Programme Associate

Die Mission der Oak Foundation ist es, zu einer sichereren, gerechteren und nachhaltigeren Welt beizutragen. Mit Büros in Europa, Afrika und Nordamerika vergibt die Oak Foundation weltweit Zuschüsse an Organisationen. Dies ist eine großartige Gelegenheit, einem vielfältigen, internationalen Team innerhalb des Umweltprogramms der Oak Foundation beizutreten. Das Programm umfasst drei miteinander verbundene Teilprogramme: Marine Food Systems and Livelihoods, Nature and People und Regenerative Landscapes. Unsere Strategie unterstützt Ansätze, die unsere Zukunft sichern und unsere Verbindung zur Natur wiederherstellen. Durch einen systemischen Ansatz versuchen wir, die Ursachen von Umwelt- und sozialen Herausforderungen anzugehen und nachhaltige Vorteile für Menschen und Biodiversität zu schaffen.

Der Programmassistent wird Unterstützung bei der Zuschussvergabe, Analyse, Betrieb, Verwaltung und Wissensmanagement für das Umweltprogramm leisten. In enger Zusammenarbeit mit Programmbeauftragten, Programmassistenten und dem Programmdirektor trägt die Rolle zur effektiven Zuschussvergabe, Portfolioanalyse, Programmlernen, Engagement der Zuschussempfänger, bereichsübergreifender Koordination und operativer Exzellenz zur Unterstützung der strategischen Ziele des Programms bei. Leidenschaft, Motivation und ein Engagement für Effizienz und das Einhalten strenger Fristen sind unerlässlich, ebenso wie der Wunsch, Teil eines Teams zu sein. Diese Rolle bietet dem erfolgreichen Kandidaten die Möglichkeit, die Zuschussvergabe von Oak auf die wirkungsvollste Weise zu gestalten. Diese Rolle bietet einige internationale Reisegelegenheiten.

Die Verantwortlichkeiten des Programmassistenten umfassen:

• Zuschussverwaltung und Portfoliounterstützung: Unterstützung der Zuschussvergabeprozesse im Umweltprogramm, von der Antragsprüfung bis zum Abschluss des Zuschusses, einschließlich Due Diligence, Zuschusszusammenfassungen, Empfehlungen, Berichterstattung und Datenbankmanagement. Verwaltung der routinemäßigen Administration der zugewiesenen Zuschüsse und Sicherstellung genauer und zeitgerechter Aufzeichnungen im Zuschussverwaltungssystem von Oak. Überwachung des Portfolios von Zuschüssen, einschließlich gelegentlicher Standortbesuche, und Unterstützung der Berichterstattung, des Lernens und der Compliance-Prozesse.
• Strategische Analyse, Lernen und Berichterstattung: Durchführung von Recherchen, Portfolioanalysen und Datenvisualisierungen zur Unterstützung der Programmstrategie und Entscheidungsfindung. Identifizierung von Trends, Risiken, Chancen und Lektionen im gesamten Programmportfolio und Synthese der Ergebnisse für internes Lernen und Planung. Vorbereitung analytischer Berichte, Dashboards, Präsentationen und Berichte für die Programmleitung, die Treuhänder und andere interne Zielgruppen. Organisation von Präsentationen für die Treuhänder und den Präsidenten, einschließlich rechtzeitiger Vorbereitung von Briefing-Paketen. Unterstützung der Programmplanung, Budgetierung, Überwachung, Evaluierung und Lernaktivitäten.
• Programmkoordination und Partnerengagement: Koordination von Planung, Berichterstattung und Zusammenarbeit über die drei Teilprogramme hinweg. Hilfe bei der Organisation von Partnerbesprechungen, Workshops, Webinaren, Lern-Austauschen und strategischen Zusammenkünften, einschließlich Vorbereitung, Dokumentation und Nachverfolgung. Förderung der Kommunikation und des Informationsaustauschs zwischen Programmmitarbeitern, Zuschussempfängern und externen Interessengruppen.
• Kommunikation und Wissensmanagement: Unterstützung der Koordination der Programmkommunikation, einschließlich Präsentationen, Berichten, Wissensprodukten, Webinhalten und anderen internen und externen Materialien. Verwaltung der Wissensmanagementsysteme des Programms und Sicherstellung, dass Informationen organisiert, zugänglich und effektiv gepflegt werden. Unterstützung der Sammlung und Synthese von Partnergeschichten, Forschungen, Publikationen und Lektionen.
• Betrieb und Verwaltung: Unterstützung von Reisen, Vertragsabschlüssen mit Beratern, Zuschussbudgets, finanzieller Nachverfolgung und logistischen Arrangements für Programmaktivitäten in Abstimmung mit dem Programmassistenten. Verwaltung der Korrespondenz des Programms und Beantwortung von Anfragen, Anfragebriefen und unaufgeforderten Vorschlägen nach Bedarf. Beitrag zur kontinuierlichen Verbesserung der Programmsysteme, Arbeitsabläufe und Berichterstattungsprozesse. Unterstützung des Teams bei der Nutzung von Technologie. Übernahme anderer Aufgaben, die mit den Verantwortlichkeiten der Rolle übereinstimmen, einschließlich Vertretung des Programmassistenten.

