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Für Unternehmen Auf einen Blick
- Aufgaben: Verwalte Büroabläufe und unterstütze innovative maritime Projekte.
- Arbeitgeber: Kleines, engagiertes Team im Ocean Technology Campus Rostock.
- Mitarbeitervorteile: Flexible Arbeitszeiten, faire Bezahlung und gelegentliches Homeoffice.
- Andere Informationen: Wohlfühlatmosphäre und Raum für eigene Ideen in einem wertschätzenden Team.
- Warum dieser Job: Gestalte die Zukunft der Meerestechnik und arbeite an sinnvollen Projekten.
- Gewünschte Qualifikationen: Kaufmännische Ausbildung und Erfahrung mit digitalen Tools.
Das voraussichtliche Gehalt liegt zwischen 40000 - 55000 € pro Jahr.
Subsea Monitoring Network, der Trägerverein des Ocean Technology Campus Rostock, sucht für sein kleines, engagiertes Team zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine zuverlässige Unterstützung. In dieser Rolle bist du die kaufmännische Schaltzentrale an der Schnittstelle zwischen innovativer maritimer Forschung, Industrie und Politik.
Deine Mission
Du bist das Rückgrat unseres Büros. Dein Ziel ist es, uns den Rücken freizuhalten, damit wir uns auf unsere inhaltliche Arbeit konzentrieren können. Dabei agierst du als zentrale Schnittstelle zwischen Team, Partnern und externen Dienstleistern.
Deine Aufgaben
- Administration & Finanzen: Du verantwortest die kaufmännischen Prozesse, bereitest den Jahresabschluss vor und kümmerst dich um die administrative Projektbegleitung wie Zwischennachweise und Mittelabrufe sowie Vermietungsangelegenheiten.
- Rechnungsmanagement: Du übernimmst die Rechnungsstellung, die Prüfung und Vorbereitung von Zahlungen sowie die präzise Projektzuordnung. Auch Reisekostenabrechnungen liegen in deiner Hand.
- Event- & Projektunterstützung: Du bringst dich aktiv bei der Organisation unserer Netzwerk-Events und Fachveranstaltungen ein und stellst einen reibungslosen Ablauf sicher.
- Datenpflege & CRM: Du pflegst unser Partner-Management-Tool, aktualisierst Verteiler und stellst eine exzellente Datenqualität sicher.
- Terminorganisation & Koordination: Du koordinierst interne sowie externe Termine mit Partnern aus dem Netzwerk, der Politik und maritimen Gremien und unterstützt das Team aktiv bei der Terminfindung.
Dein Profil
- Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder eine vergleichbare Qualifikation.
- Absolut gewissenhafte, strukturierte Arbeitsweise und die Fähigkeit, auch bei parallelen Projekten den Überblick zu behalten.
- Sicherer Umgang mit digitalen Tools, idealerweise Erfahrung mit Lexoffice und Hubspot.
- Kommunikationsstärke und ein sicheres Auftreten gegenüber Partnern.
- Freude an der Arbeit in einem kleinen Team, Eigeninitiative und Zuverlässigkeit.
Was wir dir bieten
- Vollzeitstelle mit Flexibilität: Wir bieten dir flexible Arbeitszeiten und faire Bezahlung. Dein Hauptarbeitsort ist unser Büro im Herzen des Netzwerks; gelegentliches Homeoffice ist nach Absprache unkompliziert möglich.
- Gestaltungsspielraum: In unserem kleinen Team zählt deine Stimme – wir bieten dir Raum für eigene Ideen und kurze Entscheidungswege.
- Spannendes Umfeld: Einblicke in die zukunftsweisende Welt der Meerestechnik und direkter Kontakt zu innovativen Akteuren der Branche.
- Sinnstiftende Arbeit: Du unterstützt Projekte, die einen echten Unterschied machen.
- Wohlfühlatmosphäre: Ein wertschätzendes Miteinander und eine offene Feedback-Kultur.
Deine Bewerbung
Haben wir dein Interesse geweckt? Dann freuen wir uns darauf, dich kennenzulernen! Sende uns deine Unterlagen (Lebenslauf sowie ein kurzes Motivationsschreiben) unter Angabe deines frühestmöglichen Eintrittstermins.
