Program Assistant, Operations

Die Position des Program Assistant, Operations ist eine Vollzeitstelle (40 Std./Woche) an den Einrichtungen von NYU Berlin in Prenzlauer Berg und Kreuzberg, Berlin. Die Position ist in einem lebendigen und vielfältigen professionellen Umfeld im Kontext der Hochschulbildung verankert. Der Program Assistant, Operations bietet umfassende administrative und operative Unterstützung für die Teams von NYU Berlin in den Bereichen Operations, Student Life und Academics und verwaltet die täglichen Büroarbeiten. Darüber hinaus unterstützt der Program Assistant das Personal und die Dozenten bei der Nutzung der hauseigenen Technologie. Sie arbeiten eng mit Mitgliedern des NYU Berlin-Teams zusammen, um einen reibungslosen Betrieb des Standorts sowie die erfolgreiche Durchführung aller Programme sicherzustellen.

NYU ist ein Arbeitgeber, der Chancengleichheit fördert und sich einer Politik der Gleichbehandlung und -chancen in jedem Aspekt seines Rekrutierungs- und Einstellungsprozesses verpflichtet hat, ohne Rücksicht auf Alter, Herkunft, Betreuungsstatus, Geburt, Staatsbürgerschaft, Hautfarbe, Glauben, Behinderung, Status als Opfer häuslicher Gewalt, ethnische Zugehörigkeit, familiären Status, Geschlecht und/oder Geschlechtsidentität oder -ausdruck, Familienstand, Militärstatus, nationale Herkunft, Elternstatus, Partnerschaftsstatus, genetische Merkmale, Schwangerschaft, Rasse, Religion, Entscheidungen zur reproduktiven Gesundheit, Geschlecht, sexuelle Orientierung, Arbeitslosigkeitsstatus, Veteranenstatus oder eine andere rechtlich geschützte Grundlage. Alle interessierten Personen werden ermutigt, sich auf allen Ebenen zu bewerben.

• Operations & Purchasing (40%): Assistieren Sie Dozenten und Mitarbeitern bei AV-Setups und kleineren technischen Problemen. Kommunizieren Sie Arbeitsaufträge und ausstehende Reparaturen an den Facility Manager und/oder Anbieter, um die rechtzeitige Fertigstellung zu gewährleisten. Unterstützen Sie das Operationsteam bei der Pflege genauer Inventarlisten für drei Einrichtungen. Unterstützen Sie die Abteilung bei der Einhaltung der Vorschriften, indem Sie erforderliche Dokumente für geplante Wartungen, alle Einkäufe und allgemeine Buchhaltung genau vorbereiten und pflegen. Nehmen Sie gelegentlich an Wartungsterminen teil. Führen Sie andere Aufgaben aus, die vom Operations Manager und dem Site Director zugewiesen werden.
• Büromanagement & Administrative Unterstützung (40%): Pflegen Sie den Bürobedarf, Akten und Aufzeichnungen sowie interne und externe Mailinglisten. Verwalten und leiten Sie Post, Telefon- und E-Mail-Korrespondenz. Unterstützen Sie bei der Planung der Belegung von Klassenräumen und Arbeitsbereichen von NYU Berlin. Koordinieren Sie die Vermietung von Geräten (z.B. Schlüsseln für Schließfächer, Telefone und AV-Ausrüstung). Leiten Sie Studierende, Fakultätsmitglieder und Gäste an die entsprechenden Kontakte für spezifische Fragen. Führen Sie tägliche Rundgänge durch die Klassenräume durch, um die Bereitschaft, allgemeine Sauberkeit und die ordnungsgemäße Funktionalität aller Geräte sicherzustellen. Führen Sie allgemeine Büroarbeiten und Besorgungen durch (z.B. Besuche bei der Post).
• Unterstützung für Veranstaltungen, Orientierungen, Konferenzen, Sommerprogramme und J-Terms (20%): Unterstützen Sie bei der Buchung und Reservierung von Veranstaltungen, Klassenfahrten und Exkursionen für Studierende. Begleiten Sie gelegentlich Studierende auf außerschulischen Exkursionen, mit einem besonderen Fokus auf die logistischen und administrativen Aspekte. Bieten Sie logistische Unterstützung während Besprechungen oder besonderen Veranstaltungen (z.B. Catering, Raumaufbau) in Zusammenarbeit mit Teammitgliedern und Anbietern. Arbeiten Sie mit dem Program Administrator, Global Research Initiatives bei der Umsetzung von Konferenzen und akademischen Workshops zusammen.