Der ideale Kandidat verfügt über folgende Qualifikationen und Profile:

• Universitätsabschluss oder nachgewiesene gleichwertige Erfahrung in einem relevanten Bereich.
• Mindestens drei Jahre relevante Berufserfahrung im Bereich Philanthropie, Umwelt, Menschenrechte oder Naturschutz (ein fortgeschrittener Abschluss kann ein Jahr Erfahrung ersetzen).
• Ausgezeichnete organisatorische und administrative Fähigkeiten, detailorientiert und in der Lage, Fristen einzuhalten.
• Kenntnisse über Monitoring- und Evaluierungssysteme, die die Auswirkungen von Umweltprojekten messen.
• Fähigkeit, Initiative zu ergreifen, unabhängig zu arbeiten und Teil eines Teams zu sein.
• Starke analytische Fähigkeiten.
• Erfolgreiche Erfahrung im Multitasking und die Fähigkeit, einem siebenköpfigen Team mit konkurrierenden Bedürfnissen und Anforderungen zu dienen.
• Ausgezeichnete zwischenmenschliche Fähigkeiten und Wertschätzung für multikulturelle Vielfalt.
• Hervorragende schriftliche und mündliche Kommunikationsfähigkeiten in Englisch. Französisch wird dringend empfohlen, und andere Sprachen wie Chinesisch, Portugiesisch oder Spanisch sind wünschenswert.
• Exzellente Kenntnisse der MS Office Suite und die Fähigkeit, sich schnell in das interne Datenbankprogramm von Oak einzuarbeiten.
• Umgang mit anderer Technologie, einschließlich KI-Tools.
• Ein nachgewiesenes Engagement für die Werte der Oak Foundation.
• Bewerber müssen die EU-/Schweizer Staatsbürgerschaft oder eine gültige Arbeitserlaubnis für die Schweiz haben.

Interessierte Kandidaten sollten ihren Lebenslauf und ein Anschreiben einreichen, in dem sie erläutern, warum sie der richtige Kandidat für die Position sind, bis zum 25. August 2026. Bitte beachten Sie, dass wir nur die ausgewählten Kandidaten kontaktieren werden. Mit der Einreichung Ihrer Bewerbung bestätigen Sie, dass Sie die Datenschutzerklärung für Bewerber der Oak Foundation gelesen und verstanden haben. Die Oak Foundation verpflichtet sich, das Wohl von Kindern zu schützen und zu fördern, wie in unserer Kinderschutzrichtlinie dargelegt. Wir erwarten von allen Mitarbeitern, dass sie sich diesem Engagement anschließen. Bitte beachten Sie, dass der erfolgreiche Kandidat Referenzprüfungen unterzogen wird und vor Beginn der Beschäftigung ein polizeiliches Führungszeugnis vorlegen muss.