Programmmitarbeiter

Die Mission der Oak Foundation (www.oakfnd.org) ist es, zu einer sichereren, gerechteren und nachhaltigeren Welt beizutragen. Mit Büros in Europa, Afrika und Nordamerika vergibt die Oak Foundation weltweit Zuschüsse an Organisationen. Dies ist eine großartige Gelegenheit, Teil eines vielfältigen, internationalen Teams innerhalb des Umweltprogramms der Oak Foundation zu werden. Das Programm umfasst drei miteinander verbundene Teilprogramme: Marine Ernährungssysteme und Lebensgrundlagen, Natur und Menschen sowie Regenerative Landschaften. Unsere Strategie unterstützt Ansätze, die unsere Zukunft sichern und unsere Verbindung zur Natur wiederherstellen.

Der Programmmitarbeiter unterstützt das Umweltprogramm bei der Vergabe von Zuschüssen, der Analyse, dem operativen Geschäft, der Verwaltung und dem Wissensmanagement. In enger Zusammenarbeit mit Programmbeauftragten, Programmassistenten und dem Programmdirektor trägt die Rolle zu einer effektiven Zuschussvergabe, Portfolioanalyse, Programmlernen, Einbindung der Begünstigten, bereichsübergreifender Koordination und operativer Exzellenz zur Unterstützung der strategischen Ziele des Programms bei. Leidenschaft, Motivation und ein Engagement für Effizienz und das Einhalten enger Fristen sind unerlässlich, ebenso wie der Wunsch, im Team zu arbeiten. Diese Rolle bietet einem erfolgreichen Kandidaten die Möglichkeit, die Zuschussvergabe von Oak auf die wirkungsvollste Weise mitzugestalten. Die Position bietet auch einige Möglichkeiten für internationale Dienstreisen.

Zu den Aufgaben des Programmmitarbeiters gehören:

• Zuschussverwaltung und Portfolio-Unterstützung: Unterstützung der Zuschussvergabeverfahren im Umweltprogramm, von der Antragsprüfung bis zum Abschluss der Zuschüsse, einschließlich Due Diligence, Zuschusszusammenfassungen, Empfehlungen, Berichterstattung und Datenbankverwaltung. Verwaltung der routinemäßigen Administration der zugewiesenen Zuschüsse und Sicherstellung genauer und zeitnaher Aufzeichnungen im Zuschussverwaltungssystem von Oak. Überwachung des Zuschussportfolios, einschließlich gelegentlicher Vor-Ort-Besuche, und Unterstützung bei Berichterstattung, Lernen und Compliance-Prozessen.
• Strategische Analyse, Lernen und Berichterstattung: Durchführung von Recherchen, Portfolioanalysen und Datenvisualisierungen zur Unterstützung der Programmstrategie und Entscheidungsfindung. Identifikation von Trends, Risiken, Chancen und Erkenntnissen im Programmportfolio und Synthese der Ergebnisse für internes Lernen und Planung. Erstellung analytischer Berichte, Dashboards, Präsentationen und Berichte für die Programmleitung, Treuhänder und andere interne Zielgruppen. Organisation von Präsentationen für Treuhänder und Präsidenten, einschließlich rechtzeitiger Vorbereitung von Informationspaketen. Unterstützung bei Programmplanung, Budgetierung, Überwachung, Bewertung und Lernaktivitäten.
• Programmkoordination und Partnerengagement: Koordination von Planung, Berichterstattung und Zusammenarbeit über die drei Teilprogramme hinweg. Unterstützung bei der Organisation von Partnermeetings, Workshops, Webinaren, Lernerfahrungen und strategischen Zusammenkünften, einschließlich Vorbereitung, Dokumentation und Nachbereitung. Förderung der Kommunikation und des Informationsaustauschs zwischen Programmmitarbeitern, Begünstigten und externen Interessengruppen.
• Kommunikation und Wissensmanagement: Unterstützung bei der Koordination der Programmkommunikation, einschließlich Präsentationen, Berichten, Wissensprodukten, Webinhalten und anderen internen und externen Materialien. Verwaltung der Wissensmanagementsysteme des Programms und Sicherstellung, dass Informationen organisiert, zugänglich und effektiv gepflegt werden. Unterstützung bei der Sammlung und Synthese von Partnergeschichten, Forschungsergebnissen, Publikationen und Erkenntnissen.
• Betrieb und Verwaltung: In Abstimmung mit dem Programmassistenten Unterstützung bei Reisen, Vertragsabschlüssen mit Beratern, Zuschussbudgets, Finanzverfolgung und logistischen Arrangements für Programmaktivitäten. Verwaltung der Programmkorrespondenz und Beantwortung von Anfragen, Interessensbekundungen und unaufgeforderten Vorschlägen, soweit angemessen. Beitrag zur kontinuierlichen Verbesserung von Programmsystemen, Arbeitsabläufen und Berichtsprozessen. Unterstützung des Teams bei der Nutzung von Technologie. Übernahme weiterer Aufgaben, die mit den Verantwortlichkeiten der Rolle übereinstimmen, einschließlich Vertretung des Programmassistenten.

