Program Administrator, Global Research Initiatives

Die Programme der Global Research Initiatives (GRI) des Provosts unterstützen forschungsbezogene Aktivitäten: Besuche von Fakultäts- und Graduiertenstudenten an den Standorten; Dissertation-Workshops für Doktoranden; Finanzierung von großangelegten Workshops und Kolloquien an den Standorten und am New Yorker Campus; sowie Unterkünfte für internationale Besucher, die mit NYU-Fakultätsmitgliedern zusammenarbeiten. Die Position des Programmadministrators, GRI, ist eine Vollzeitstelle am Global Research Initiatives (GRI) Institut im Akademischen Zentrum von NYU Berlin, das sich in der Kulturbrauerei in Prenzlauer Berg, Berlin, befindet. Der Programmadministrator, GRI, wird die erste Kontaktperson vor Ort für besuchende Fakultätsmitglieder und Graduiertenstudenten sein und ist verantwortlich für den reibungslosen Betrieb des GRI. Er wird operative Anleitung, Unterstützung und praktische Koordination während der Sommerdissertation-Workshops und Konferenzen auf dem Campus und außerhalb des Campus im Laufe des Jahres bieten. In enger Zusammenarbeit mit allen Mitarbeitern und NYU-Büros wird der Programmadministrator, GRI, an den Programmmanager, Akademik, die GRI-Verwaltung in New York und den Standortleiter in Berlin berichten.

Verwaltung (55%)

• Praktische Unterstützung während Konferenzen, Workshops, Veranstaltungen und anderen GRI-Programmen, wie vom Standortleiter und dem Büro des Provosts angefordert (Hilfe bei der Erstellung der Agenda, Buchung von Veranstaltungsorten, Unterkünften & Reisen usw.).
• Besuche von Fakultätsmitgliedern, Mitarbeitern und anderen Gästen aus New York und anderen akademischen Zentren erleichtern, indem er als Verbindungsperson fungiert.
• In enger Zusammenarbeit mit dem Operationsteam von NYU Berlin und dem Büro des Provosts sicherstellen, dass der Standort reibungslos funktioniert und die Betriebsabläufe des Standorts mit umfassenden Universitätsrichtlinien und -verfahren integriert werden.
• Notwendige Reparaturen an die jeweiligen Anbieter kommunizieren und die erbrachten Dienstleistungen überwachen.
• Eng mit dem Finanzmanager zusammenarbeiten, um GRI-bezogene Ausgaben zu überwachen und Jahresbudgets vorzubereiten.
• Büromaterialien verwalten, Post und E-Mail-Korrespondenz verwalten, telefonische Unterstützung bieten usw.

Unterstützung für GRI-Stipendiaten und Dozenten (30%)

• Unterstützung von GRI-Fakultätsmitgliedern und Graduiertenstudenten (Hilfe bei Visumanträgen, Stadtregistrierung, Unterkünften, Arztterminen, Kontaktaufnahme mit lokalen Universitäten, Bibliotheksdiensten usw.).
• Programmgestaltung, Abendessen, Empfänge und andere Gelegenheiten organisieren, damit GRI-Stipendiaten mit dem Personal und den Dozenten von NYU Berlin sowie mit Fakultätsmitgliedern lokaler deutscher Universitäten in Kontakt treten können, um sich mit der akademischen Landschaft Berlins vertraut zu machen und Möglichkeiten für Forschungskooperationen zu erkunden.

Unterstützung des Akademik-Teams (15%)

• Die Mitarbeiter der Undergraduate-Akademik bei der Durchführung des Lesesaals unterstützen, Alumni-Veranstaltungen sowie forschungsorientierte Workshops für Stipendiaten und Undergraduate-Studenten organisieren und Publikationen erstellen.
• Weitere Aufgaben, die vom Programmmanager, Akademik, und dem Standortleiter zugewiesen werden.

Qualifikationen

Erforderliche Ausbildung

• Erfolgreicher Abschluss eines Bachelor-Abschlusses.

Erforderliche Erfahrung

• Mindestens 2 Jahre Erfahrung im Bereich Verwaltung oder in verwandten Bereichen.
• Frühere Erfahrung im Leben, Arbeiten oder Studieren im Ausland (vorzugsweise in Nordamerika).

Erforderliches Wissen, Fähigkeiten und Fertigkeiten

• Hervorragende Deutsch- und Englischkenntnisse (zweisprachig bevorzugt).
• Exzellente interkulturelle und zwischenmenschliche Kommunikationsfähigkeiten.
• Sichere öffentliche Redner- und Präsentationsfähigkeiten, komfortabel im Umgang mit einer vielfältigen Gruppe von Studenten, Fakultätsmitgliedern und hochrangigen Administratoren.
• Ausgefeilte Schreibfähigkeiten (in Englisch und Deutsch).
• Exzellenz im Service und Bereitstellung hochwertiger Lösungen.
• Starke Fähigkeit zur Priorisierung und Multitasking mit einem kreativen, positiven und proaktiven Ansatz zur Problemlösung, manchmal unter engen Fristen.
• Fähigkeit, akademische Veranstaltungen für bis zu 100 Teilnehmer zu organisieren und durchzuführen.
• Hohe Flexibilität und Aufmerksamkeit für Details.
• Starkes Teamgefühl sowie die Fähigkeit, selbstständig zu arbeiten.
• Bereitschaft, an einigen Samstagen im Jahr zu arbeiten.
• Vertrautheit mit Präsentations-/Klassenzimmer-/Bürotechnologie.
• Vertrautheit mit macOS, Microsoft Windows, Google Suite und Microsoft Office.

Erforderliche Arbeitserlaubnis

• Eine gültige Arbeitserlaubnis für Deutschland, gültig bis Juli 2028.

Bevorzugte Erfahrung, Fähigkeiten und Fertigkeiten

• Frühere Erfahrung in einem akademischen und forschungsorientierten Umfeld.
• Echtes Interesse daran, jede Semester eine sehr vielfältige Gruppe internationaler Studenten und Dozenten kennenzulernen.
• Erfahrung mit Adobe Creative Suite.
• Engagement für die Werte von Zugänglichkeit, Vielfalt, Gleichheit, Inklusion, Zugehörigkeit und Nachhaltigkeit.

Zusätzliche Vorteile

• Mentoring und regelmäßige Einzelgespräche mit Vorgesetzten.
• Eine spannende Gelegenheit, ein integraler Bestandteil eines dynamischen und wachsenden Programms des größten Anbieters von Studienaufenthalten weltweit zu sein.
• Belohnende und stärkende Arbeitserfahrung, die großartige Möglichkeiten für zusätzliches Lernen und Entwicklung bietet, einschließlich regelmäßiger Workshops und Zugang zu Plattformen für berufliche Entwicklung.
• Gelegenheiten, eine Vielzahl übertragbarer Fähigkeiten zu erwerben und innerhalb der Organisation voranzukommen.

Die Position ist ab sofort verfügbar. Kurzfristig ausgewählte Kandidaten werden gebeten, vor ihrem Vorstellungsgespräch zwei aktuelle Referenzen/Arbeitszeugnisse vorzulegen. Die Kandidaten müssen das uneingeschränkte Recht haben, in Deutschland zu arbeiten und zu leben, bevor sie eingestellt werden.