
• Leitung administrativer Projekte mit definiertem Umfang, Zeitrahmen und Ergebnissen
• Optimierung und Verbesserung administrativer Prozesse zur Steigerung der Effizienz des Teams
• Als Verbindungsperson für Abteilungsrichtlinien und -dienste innerhalb interner Teams fungieren
• Vertraulichkeit wahren beim Umgang mit sensiblen Informationen und Kommunikationen
• Unterstützung der bereichsübergreifenden Zusammenarbeit und Beitrag zu besonderen Initiativen
• Vorleben der Werte von Novartis durch proaktive Verantwortung und operationale Exzellenz

Wesentliche Anforderungen

• Nachweisliche Fähigkeit, mehrere Prioritäten effizient und professionell zu managen
• Starke organisatorische Fähigkeiten und Aufmerksamkeit für Details in einem schnelllebigen Umfeld
• Ausgezeichnete mündliche und schriftliche Kommunikationsfähigkeiten in verschiedenen Zielgruppen
• Nachgewiesene Diskretion im Umgang mit vertraulichen und sensiblen Informationen
• Abschluss eines Bachelor-Studiums oder gleichwertige berufliche Erfahrung
• Fortgeschrittene Kenntnisse in MS Word, Excel und PowerPoint
• Fähigkeit, unabhängig mit minimaler Aufsicht zu arbeiten
• Hohe Toleranz für Fristen und widersprüchliche Prioritäten

Wünschenswerte Anforderungen

• Erfahrung in der Unterstützung von Führungskräften in einer globalen, matrixartigen Organisation
• Nachweisliche Fähigkeit, interkulturelle Interaktionen zu managen und inklusive Zusammenarbeit zu fördern

Leistungen und Belohnungen

Bei Novartis setzen wir uns dafür ein, gemeinsam die Medizin neu zu denken – und die Menschen zu belohnen, die dies möglich machen.

Erwarteter jährlicher Grundgehaltsbereich für die Rolle: 65.870,00 - 122.330,00 CHF

Das angebotene Grundgehalt wird basierend auf geschlechtsneutralen Zielen festgelegt, wie relevanten Fähigkeiten, Kompetenzen und Erfahrungen gemäß der Vergütungspolitik von Novartis und wird bei Eintritt in Novartis regelmäßig überprüft.

Zusätzlich zu Ihrem Grundgehalt können Sie je nach bestimmten Leistungsparametern für einen leistungsabhängigen Bonus in Frage kommen.

Die Vorteile, Teil unseres Teams zu sein, gehen weit über das Grundgehalt und Anreize hinaus. Wir bieten auch eine Vielzahl von wettbewerbsfähigen Sachleistungen, um Ihnen zu helfen, persönlich und beruflich zu gedeihen, wie Versicherungspläne, Altersvorsorgepläne, Ressourcen für das Wohlbefinden und globale Anerkennungsprogramme. Darüber hinaus bieten wir flexible und hybride Arbeitsoptionen, wo immer möglich, sowie mindestens 14 Wochen bezahlten Elternurlaub.

Die Lohngleichheit ist ein grundlegendes Prinzip unserer Beschäftigungspolitik und spiegelt unser Engagement wider, ein diverses, gerechtes und integratives Umfeld zu schaffen, das alle Mitarbeiter mit Würde und Respekt behandelt, wie in unserem Ethikkodex dargelegt.

Lesen Sie unsere Broschüre, um mehr über unser globales Gesamtvergütungsangebot zu erfahren:

Hinweis: Leistungen und Vergütung können je nach Land variieren und unterliegen den lokalen gesetzlichen Anforderungen, einschließlich der Bestimmungen von Tarifverträgen, sofern zutreffend. Eine vollständige Übersicht über Ihr Vergütungspaket, einschließlich aller relevanten Details zu Tarifverträgen, die für Ihre Rolle basierend auf Ihrem Beschäftigungsort und der Arbeitgebereinheit von Novartis gelten, wird Ihnen während des Bewerbungsprozesses separat mitgeteilt.

Engagement für Vielfalt und Inklusion

Novartis setzt sich dafür ein, ein herausragendes, inklusives Arbeitsumfeld und diverse Teams aufzubauen, die die Patienten und Gemeinschaften, denen wir dienen, repräsentieren.

Warum Novartis: Menschen mit Krankheiten und deren Familien zu helfen, erfordert mehr als innovative Wissenschaft. Es braucht eine Gemeinschaft von klugen, leidenschaftlichen Menschen wie Ihnen. Zusammenarbeiten, unterstützen und inspirieren Sie sich gegenseitig. Kombinieren Sie sich, um Durchbrüche zu erzielen, die das Leben der Patienten verändern. Bereit, gemeinsam eine hellere Zukunft zu schaffen?

Leistungen und Belohnungen: Lesen Sie unser Handbuch, um mehr über all die Möglichkeiten zu erfahren, wie wir Ihnen helfen, persönlich und beruflich zu gedeihen: