Auf einen Blick
- Aufgaben: Organisiere Kulturprojekte und unterstütze das Team im Büroalltag.
- Unternehmen: NRW KULTURsekretariat - ein kreativer Ort für Kultur und Kunst.
- Vorteile: Unbefristete Anstellung, TVöD-Vergütung und tolle Sozialleistungen.
- Weitere Informationen: Flache Hierarchien und regelmäßige Teamaktivitäten für den Zusammenhalt.
- Warum dieser Job: Gestalte die Kultur in NRW und arbeite in einem dynamischen Team.
- Qualifikationen: Abgeschlossene Ausbildung im Büromanagement und IT-Affinität.
Das prognostizierte Gehalt liegt zwischen 42750 - 52250 € pro Jahr.
Das NRW KULTURsekretariat (NRWKS) ist ein kommunaler Zweckverband mit 21 Mitgliedern. Seit über 50 Jahren fördert und initiiert das NRWKS Kulturprojekte in seinen Mitgliedskommunen, vernetzt die Kulturszenen und setzt Impulse zur Stärkung der Kunst und Kultur in den großen Städten NRWs.
Zum nächstmöglichen Zeitpunkt suchen wir unbefristet und in Vollzeit eine Teamassistenz / Office Management (m/w/d).
Ihre Aufgaben:
- Organisation: Im vielseitigen Alltag des NRWKS arbeiten Sie an der Schnittstelle zwischen Kultur, Politik und Verwaltung - Sie unterstützen die Geschäftsführung und das Team organisatorisch und administrativ und tragen zu einem reibungslosen Ablauf der täglichen Arbeit bei.
- Termin- und Veranstaltungsmanagement: Sie organisieren Besprechungen, Veranstaltungen sowie Schulungen, einschließlich Vor- und Nachbereitung, Gästeempfang und Bewirtung.
- Koordination und Digitalisierung: Ob externe Dienstleister, IT-Infrastruktur, Lieferanten oder Haustechnik - Sie sorgen eigenverantwortlich für einen reibungslosen Ablauf der Büroorganisation und -bewirtschaftung. Büroabläufe entwickeln Sie eigenständig im Sinne einer fortschreitenden Digitalisierung weiter.
- Personal und Reisen: Im operativen Office Management begleiten Sie die On- und Offboarding-Prozesse von Mitarbeitenden. Sie organisieren Dienstreisen für die Direktion und die stellvertretende Geschäftsführung und übernehmen damit einhergehende Abrechnungen.
Sie bringen mit:
- eine abgeschlossene Ausbildung zur Kauffrau/zum Kaufmann für Büromanagement oder vergleichbare Qualifikationen sowie idealerweise Berufserfahrung im Assistenzbereich bzw. Office Management
- ausgeprägte IT-Affinität sowie Interesse an digitalen Prozessen und Anwendungen
- einen sicheren Umgang mit den gängigen MS-Office Anwendungen (insbesondere Word, Excel, Outlook)
- Organisationsgeschick sowie eine strukturierte, selbstständige und lösungsorientierte Arbeitsweise
- sehr gute Deutschkenntnisse sowie gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift
- ein freundliches, serviceorientiertes und professionelles Auftreten sowie ausgeprägte Kommunikations- und Teamfähigkeit
- ein hohes Maß an Zuverlässigkeit, Diskretion und Verantwortungsbewusstsein im Umgang mit vertraulichen Informationen
- Verständnis für Arbeitsprozesse
Wir bieten:
- Eine unbefristete Anstellung mit langfristiger beruflicher Perspektive
- Vergütung nach TVöD VKA EG 8 sowie die im öffentlichen Dienst üblichen Sozialleistungen
- Ein vielfältiges und verantwortungsvolles Aufgabengebiet in einem kleinen Team
- kurze Entscheidungswege und flache Hierarchien
- Regelmäßige gemeinsame Teamaktivitäten, wie beispielsweise ein monatliches Teamfrühstück, zur Förderung des Austauschs und des Zusammenhalts
- Individuelle Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten
Wir freuen uns über jede Bewerbung unabhängig von ethnischer, kultureller oder sozialer Herkunft, geschlechtlicher Identität, sexueller Orientierung, Weltanschauung, Religion, Alter oder Behinderung der Bewerber:innen.
Ihre Ansprechperson ist Frau Deniz Bilgiç (Tel: +49 (0) 202 69827-206). Die Bewerbungsfrist läuft bis zum 13.9.2026. Bewerbungsgespräche werden voraussichtlich in der Woche vom 21. September stattfinden.
Teamassistenz / Office Management (m/w/d) gesucht Arbeitgeber: NRW KULTURsekretariat
Das NRW KULTURsekretariat bietet eine unbefristete Anstellung in einem dynamischen und kreativen Umfeld, das die Kultur in Nordrhein-Westfalen aktiv fördert. Mit flachen Hierarchien und kurzen Entscheidungswegen ermöglicht das Team eine enge Zusammenarbeit und regelmäßige Teamevents, die den Austausch und Zusammenhalt stärken. Zudem profitieren Mitarbeitende von individuellen Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten sowie den attraktiven Sozialleistungen des öffentlichen Dienstes.
