Auf einen Blick
- Aufgaben: Unterstütze die Geschäftsleitung und sorge für einen reibungslosen Büroablauf.
- Unternehmen: OceanCare setzt sich weltweit für den Schutz der Meere ein.
- Vorteile: Vielseitige Position mit direktem Einfluss auf den Meeresschutz und flachen Hierarchien.
- Weitere Informationen: Büro in Wädenswil, flexible Arbeitszeiten und ein freundliches Team.
- Warum dieser Job: Werde Teil eines motivierten Teams, das die Leidenschaft für den Meeresschutz teilt.
- Qualifikationen: Erfahrung in administrativen Aufgaben und hohe Organisationsfähigkeit.
Das prognostizierte Gehalt liegt zwischen 4000 - 5000 € pro Monat.
OceanCare setzt sich seit 1989 weltweit für den Schutz der Meere und Meerestiere ein: Mit Einsitz in internationalen Gremien, Schutzprojekten und Sensibilisierungskampagnen. Seit 2011 als UNO-Sonderberaterin für den Meeresschutz. Wir sind eine international vernetzte, agile Expertenorganisation mit einem Team in Wädenswil, das mit Kolleg:innen aus 12 Ländern auf vier Kontinenten wirkt.
Wir suchen ab sofort eine:n erfahrene:n Kolleg:in als Assistenz der Geschäftsleitung & Backoffice Support (50 %). Prozentangaben sind als Annahme und Prozentsatz des Pensums zu verstehen.
Arbeitsort: Wädenswil (ZH)
Line Management: Ist als Stabsstelle der CEO unterstellt. Enge Zusammenarbeit und Koordination mit der COO.
Aufgaben:
- Unterstützung der Geschäftsleitung in operativen und administrativen Belangen als zentrale Ansprechperson vor Ort mit Verantwortung für die Organisation und den reibungslosen Betrieb des Büros.
- Unterstützung der Geschäftsleitung in operativen und administrativen Belangen (60 %):
- Administration
- Reisebuchungen für Konferenzen
- Koordination von Terminen und Meetings sowie Termine von Geschäftsführung (GF)
- Support Spesenabrechnungen GF
- Vor- und Nachbereitung von Sitzungen inkl. Agenda, Protokollführung und Pendenzenmanagement
- Koordination und Abwicklung von Grafik- bzw. Druckaufträgen
- IT- & Ressourcen-Management
- Erste Anlaufstelle für Mitarbeitende bei einfachen IT-Anliegen sowie Koordination bei Störungen
- Organisation und Betreuung der Büroinfrastruktur
- Sicherstellung von Dokumentablage sowie Pflege der Serverstruktur, gemeinsam mit COO
- Support Personal-Administration/HR
- Erfassung von Ferienabwesenheiten
- Operative Unterstützung von COO bei Team-Workshops et al.
- Verwaltung und Betrieb Büro (40 %):
- Koordination von Anliegen rund um die Büroinfrastruktur und Verwaltung
- Sicherstellung der Verfügbarkeit von Büromaterial sowie bedarfsgerechte Bestellung
- Aktualisierung und Koordination der Aufteilung von Büroaufgaben im Team
- Sicherstellung des Telefondienstes
- Ansprechperson für externe Dienstleister (z. B. Reinigung, Hauswartung)
Profil & Erwartungen:
- Mehrjährige Erfahrung in einer vergleichbaren Funktion
- Identifikation mit der Mission von OceanCare; Erfahrung im NGO-Umfeld ist von Vorteil
- Hohe Eigenverantwortung und ausgeprägtes Organisationsvermögen sowie die Fähigkeit, Prioritäten zu setzen, Zusammenhänge zu erkennen, aktiv mitzudenken und in dynamischen Situationen Ruhe und Überblick zu behalten
- Volle Büro-Präsenz (bei einem 50% Pensum idealerweise täglich einen halben Tag) und daran, eine zentrale Drehscheibenfunktion für Team und Geschäftsleitung einzunehmen
- Wohnsitz in der Schweiz sowie Muttersprache Deutsch mit sicherem Verständnis von Schweizerdeutsch sowie gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift
