Reception & Office Coordinator

Standort: Zürich, Schweiz

Sind Sie hochorganisiert, proaktiv und fühlen sich wohl im Umgang mit Stakeholdern auf allen Ebenen? Treten Sie dem Büro von Novo Nordisk in Zürich als unser Empfangs- und Bürokordinator bei und helfen Sie, unser internationales Zentrum reibungslos am Laufen zu halten. Diese Rolle kombiniert Empfangstätigkeiten, Facility-Management, Lieferantenverhandlungen und Sicherheitskoordination in einem dynamischen, multinationalen Umfeld.

Die Position

In dieser Funktion berichten Sie an die Leitung des Zürcher Büros und stellen sicher, dass die täglichen Büroabläufe effizient, sicher und einladend sind. Zu den Hauptaufgaben gehören:

• Empfangs- und Front-Desk-Unterstützung: Besetzung des Empfangsbereichs, Beantwortung von Telefonanrufen und E-Mails, Begrüßung von Besuchern und allgemeine administrative Unterstützung.
• Facility- und Lieferantenmanagement: Bearbeitung von Büro-Rechnungen, Bestellung und Verfolgung von Bestellungen sowie Pflege der Beziehungen zu Facility-Anbietern.
• Wartung von Büroaufgaben, Strukturierung und Dokumentation von Prozessen, proaktive Verfolgung von Fristen und Durchführung von Nachverfolgungsmaßnahmen.
• Besprechungsunterstützung: Koordination von Besprechungsräumen, Erfrischungen und Catering für interne und externe Meetings, Zusammenarbeit mit Exekutivassistenten und externen Catering-Partnern.

Qualifikationen

• Erfahrung in multinationalen Organisationen und der Arbeit mit multikulturellen Teams.
• Fließend in Englisch und Deutsch (gesprochen und geschrieben).
• Sicherer Umgang mit Führungskräften.
• Serviceorientiert, flexibel und verantwortungsbewusst mit einer positiven Einstellung.
• Proaktiv, selbstorganisiert und in der Lage, qualitativ hochwertige Arbeit unabhängig zu priorisieren und zu liefern.
• Vertraut mit mehreren IT-Systemen und schnell im Erlernen neuer Tools; versiert in Microsoft Office.

Über die Abteilung

Als wichtiger Treiber für das zukünftige Wachstum von Novo Nordisk ist International Operations (IO die größte operative Einheit von Novo Nordisk und deckt mehr als 190 Länder und 95 % der Weltbevölkerung ab. Rund 430 Millionen Menschen leben in diesen Ländern mit Diabetes, und schätzungsweise 570 Millionen leben mit Fettleibigkeit. Wir bedienen täglich 25 Millionen Menschen, die mit chronischen Krankheiten leben.

Kontakt

Wenn Sie glauben, dass Sie qualifiziert sind und bereit sind, die Herausforderung anzunehmen, senden Sie bitte Ihr Motivationsschreiben, Ihren Lebenslauf und relevante Unterlagen direkt über unser Online-Bewerbungstool.

Frist

Bitte reichen Sie Ihre Bewerbung bis zum 22. März 2026 über unser Online-Bewerbungstool ein. Bitte beachten Sie, dass wir Bewerbungen fortlaufend prüfen, daher wird die Position besetzt, sobald der geeignete Kandidat gefunden wurde. Interne Kandidaten werden gebeten, ihren Vorgesetzten vor der Bewerbung zu informieren.

Wir verpflichten uns zu einem inklusiven Rekrutierungsprozess und Chancengleichheit für alle unsere Bewerber. Bei Novo Nordisk erkennen wir an, dass es nicht mehr ausreicht, das beste Unternehmen der Welt sein zu wollen. Wir müssen danach streben, das beste Unternehmen für die Welt zu sein, und wir wissen, dass dies nur mit talentierten Mitarbeitern mit unterschiedlichen Perspektiven, Hintergründen und Kulturen möglich ist. Daher setzen wir uns dafür ein, eine inklusive Kultur zu schaffen, die die Vielfalt unserer Mitarbeiter, der Patienten, die wir betreuen, und der Gemeinschaften, in denen wir tätig sind, feiert. Gemeinsam verändern wir Leben.