StudySmarter Expertenrat🤫
Wir sind der Meinung, dass du so Teamassistenz / Office Management (m/w/d) gesucht erhalten könntest
✨Nutze die richtigen Plattformen
Für Jobs im öffentlichen Dienst sollten wir spezielle Jobportale wie Bund.de oder die Websites der Kommunen nutzen. Hier findest du oft die aktuellsten Stellenangebote, die nicht überall ausgeschrieben werden.
✨Sei bei Netzwerk-Events aktiv
Nimm an Karrieremessen und Informationsveranstaltungen teil, die speziell auf den öffentlichen Dienst ausgerichtet sind. Hier kannst du wertvolle Kontakte knüpfen und direkt mit Entscheidern ins Gespräch kommen.
✨Verstehe den Auswahlprozess
Mach dich mit dem Auswahlverfahren im öffentlichen Dienst vertraut! Oft gibt es mehrstufige Auswahlverfahren mit Assessment-Centern oder spezifischen Tests. Informiere dich im Voraus darüber, was dich erwartet.
✨Bewerbung direkt bei NRW KULTURsekretariat
Wenn du auf der Website von NRW KULTURsekretariat stöberst, findest du die besten Informationen zu aktuellen Ausschreibungen. Zögere nicht, dich direkt über unser Bewerbungsformular zu bewerben – das zeigt Initiative und Interesse!
Wir glauben, dass du diese Fähigkeiten brauchst, um Teamassistenz / Office Management (m/w/d) gesucht mit Bravour zu bestehen
Einige Tipps für deine Bewerbung 🫡
Setz auf strukturierte Lebensläufe!:Im öffentlichen Dienst ist ein klar strukturierter Lebenslauf das A und O. Nutze die typischen Abschnitte wie Ausbildungsweg, Berufserfahrung und Weiterbildungen, um deinen Werdegang übersichtlich darzustellen. Das hilft den Entscheidern, sich schnell einen Überblick über deine Qualifikationen zu verschaffen.
Zeig deine Soft Skills!:Im öffentlichen Dienst sind Soft Skills essenziell. Denke daran, in deinem Anschreiben Beispiele zu bringen, wie du Teamarbeit, Kommunikative Fähigkeiten oder Problemlösungsansätze in der Vergangenheit eingesetzt hast. Das hebt dich von anderen Bewerbungen ab!
Erläutere dein Motivation!:In deinem Anschreiben solltest du klar machen, warum du im öffentlichen Dienst arbeiten möchtest. Gib einen Einblick in deine Beweggründe und was du dir von der Vollzeitstelle bei NRW KULTURsekretariat erhoffst. Das zeigt, dass du dir Gedanken gemacht hast und dich mit der Stelle identifizieren kannst.
Achte auf die Formalitäten!:Der öffentliche Dienst legt großen Wert auf formale Anforderungen. Achte darauf, dass deine Bewerbung vollständig ist und alle geforderten Nachweise, wie Prüfungsergebnisse oder Zertifikate, beiliegen. Das gibt einen soliden Eindruck und signalisiert deine Sorgfalt.
Wie man sich auf ein Vorstellungsgespräch bei NRW KULTURsekretariat vorbereitet
✨Versteh die Anforderungen des öffentlichen Dienstes
Mach dir bewusst, dass im öffentlichen Dienst oft spezifische Anforderungen an Fachwissen und gesetzliche Vorgaben gestellt werden. Informiere dich über aktuelle Gesetze oder Richtlinien, die für die Stelle relevant sind, damit du im Interview gezielt darauf eingehen kannst.
✨Bereite dich auf Fallstudien vor
In vielen Interviews im öffentlichen Dienst kommen gerne Fallstudien oder Situationsfragen zum Einsatz. Überleg dir Beispiele aus deiner Erfahrung, wo du Probleme gelöst hast, die mit den Herausforderungen im öffentlichen Sektor zu tun haben. Das zeigt deine praktische Denkweise!
✨Zeige deine Motivation für den öffentlichen Dienst
Im Vorstellungsgespräch ist es wichtig, deine Beweggründe für eine Tätigkeit im öffentlichen Dienst zu verdeutlichen. Sprich über deine Werte und wie diese mit den Zielen der öffentlichen Einrichtung übereinstimmen. Das wird dir helfen, eine emotionale Verbindung zu den Interviewern herzustellen.
✨Wende deine Soft Skills an
Im öffentlichen Dienst sind Soft Skills besonders gefragt! Sei bereit, über deine Teamfähigkeit, Kommunikationsstärke und Konfliktlösungsfähigkeiten zu sprechen. Beispiele aus früheren Erfahrungen, die diese Fähigkeiten belegen, können dir helfen, im Interview zu glänzen.