Office Manager:in Arbeitgeber: Ocean Technology Campus Rostock
Kontaktperson:
Ocean Technology Campus Rostock HR Team
StudySmarter Bewerbungstipps 🤫
So bekommst du den Job: Office Manager:in
✨Tip Nummer 1
Sei proaktiv! Wenn du dich für die Stelle als Office Manager:in interessierst, zögere nicht, direkt Kontakt mit dem Team aufzunehmen. Frag nach, wie der Bewerbungsprozess aussieht oder ob es aktuelle Projekte gibt, bei denen du helfen könntest.
✨Tip Nummer 2
Nutze dein Netzwerk! Sprich mit Leuten, die in der maritimen Forschung oder in ähnlichen Bereichen arbeiten. Vielleicht können sie dir wertvolle Einblicke geben oder sogar eine Empfehlung aussprechen.
✨Tip Nummer 3
Bereite dich auf das Vorstellungsgespräch vor! Informiere dich über die aktuellen Projekte des Ocean Technology Campus und überlege dir, wie du deine Fähigkeiten in die Organisation einbringen kannst. Zeige, dass du die richtige Person für die Schnittstelle zwischen Team und Partnern bist.
✨Tip Nummer 4
Bewirb dich direkt über unsere Website! So stellst du sicher, dass deine Bewerbung schnell und unkompliziert ankommt. Und vergiss nicht, deine Begeisterung für die maritime Forschung zu zeigen – das kommt immer gut an!
Diese Fähigkeiten machen dich zur top Bewerber*in für die Stelle: Office Manager:in
Tipps für deine Bewerbung 🫡
Mach es persönlich!: Zeig uns, wer du bist! Dein Motivationsschreiben sollte nicht nur deine Qualifikationen auflisten, sondern auch deine Leidenschaft für die maritimen Themen und das Arbeiten im Team widerspiegeln.
Struktur ist alles!: Achte darauf, dass dein Lebenslauf klar und übersichtlich ist. Verwende eine logische Struktur, damit wir schnell erkennen können, welche Erfahrungen und Fähigkeiten du mitbringst.
Sei konkret!: Wenn du von deinen bisherigen Erfahrungen sprichst, sei konkret! Nenne Beispiele, wie du in der Vergangenheit erfolgreich Projekte organisiert oder administrativ unterstützt hast. Das macht einen großen Unterschied!
Bewirb dich direkt bei uns!: Wir freuen uns, wenn du dich über unsere Website bewirbst. So kannst du sicherstellen, dass deine Bewerbung direkt bei uns landet und wir sie schnellstmöglich bearbeiten können.
Wie du dich auf ein Vorstellungsgespräch bei Ocean Technology Campus Rostock vorbereitest
✨Mach dich mit der Organisation vertraut
Bevor du zum Interview gehst, solltest du dir die Zeit nehmen, um mehr über den Subsea Monitoring Network und dessen Projekte zu erfahren. Schau dir ihre Website an, lies aktuelle Nachrichten und verstehe, wie sie in der maritimen Forschung tätig sind. Das zeigt dein Interesse und hilft dir, gezielte Fragen zu stellen.
✨Bereite konkrete Beispiele vor
Überlege dir im Voraus einige konkrete Beispiele aus deiner bisherigen Berufserfahrung, die deine Fähigkeiten in der Administration, im Rechnungsmanagement oder in der Eventorganisation zeigen. So kannst du während des Interviews anschaulich demonstrieren, wie du zur Effizienz des Teams beitragen kannst.
✨Zeige deine Kommunikationsstärke
Da die Rolle viel Kommunikation erfordert, ist es wichtig, dass du während des Interviews klar und selbstbewusst sprichst. Übe, wie du deine Gedanken strukturiert und präzise ausdrücken kannst. Das wird dir helfen, einen positiven Eindruck zu hinterlassen.
✨Frage nach dem Team und der Unternehmenskultur
Nutze die Gelegenheit, um mehr über das Team und die Arbeitsatmosphäre zu erfahren. Frage nach, wie die Zusammenarbeit im Team aussieht und welche Werte dem Unternehmen wichtig sind. Das zeigt, dass du nicht nur an der Position interessiert bist, sondern auch an der Integration in das Team.