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Für Unternehmen Auf einen Blick
- Aufgaben: Unterstütze klinische Entwicklungsteams mit administrativen Aufgaben und organisiere Meetings.
- Arbeitgeber: Novartis, ein globales Unternehmen im Gesundheitswesen mit einem positiven Einfluss auf das Leben von Menschen.
- Mitarbeitervorteile: Flexibles Arbeiten, wertvolle Erfahrungen und die Möglichkeit, neue Fähigkeiten zu erlernen.
- Warum dieser Job: Werde Teil eines Teams, das innovative Lösungen für Patienten entwickelt und echte Veränderungen bewirkt.
- Gewünschte Qualifikationen: Erfahrung in der Administration und starke Kommunikationsfähigkeiten sind erforderlich.
- Andere Informationen: Dynamisches Arbeitsumfeld mit Möglichkeiten zur beruflichen Weiterentwicklung.
Das voraussichtliche Gehalt liegt zwischen 36000 - 60000 € pro Jahr.
Dies ist eine temporäre Vertragsmöglichkeit bei Novartis. Novartis berührt das Leben eines Zehntels der Weltbevölkerung. Jede Rolle hier, unabhängig vom Vertragstyp, hat Auswirkungen auf das menschliche Leben. Novartis arbeitet mit dem externen Dienstleister Magnit Global zusammen, um ansprechende temporäre Vertragsmöglichkeiten anzubieten, die Flexibilität in der Karriere ermöglichen und neue Fähigkeiten und Erfahrungen im Dienste eines integrativen globalen Arzneimittelunternehmens vermitteln.
Jobzweck
Der Senior Administrative Assistant ist ein unabhängiges, motiviertes Teammitglied und bietet administrative Unterstützung für Mitglieder des Clinical Development und Analytic Teams mit minimaler Aufsicht. Er führt sekretariats- und administrative Aufgaben für eine Gruppe von Managern sowie interne und externe Mitarbeiter aus. Er fungiert als Informationsquelle zu organisatorischen Richtlinien und Verfahren.
Hauptaktivitäten
- Administrative Unterstützung für klinische Studienteams, einschließlich:
- Planung/Organisation von Meetings
- Verwaltung komplexer Kalender
- Bearbeitung von Bestellungen und Rechnungen
- Organisation und Pflege globaler Reisevorbereitungen
- Bearbeitung von Ausgaben über Concur
- Bestellungen für die Abteilung (Visitenkarten, Hardware/Software, Büromaterialien usw.)
- Kritische Überprüfung und Korrektur von Dokumenten
- Aktualisierung und Pflege von Verteilerlisten
- Koordination von Zeiterfassungsaufgaben
- Bearbeitung von Catering-Anfragen
- Erstellung von Anfragen für neue Mitarbeiter in der Abteilung
- Planung von Interviews und Einarbeitung neuer Mitarbeiter
- Registrierung, Empfang und Weiterleitung von Besuchern
- Alle Aspekte der Buchung von Video- und Konferenzräumen weltweit
- Förderung der Kommunikation zwischen Novartis und Anbietern durch Einleitung von Konferenzanrufen/Meetings
Jobdimensionen
- Anzahl der Mitarbeiter: Keine direkten Berichte
- Finanzielle Verantwortung: Verantwortlich für die Erstellung, Bearbeitung von Bestellungen und den Empfang von Zahlungen in Eshop, kann Budgetunterstützung durch Erstellung oder Pflege von Tabellenkalkulationen bieten
- Auswirkungen auf die Organisation: Unterstützt klinische Studienteams in administrativer Funktion
Idealer Hintergrund
- Bevorzugter Bachelor-Abschluss oder gleichwertige Erfahrung in der Verwaltung
- Fließendes Englisch (mündlich und schriftlich); Deutsch von Vorteil
- Erforderliche mindestens 7 Jahre Erfahrung in der Verwaltung
- Kann fortgeschrittene sekretarielle oder technische administrative Ausbildung erfordern
- Fähigkeit, unabhängige Entscheidungen zu treffen und komplexe Probleme zu lösen
- Versiert im Umgang mit Microsoft Office-Programmen, einschließlich Word, Excel, PowerPoint, Outlook, Internet
- Frühere Erfahrung mit Concur, Ariba und Elance ist stark bevorzugt
- Beitrag zu Änderungen in Arbeitsprozessen und Arbeitsabläufen ist oft erforderlich
- Starke Fähigkeit, Unterstützung zu leisten und sich an Veränderungen innerhalb der Organisation anzupassen
- Vorbildfunktion für andere Verwaltungsassistenten innerhalb der Gruppe
- Starke Kommunikationsfähigkeiten (sowohl schriftlich als auch mündlich)
- Experte im Teamarbeit
Arbeitsbelastung: 100%
Rolle: Vor Ort
Vertrag: 18 Monate
Erforderliches Startdatum: innerhalb von 2-4 Wochen
Warum Novartis: Menschen mit Krankheiten und deren Familien zu helfen, erfordert mehr als innovative Wissenschaft. Es braucht eine Gemeinschaft von klugen, leidenschaftlichen Menschen wie Ihnen. Zusammenarbeit, Unterstützung und Inspiration füreinander. Gemeinsam Durchbrüche erzielen, die das Leben der Patienten verändern. Bereit, gemeinsam eine hellere Zukunft zu schaffen?
