Teamassistenz / Office Management (m/w/d)

Möchtest du in einer zentralen Rolle dafür sorgen, dass unser Büroalltag reibungslos läuft? Organisierst du gerne Reisen, Meetings und Events, behältst auch bei vielen parallelen Themen den Überblick und arbeitest serviceorientiert mit KollegInnen, MandantInnen und Dienstleistern zusammen? Dann freuen wir uns, dich kennenzulernen. In unserem internationalen Umfeld erwartet dich ein abwechslungsreicher Arbeitsalltag mit viel Eigenverantwortung. Du arbeitest eng mit zwei Vorstandsassistenzen im Hamburger Büro zusammen und unterstützt unsere rund 25 BeraterInnen an den Standorten Hamburg und Frankfurt in organisatorischen und administrativen Themen. Deine Aufgaben Du planst und koordinierst Dienstreisen, Meetings sowie interne und externe Veranstaltungen wie Konferenzen, Sommerfeste und weitere Mitarbeiterevents Du bereitest Termine, Besprechungsräume und Bewirtung vor und nach Du unterstützt unsere BeraterInnen in Hamburg und Frankfurt im Tagesgeschäft und sorgst für einen reibungslosen Ablauf organisatorischer Themen Du übernimmst allgemeine Office Management-Aufgaben, zum Beispiel Bestellungen, Post, Bürobedarf, Obst, Getränke und die Abstimmung mit Dienstleistern Du kommunizierst mit KollegInnen, MandantInnen und externen AnsprechpartnerInnen auf Deutsch und Englisch Du unterstützt bei Reisekostenabrechnungen, Rechnungserstellung und Rechnungsprüfung Du pflegst Daten, bereitest Unterlagen in PowerPoint und Excel vor und übernimmst administrative Aufgaben Du arbeitest eng mit den Vorstandsassistenzen sowie verschiedenen internen Schnittstellen zusammen Du erkennst Optimierungspotenzial in unseren Abläufen und bringst eigene Ideen ein, um Prozesse weiterzuentwickeln oder neu zu strukturieren Dein Profil Du hast eine abgeschlossene Berufsausbildung oder ein Studium, idealerweise im kaufmännischen Bereich oder im Office Management Du bringst Berufserfahrung in der Assistenz, im Office Management (z.B. in einer Anwaltskanzlei oder Unternehmensberatung), in der Hotellerie oder in einer vergleichbaren serviceorientierten Rolle mit Du verfügst über sehr gute Deutschkenntnisse und gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift Du bist sicher im Umgang mit den gängigen Microsoft Office-Programmen Du bist eine präsente, kommunikative Persönlichkeit, die gerne auf Menschen zugeht, Dinge wahrnimmt und sich aktiv ins Team einbringt Du hast eine hohe Serviceorientierung, ein gutes Gespür für Prioritäten und arbeitest organisiert und strukturiert Du arbeitest sorgfältig, diskret und hast ein Auge für Details Du trittst sicher auf, hältst Themen verbindlich nach und kannst dich freundlich, aber klar durchsetzen Du hast Freude daran, KI-Tools zielführend, reflektiert und kritisch in deine Arbeit einzubinden Du hast Freude daran, Verantwortung zu übernehmen, Prozesse zu hinterfragen und den Büroalltag aktiv mitzugestalten Das bieten wir Eine zentrale Rolle in einem engagierten und kollegialen Team Enge Zusammenarbeit mit zwei erfahrenen Vorstandsassistenzen Direkte Entscheidungswege und viel Raum, eigene Ideen einzubringen Regelmäßige Mitarbeiterevents, wie Weihnachtsfeiern und Sommerfeste Frisches Bio-Obst und Getränke (Wasser, Fritz-Getränke) Rabatt auf eine Urban Sports Club-Mitgliedschaft Jobrad Zuschuss zur HVV-Fahrkarte 30 Urlaubstage Rahmenbedingungen Die Position ist in Vollzeit zu besetzen. Dein Arbeitsort ist unser Hamburger Büro; nach Absprache ist ein Tag Homeoffice pro Woche möglich. Über uns Wir sind Oaklins Germany, eine internationale Unternehmensberatung, die Dienstleistungen im Bereich Mergers