Workforce & Prozessmanager (m/w/d) Customer Service

NOVENTI ist der führende Anbieter von Abrechnung, Software, Finanzdienstleistungen und digitalen Plattformen im europäischen Gesundheitsmarkt. Das Angebot richtet sich an alle Leistungserbringer des Gesundheitswesens, wie z.B. Apotheken, Physiotherapeuten, Ergotherapeuten, Sanitätshäuser und Arztpraxen. Wir begleiten unsere Kundinnen und Kunden in digitalen Transformationsprozessen wie dem eRezept, bieten hybride Lösungen und vernetzen sowohl die Dienstleister im Gesundheitsmarkt als auch die Menschen miteinander. Gegründet vor 125 Jahren umfasst das Unternehmen mit Hauptsitz in München heute über 1.600 Mitarbeitende.

Als Workforce & Prozessmanager (m/w/d) übernimmst Du die zentrale Steuerung unserer Personalplanung im Kundenservice und stellst sicher, dass unsere rund 160 Kundenberater - intern wie extern - optimal eingesetzt sind. Dies mit dem gemeinsamen Ziel, unseren Kunden mehr Zeit für Gesundheit zu ermöglichen.

Dein Job bei uns:

• Du verantwortest das Forecasting sowie das Kapazitätsmanagement und erstellst präzise Prognosen auf Basis historischer Daten, Kampagnen und Markttrends.
• Daraus leitest Du den Personalbedarf intervallgenau ab und passt die Planung proaktiv an, etwa bei saisonalen Schwankungen oder neuen Anforderungen im Healthcare-Umfeld.
• In der operativen Steuerung koordinierst Du interne Schichtpläne, stellst die Einhaltung relevanter KPIs wie Servicelevel und Auslastung sicher und reagierst in Echtzeit auf Abweichungen.
• Gleichzeitig steuerst Du externe Dienstleister, stimmst Kapazitäten ab, analysierst deren Performance und leitest bei Bedarf Maßnahmen zur Optimierung ein.
• Darüber hinaus analysierst Du bestehende Prozesse, entwickelst effizientere Schichtmodelle und begleitest die Einführung sowie Weiterentwicklung von WFM-Tools.
• Du stellst die Einhaltung und Pflege von Prozessdokumentationen sicher.
• Bestehende Prozesse analysierst Du kontinuierlich, leitest Optimierungspotenziale zur Reduktion von Komplexität ab und steuerst deren Umsetzung inklusive Schulung der beteiligten Teams.
• Du bereitest Kennzahlen verständlich auf, leitest Handlungsempfehlungen ab und fungierst als zentrale Schnittstelle zwischen internen Teams, Führungskräften, externen Partnern und weiteren Stakeholdern.

Das bringst Du mit:

• Du verfügst über erste bis bestenfalls mehrjährige Erfahrung im Workforce Management, idealerweise im Umfeld von Kundenservice-Strukturen und in der Steuerung externer Dienstleister.
• Du hast ein fundiertes Verständnis für Forecasting, Kapazitätsplanung und relevante KPIs wie Servicelevel, AHT oder Auslastung.
• Der Umgang mit gängigen WFM-Tools sowie Excel ist für Dich selbstverständlich, ebenso bringst Du ein gutes analytisches Verständnis und Grundkenntnisse in Statistik mit.
• Persönlich überzeugst Du durch eine hohe Steuerungsstärke, klare Kommunikation und eine ausgeprägte Lösungsorientierung.
• Auch in dynamischen Situationen behältst Du den Überblick und handelst pragmatisch.
• Teamarbeit und bereichsübergreifende Abstimmung sind für Dich selbstverständlich.
• Erste Erfahrungen im Healthcare-Umfeld, Kenntnisse in agilen Arbeitsmethoden oder Berührungspunkte mit Automatisierungslösungen (bspw. Chatbots) runden Dein Profil ab.

Freuen Sie sich auf:

• Altersversorgung: Speziell auf unsere Branche zugeschnittene Konzepte und attraktive Zuschüsse.
• Brauchtumstag: Einen individuell planbaren Brauchtumstag als zusätzlichen freien Tag.
• EGYM WELLPASS: Vergünstigte Mitgliedschaft für Bewegung, Ausgleich und Gesundheit.
• Firmenrabatte: Profitiere von attraktiven Mitarbeiter-Rabattprogrammen.
• Workcation: 15 Tage pro Jahr mobiles Arbeiten im europäischen Ausland.
• Belonio Gutscheine: Monatliches Guthaben von bis zu 50€ für namhafte Gutscheinpartner.
• Deutschlandticket: NOVENTI bezuschusst das Deutschlandticket mit 25€.
• Firmenfahrrad: Fahrradleasing eines hochwertigen (E-)Bikes mit Steuervorteil.
• HASI-Tag: Um die Feiertage in vollen Zügen zu genießen, ist an Heiligabend und Silvester frei.

Wir stehen für folgende Werte:

• Kollaboration: Wir arbeiten zusammen und finden gemeinsam Lösungen, um unsere Unternehmensziele zu erreichen.
• Innovation: Wir schauen über den Tellerrand hinaus, schaffen kreative Freiräume und haben Mut, Neues auszuprobieren.
• Transparenz: Wir kommunizieren klar und offen und lassen Worten stets Taten folgen.
• Kundenfokus: Wir handeln in allen Bereichen und auf allen Ebenen serviceorientiert, zum Wohle unserer Kundinnen und Kunden.
• Dynamik: Wir handeln proaktiv und leben verständliche Prozesse.
• Unternehmertum: Wir übernehmen Verantwortung auf allen Ebenen und treffen wirtschaftliche Entscheidungen mit dem Ziel, die NOVENTI Gruppe zu stärken.
• Wertschätzung: Wir haben Vertrauen ineinander, gehen respektvoll miteinander um und geben konstruktives Feedback.

Ihr Ansprechpartner: Kontaktieren Sie uns gerne. Wir freuen uns auf Ihre Online-Bewerbung!

Max van Onna Fachliche Leitung Recruiting

Wir wertschätzen Vielfalt und begrüßen daher alle Bewerbungen - unabhängig von Geschlecht, Nationalität, ethnischer und sozialer Herkunft, Religion/Weltanschauung, Behinderung, Alter sowie sexueller Orientierung und Identität.

Zudem nehmen wir bei NOVENTI den Schutz von personenbezogenen Daten sehr ernst. Um den gesetzlichen Bestimmungen zum Datenschutz (DSGVO) und damit dem Umgang mit personenbezogenen Daten gerecht zu werden, können wir Ihre Unterlagen nur per Online-Bewerbung entgegennehmen.