EEO-Erklärung: Die Novartis-Gruppe von Unternehmen ist ein Arbeitgeber, der Chancengleichheit bietet. Wir diskriminieren nicht bei der Rekrutierung, Einstellung, Schulung, Beförderung oder anderen Beschäftigungspraktiken aus Gründen von Rasse, Hautfarbe, Religion, Geschlecht, nationaler Herkunft, Alter, sexueller Orientierung, Geschlechtsidentität oder -ausdruck, Familienstand oder Veteranenstatus, Behinderung oder einem anderen rechtlich geschützten Status.
Unterkunft: Wenn Sie eine angemessene Unterkunft benötigen, um diese Bewerbung abzuschließen, an Vorstellungsgesprächen teilzunehmen, an Tests vor der Einstellung teilzunehmen oder anderweitig am Auswahlprozess für Mitarbeiter teilzunehmen, richten Sie bitte Ihre Anfragen an Magnit.
Senior Administrative Assistant Arbeitgeber: Novartis
Kontaktperson:
Novartis HR Team
StudySmarter Bewerbungstipps 🤫
So bekommst du den Job: Senior Administrative Assistant
✨Tipp Nummer 1
Sei proaktiv! Wenn du dich für die Stelle als Senior Administrative Assistant interessierst, zögere nicht, direkt mit dem Team bei Novartis oder Magnit in Kontakt zu treten. Zeige dein Interesse und stelle Fragen, um einen bleibenden Eindruck zu hinterlassen.
✨Tipp Nummer 2
Nutze Networking! Verbinde dich mit aktuellen oder ehemaligen Mitarbeitern von Novartis auf LinkedIn. Ein persönlicher Kontakt kann dir helfen, mehr über die Unternehmenskultur zu erfahren und deine Chancen zu erhöhen.
✨Tipp Nummer 3
Bereite dich auf das Vorstellungsgespräch vor! Informiere dich über die spezifischen Anforderungen der Rolle und überlege dir Beispiele aus deiner bisherigen Erfahrung, die zeigen, dass du die richtige Person für den Job bist.
✨Tipp Nummer 4
Bewirb dich über unsere Website! Das macht es einfacher für uns, deine Bewerbung zu verfolgen und sicherzustellen, dass sie die Aufmerksamkeit erhält, die sie verdient. Lass uns gemeinsam an deiner Karriere arbeiten!
Tipps für deine Bewerbung 🫡
Sei du selbst!: Wenn du deine Bewerbung schreibst, sei authentisch und zeige, wer du wirklich bist. Wir bei StudySmarter schätzen Individualität und möchten dich kennenlernen, wie du bist!
Mach es klar und präzise: Halte deine Bewerbung übersichtlich und auf den Punkt. Verwende klare Sprache und vermeide unnötigen Jargon. So können wir schnell erkennen, dass du die richtige Person für die Stelle bist!
Betone deine Erfahrungen: Erzähle uns von deinen bisherigen Erfahrungen, die relevant für die Stelle sind. Zeige, wie du in der Vergangenheit ähnliche Aufgaben gemeistert hast und welche Fähigkeiten du mitbringst, die uns helfen könnten.
Bewirb dich über unsere Website: Wir empfehlen dir, deine Bewerbung direkt über unsere Website einzureichen. So stellst du sicher, dass sie schnell und effizient bei uns ankommt. Wir freuen uns darauf, von dir zu hören!
Wie du dich auf ein Vorstellungsgespräch bei Novartis vorbereitest
✨Verstehe die Rolle
Mach dich mit den spezifischen Anforderungen der Position des Senior Administrative Assistant vertraut. Überlege dir, wie deine bisherigen Erfahrungen und Fähigkeiten zu den Aufgaben passen, die in der Stellenbeschreibung aufgeführt sind.
✨Bereite Beispiele vor
Denke an konkrete Beispiele aus deiner beruflichen Vergangenheit, die deine Fähigkeiten in der Verwaltung, Kommunikation und Problemlösung zeigen. Diese Geschichten helfen dir, deine Eignung für die Rolle zu verdeutlichen.
✨Fragen stellen
Bereite einige Fragen vor, die du dem Interviewer stellen kannst. Das zeigt dein Interesse an der Position und hilft dir, mehr über die Unternehmenskultur und die Erwartungen an die Rolle zu erfahren.
✨Kleide dich professionell
Achte darauf, dass dein Outfit für das Interview angemessen und professionell ist. Ein gepflegtes Erscheinungsbild hinterlässt einen positiven ersten Eindruck und zeigt, dass du die Gelegenheit ernst nimmst.
