Program Administrator, GRI - NYU Berlin

NYU ist ein Arbeitgeber, der Chancengleichheit bietet und sich einer Politik der Gleichbehandlung und -chancen in jedem Aspekt seines Rekrutierungs- und Einstellungsprozesses verpflichtet hat. Die Provost's Global Research Initiatives (GRI) Programme unterstützen forschungsbezogene Aktivitäten: Besuche von Fakultäts- und Graduiertenstudenten an den Standorten; Dissertation Workshops für Doktoranden; Finanzierung für großangelegte Workshops und Kolloquien an den Standorten und am New Yorker Campus; sowie Unterkünfte für internationale Besucher, die mit NYU-Fakultäten zusammenarbeiten.

Die Position des Programmadministrators, GRI, ist eine Vollzeitstelle am Global Research Initiatives (GRI) Institut im akademischen Zentrum von NYU Berlin, das sich in der Kulturbrauerei in Prenzlauer Berg, Berlin, befindet. Der Programmadministrator, GRI, wird die erste Kontaktperson vor Ort für besuchende Fakultätsmitglieder und Graduiertenstudenten sein und ist verantwortlich für den reibungslosen Betrieb des GRI. Er wird operative Anleitung, Unterstützung und praktische Koordination während der Sommerdissertation Workshops und Konferenzen auf dem Campus und außerhalb des Campus im Laufe des Jahres bieten.

Administration (55%)

• Bereitstellung praktischer Unterstützung während Konferenzen, Workshops, Veranstaltungen und anderen GRI-Programmen, wie vom Standortleiter und dem Büro des Provost angefordert.
• Vermittlung von Besuchen von Fakultätsmitgliedern, Mitarbeitern und anderen Gästen aus New York und anderen akademischen Zentren.
• Sicherstellung des reibungslosen Ablaufs des Standorts in enger Zusammenarbeit mit dem Operationsteam von NYU Berlin und dem Büro des Provost.
• Kommunikation notwendiger Reparaturen an die jeweiligen Anbieter und Überwachung der erbrachten Dienstleistungen.
• Enge Zusammenarbeit mit dem Finanzmanager zur Überwachung der GRI-bezogenen Ausgaben und zur Erstellung von Jahresbudgets.
• Verwaltung von Büromaterialien, Post und E-Mail-Korrespondenz, telefonische Unterstützung usw.

Unterstützung von GRI-Stipendiaten und Dozenten (30%)

• Unterstützung von GRI-Fakultäten und Graduiertenstudenten (Hilfe bei Visumanträgen, Stadtregistrierung, Unterkünften, Arztterminen, Kontaktaufnahme mit lokalen Universitäten, Bibliotheksdiensten usw.).
• Organisation von Programmen, Abendessen, Empfängen und anderen Gelegenheiten für GRI-Stipendiaten, um mit dem Personal und den Dozenten von NYU Berlin sowie mit Fakultätsmitgliedern lokaler deutscher Universitäten in Kontakt zu treten.

Unterstützung des Akademischen Teams (15%)

• Unterstützung des akademischen Personals bei der Durchführung des Lesesaals, der Organisation von Alumni-Veranstaltungen sowie von forschungsorientierten Workshops für Stipendiaten und Studierende.
• Erledigung anderer Aufgaben, die vom Programmmanager, Akademik, und dem Standortleiter zugewiesen werden.

Qualifikationen

Erforderliche Ausbildung: Erfolgreicher Abschluss eines Bachelor-Abschlusses.

Erforderliche Erfahrung: Mindestens 2 Jahre Erfahrung im Bereich Verwaltung oder in verwandten Bereichen. Vorherige Erfahrung im Leben, Arbeiten oder Studieren im Ausland (vorzugsweise in Nordamerika).

Erforderliche Kenntnisse, Fähigkeiten und Fertigkeiten: Hervorragende Deutsch- und Englischkenntnisse (zweisprachig bevorzugt). Ausgezeichnete interkulturelle und zwischenmenschliche Kommunikationsfähigkeiten. Sicherer Redner und Präsentator, der sich wohlfühlt, vor einer vielfältigen Gruppe von Studierenden, Fakultätsmitgliedern und hochrangigen Administratoren zu sprechen. Serviceexzellenz und Bereitstellung hochwertiger Lösungen. Starke Fähigkeit, Prioritäten zu setzen und mehrere Aufgaben gleichzeitig zu erledigen, mit einem kreativen Ansatz zur Problemlösung. Fähigkeit, akademische Veranstaltungen für bis zu 100 Teilnehmer zu organisieren. Hohe Flexibilität und Aufmerksamkeit für Details. Starker Teamgeist sowie die Fähigkeit, selbstständig zu arbeiten. Bereitschaft, an einigen Samstagen pro Jahr zu arbeiten. Vertrautheit mit Präsentations-/Klassenzimmer-/Bürotechnologie. Nachgewiesenes Engagement für die Werte von Zugänglichkeit, Vielfalt, Gleichheit, Inklusion, Zugehörigkeit und Nachhaltigkeit. Vertrautheit mit macOS, Microsoft Windows, Google Suite, Microsoft Office und Adobe Creative Suite (z. B. InDesign).

Erforderliche Arbeitserlaubnis: Eine gültige Arbeitserlaubnis für Deutschland.

Bevorzugte Erfahrung, Fähigkeiten und Fertigkeiten: Vorherige Erfahrung in einem akademischen und forschungsorientierten Umfeld. Echtes Interesse daran, jede Semester eine sehr vielfältige Gruppe internationaler Studierender und Dozenten kennenzulernen.

Zusätzliche Vorteile

• Mentoring und regelmäßige Einzelgespräche mit Vorgesetzten.
• Eine spannende Gelegenheit, Teil eines dynamischen und wachsenden Programms des größten Anbieters von Studienaufenthalten weltweit zu sein.
• Befriedigende und bereichernde Berufserfahrung, die großartige Möglichkeiten für zusätzliches Lernen und Entwicklung bietet, einschließlich regelmäßiger Workshops und Zugang zu Plattformen für berufliche Weiterbildung.
• Gelegenheiten, eine Vielzahl übertragbarer Fähigkeiten zu erwerben und innerhalb der Organisation aufzusteigen.

Zusätzliche Informationen: Die Position ist sofort verfügbar. Kurzfristig ausgewählte Kandidaten werden gebeten, vor ihrem Vorstellungsgespräch zwei aktuelle Referenzen/Arbeitszeugnisse vorzulegen. Die Kandidaten müssen das uneingeschränkte Recht haben, in Deutschland zu arbeiten und zu leben, bevor sie eingestellt werden. Die Universität ist ein Arbeitgeber, der Chancengleichheit bietet und sich für Gleichheit, Vielfalt und soziale Inklusion einsetzt.