Der ideale Kandidat verfügt über folgende Qualifikationen und Profil:

• Universitätsabschluss oder nachgewiesene gleichwertige Erfahrung in einem relevanten Bereich.
• Mindestens drei Jahre relevante Berufserfahrung im Bereich Philanthropie, Umwelt, Menschenrechte oder Naturschutz (ein fortgeschrittener Abschluss kann ein Jahr Erfahrung ersetzen).
• Ausgezeichnete organisatorische und administrative Fähigkeiten, detailorientiert und fähig, Fristen einzuhalten.
• Kenntnisse von Monitoring- und Evaluierungssystemen, die die Wirkung von Umweltprojekten messen.
• Fähigkeit, Initiative zu ergreifen, selbstständig und im Team zu arbeiten.
• Starke analytische Fähigkeiten.
• Erfolgreiche Erfahrung im Multitasking und Fähigkeit, ein siebenköpfiges Team mit konkurrierenden Bedürfnissen und Anforderungen zu unterstützen.
• Ausgezeichnete zwischenmenschliche Fähigkeiten und Wertschätzung für multikulturelle Vielfalt.
• Hervorragende schriftliche und mündliche Kommunikationsfähigkeiten in Englisch. Französisch ist sehr empfehlenswert, weitere Sprachen wie Chinesisch, Portugiesisch oder Spanisch sind wünschenswert.
• Ausgezeichnete Kenntnisse der MS-Office-Software und die Fähigkeit, sich schnell in das interne Datenbanksystem von Oak einzuarbeiten.
• Umgang mit weiterer Technologie, einschließlich künstlicher Intelligenz-Tools.
• Nachgewiesenes Engagement für die Werte der Oak Foundation.
• Bewerber müssen die Staatsbürgerschaft der EU/der Schweiz besitzen oder eine gültige Arbeitserlaubnis für die Schweiz vorweisen.

Interessierte Bewerber sollten ihren Lebenslauf und ein Anschreiben, in dem sie erläutern, warum sie die richtige Person für die Position sind, bis zum 25. August 2026 einreichen. Bitte beachten Sie, dass wir nur mit ausgewählten Kandidaten Kontakt aufnehmen werden. Mit der Einreichung Ihrer Bewerbung bestätigen Sie, dass Sie die Datenschutzerklärung für Bewerber von Oak gelesen und verstanden haben. Die Oak Foundation verpflichtet sich zum Schutz und zur Förderung des Wohlergehens von Kindern, wie in unserer Kinderschutzrichtlinie dargelegt. Wir erwarten von allen Mitarbeitenden, dass sie dieses Engagement teilen. Bitte beachten Sie, dass die erfolgreiche Kandidatin/der erfolgreiche Kandidat vor Arbeitsbeginn Referenzprüfungen durchläuft und ein polizeiliches Führungszeugnis vorlegen muss.