Payroll Specialist (m/w/d) - vorbereitende Lohnbuchhaltung

Überblick

Eigenverantwortliche Durchführung der vollständigen, konformen Lohnabrechnung für mehrere EUA-Länder – Deutschland als Hauptland – und Sicherstellung, dass jede Zahlung genau, pünktlich und prüfungsbereit ist. Verwaltung von Anbieterpartnern, Lösung komplexer Fälle, Förderung von Prozessverbesserungen und Vertretung des Payroll Managers EUA.

Verantwortlichkeiten

• Eigenständige Durchführung der monatlichen Lohnabrechnung für mehrere EUA-Länder (Hauptland: Deutschland), einschließlich Eingabeverifizierung, Vorabprüfungen, Brutto-Netto-Überprüfung, Genehmigungen, Zahlungen und gesetzliche/dritte Zahlungen.
• Pflege und Ausführung des Lohnabrechnungskalenders (Fristen, Genehmigungen, außerplanmäßige Abrechnungen, Rückwirkungsregeln, Jahresende/Begin).
• Durchführung von Abstimmungen (Lohnabrechnung zu HR-Daten, Lohnabrechnung zu GL, Finanzierung/Nettolohn, Steuern, Sozialleistungen, Renten).
• Vorbereitung und Validierung von GL-Buchungen; Zusammenarbeit mit der Finanzabteilung beim Monatsabschluss und bei Abweichungserklärungen.

Compliance & Kontrollen

• Sicherstellung der Einhaltung deutscher gesetzlicher Vorschriften (ELStAM, DEÜV-Meldungen, Sozialversicherungsbeiträge und -berichterstattung, ELSTER-Einreichungen, Kirchensteuer und Lohnsteuerbescheinigungen zum Jahresende).
• Einhalten der lokalen Arbeits-/Steuergesetze in EMEA und Unternehmensrichtlinien; Pflege von SOPs und Kontrolldokumentationen (Maker-Checker, Schwellenwertabweichungen, Zugriffsüberprüfungen).
• Unterstützung interner/externer Audits (SOX/ICFR, wo zutreffend), Beantwortung von Anfragen und Förderung von Abhilfemaßnahmen.
• Schutz personenbezogener Daten gemäß GDPR und Standards zur Datenaufbewahrung.

Anbieter- & Stakeholder-Management

• Koordination des Tagesgeschäfts mit dem einheitlichen Lohnaggregator und den Inlandsanbietern; Durchführung regelmäßiger Governance-Gespräche zur Verfolgung von SLAs, Mängeln und Verbesserungen.
• Zusammenarbeit mit HR Ops (Oracle HCM), ServiceNow HRSD (Tier-2-Tickets), Rewards/Benefits, Treasury, Steuer, Recht, Betriebsräten (wo zutreffend) und Finanz/GL.
• Klare Kommunikation mit Mitarbeitern zu Zahlungsangelegenheiten; Bereitstellung von Länderleitfäden für HR und Manager.

Fallmanagement & Problemlösung

• Bearbeitung und Lösung von Tier-2-Lohnfällen über ServiceNow HRSD; Analyse der Ursachen und Umsetzung präventiver Maßnahmen.
• Verwaltung von außerplanmäßigen Abrechnungen für dringende Korrekturen, Kündigungen und gesetzliche Anforderungen.

Projekte & kontinuierliche Verbesserung

• Leitung oder Mitwirkung an der Prozessstandardisierung, Automatisierung und Anbieterübergängen; Dokumentation von SOPs und Schulung von Kollegen.
• Unterstützung von Integrationen von Sozialleistungen über die Lohnabrechnung, Änderungen von Rentenplänen und Besteuerungsflüssen von Eigenkapital/RSU (sofern zutreffend).
• Vertretung des Payroll Managers EUA.

Qualifikationen

Dein Profil

• Must-have: 5+ Jahre Erfahrung in der Lohnabrechnung; 3+ Jahre in mehreren EUA-Ländern mit tiefgehender Expertise in der deutschen Lohnabrechnung.
• Starkes Wissen über deutsche Lohn-, Steuer- und Sozialversicherungsregelungen sowie Jahresendprozesse.
• Fortgeschrittene Excel-Kenntnisse (INDEX/XMATCH oder VLOOKUP, PivotTables, Power Query); starkes Bewusstsein für Datenintegrität.
• Erfahrung mit HRIS/HCM (Oracle HCM), Fallmanagement (ServiceNow HRSD) und Lohnaggregatoren.
• Nachweisliche Erfolge in Kontrollen, Abstimmungen, Auditunterstützung und Fristenmanagement.
• Ausgezeichnete Kommunikation in Englisch; Deutsch (B2 oder höher) bevorzugt für gesetzliche/Anbieter-Interaktionen.

Nice-to-Have

• Zertifizierungen: CIPP (UK), GPA, CPP/FPC oder lokale deutsche Lohnabrechnungsqualifikationen.
• Erfahrung mit Power BI, SFTP/Dateischnittstellen (CSV/XML) und Eigenkapital/RSU-Lohnabrechnung.
• Erfahrung in der Zusammenarbeit mit Betriebsräten und mit Tarifverträgen.

Was wir bieten

• Ein langfristig sicherer Arbeitsplatz in einer krisensicheren Organisation.
• Beitrag zu sozial relevanten und nachhaltigen Dienstleistungen.
• Kurzfristige Entscheidungsprozesse dank flacher Hierarchien.
• Mental Wellness Day + Social Day zusätzlich zum vertraglichen Urlaub.
• Betriebliche Altersvorsorge, Fahrrad-Leasing.

Über uns

Mit einem Erbe von mehr als 80 Jahren nutzt NSF Wissenschaft und Innovation, um die Gesundheit von Mensch und Planet zu verbessern. Wir bieten wissenschaftlich fundierte, unabhängige Prüfungs-, Inspektions-, Zertifizierungs- und Beratungsdienste an und entwickeln die Standards, die die Lebensmittel-, Wasser- und Lebenswissenschaftsindustrien weltweit antreiben. Wir befähigen unsere Kunden, sich in einem sich wandelnden regulatorischen Umfeld zurechtzufinden, um die Gesundheit, Sicherheit und Lebensqualität der Verbraucher zu verbessern. Einer unserer Kernwerte ist „Wir sind ein NSF“. Das bedeutet, dass wir, während wir ein Team sind, die kulturelle, ethnische, sprachliche und demografische Vielfalt schätzen, die die Gesellschaften widerspiegelt, in denen wir leben und arbeiten. Kommen Sie zu einem Team, das einen Unterschied in der Welt macht. Weitere Informationen über NSF finden Sie unter nsf.org.

NSF ist ein Arbeitgeber, der Chancengleichheit bietet. Alle qualifizierten Bewerber werden unabhängig von Rasse, Hautfarbe, Religion, Geschlecht, sexueller Orientierung, Geschlechtsidentität, nationaler Herkunft, Alter, Status als geschützter Veteran oder Behinderung bei der Beschäftigung berücksichtigt.