Qualifikationen

• Erforderliche Ausbildung: Erfolgreicher Abschluss eines Bachelor-Abschlusses.
• Erforderliche Erfahrung: Mindestens 2 Jahre Erfahrung im Bereich Verwaltung oder in verwandten Bereichen. Frühere Erfahrung im Leben, Arbeiten oder Studieren im Ausland (vorzugsweise in Nordamerika).
• Erforderliches Wissen, Fähigkeiten und Fertigkeiten: Hervorragende Deutsch- und Englischkenntnisse (zweisprachig bevorzugt). Ausgezeichnete interkulturelle und zwischenmenschliche Kommunikationsfähigkeiten. Ausgefeilte Schreibfähigkeiten (in Englisch und Deutsch). Serviceexzellenz und professionelles Auftreten im Umgang mit einer vielfältigen Gruppe von Studierenden, Dozenten, Mitarbeitern und externen Anbietern. Starke Fähigkeit, Prioritäten zu setzen und mehrere Aufgaben gleichzeitig zu erledigen, mit einem kreativen, positiven und proaktiven Ansatz zur Problemlösung, manchmal unter engen Fristen. Hohe Flexibilität und Aufmerksamkeit für Details. Starkes Teamgefühl sowie die Fähigkeit, selbstständig zu arbeiten. Fähigkeit, an einigen Samstagen im Jahr zu arbeiten. Starkes Interesse am US-Bildungssystem und an Hochschulbildung im Allgemeinen. Vertrautheit mit Präsentations-/Klassenzimmer-/Bürotechnologie. Vertrautheit mit macOS, Microsoft Windows, Google Suite und Microsoft Office.
• Erforderliche Arbeitserlaubnis: Eine Arbeitserlaubnis für Deutschland, die bis Juli 2028 gültig ist.
• Bevorzugte Erfahrung, Fähigkeiten und Fertigkeiten: Frühere Erfahrung in einem akademischen und serviceorientierten Umfeld. Echtes Interesse daran, eine sehr vielfältige Gruppe internationaler Studierender und Fakultätsmitglieder jedes Semester kennenzulernen. Erfahrung mit Adobe Creative Suite. Engagement für die Werte von Zugänglichkeit, Vielfalt, Gleichheit, Inklusion, Zugehörigkeit und Nachhaltigkeit.

Zusätzliche Vorteile:

• Mentoring und regelmäßige Einzelgespräche mit Vorgesetzten.
• Eine spannende Gelegenheit, Teil eines dynamischen und wachsenden Programms des größten Anbieters von Studienaufenthalten weltweit zu sein.
• Belohnende und bereichernde Arbeitserfahrung, die großartige Möglichkeiten für zusätzliches Lernen und Entwicklung bietet, einschließlich regelmäßiger Workshops und Zugang zu Plattformen für berufliche Weiterbildung.
• Gelegenheiten, eine Vielzahl übertragbarer Fähigkeiten zu erwerben und innerhalb der Organisation aufzusteigen.

Die Position ist ab sofort verfügbar. Kurzfristig ausgewählte Kandidaten werden gebeten, vor ihrem Vorstellungsgespräch zwei aktuelle Referenzen/Arbeitszeugnisse vorzulegen. Die Kandidaten müssen das uneingeschränkte Recht haben, in Deutschland zu arbeiten und zu leben, bevor sie eingestellt werden.