- Ausgeprägte Kommunikationsfähigkeit sowie ein stilsicherer, adressatengerechter Schreibstil
- Strukturierte, vorausschauende, sorgfältige und zuverlässige Arbeitsweise mit ausgeprägtem Sinn für Ordnung, Transparenz und effiziente Abläufe
- Freundliches, serviceorientiertes und verbindliches Auftreten mit echter Freude daran, andere zu unterstützen und einen positiven Beitrag zum Teamalltag zu leisten
- Diskretion und Vertrauenswürdigkeit und ein hohes Verantwortungsbewusstsein
- Sicherer Umgang mit gängigen Office-Tools (Microsoft 365) sowie Offenheit und Interesse an digitalen Tools und Systemen
- Erfahrung in der Koordination von externen Dienstleistern sowie im Umgang mit IT-Anliegen von Vorteil
- Grundkenntnisse in Personaladministration und HR-Prozessen (z. B. Sozialversicherungen, Rekrutierung) von Vorteil
Wir bieten:
- Eine vielseitige, verantwortungsvolle Position
- Die Möglichkeit, einen direkten Beitrag zu Meeresschutz zu leisten
- Ein motiviertes Team mit flachen Hierarchien
Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung per E-Mail (Lebenslauf, Motivationsschreiben und die wichtigsten Zeugnisse) an Olivia Zollinger ozollinger@oceancare.org (ferienabwesend von 21.07.2026-07.08.2026). Eingangsbestätigungen für Bewerbungen werden erst ab Kalenderwoche 33 versendet. Wir danken Ihnen für Ihr Verständnis.
Assistenz der Geschäftsleitung & Backoffice Support (50 %+) Arbeitgeber: OceanCare
OceanCare ist ein hervorragender Arbeitgeber, der seinen Mitarbeitenden die Möglichkeit bietet, aktiv zum Schutz der Meere und Meerestiere beizutragen. Mit einem motivierten Team in Wädenswil und flachen Hierarchien fördern wir eine offene und unterstützende Arbeitskultur, die Raum für persönliche und berufliche Weiterentwicklung bietet. Unsere Mitarbeitenden profitieren von einer verantwortungsvollen Position, in der sie ihre Leidenschaft für den Meeresschutz ausleben können.
StudySmarter Expertenrat🤫
Wir sind der Meinung, dass du so Assistenz der Geschäftsleitung & Backoffice Support (50 %+) erhalten könntest
✨Tip Number 1: Verknüpfungen nutzen
Nutze gezielt Netzwerke wie XING oder LinkedIn, um Kontakte in der Unternehmensberatung zu knüpfen. Oft gibt es spezielle Gruppen und Foren, wo du mit Beratern in Kontakt treten kannst und Insider-Tipps für Teilzeitstellen erhalten kannst.
✨Tip Number 2: Praktika und Junior-Programme
Schau nach Praktika oder Junior-Programmen, die speziell für Studierende oder Teilzeitkräfte angeboten werden. Viele Unternehmen in der Unternehmensberatung bieten solche Gelegenheiten an, um talentierte Nachwuchskräfte zu fördern. Das ist eine super Möglichkeit, um Fuß in die Tür zu bekommen.
✨Tip Number 3: Event-Teilnahmen
Besuche Hochschulmessen oder Karrieretage, die auf Unternehmensberatung spezialisiert sind. Dort kannst du direkt mit Ansprechpartnern von Firmen wie OceanCare sprechen und einen bleibenden Eindruck hinterlassen. Oft gibt's auch Workshops, die dir helfen, deine Skills zu verbessern.
✨Tip Number 4: Initiativbewerbungen nicht vergessen
Zögere nicht, bei Unternehmen wie OceanCare direkt eine Initiativbewerbung für eine Teilzeitstelle zu schicken. Zeig, dass du proaktiv bist und Interesse an aktuellen Projekten hast. Das kann dich von anderen Bewerbern abheben!
Wir glauben, dass du diese Fähigkeiten brauchst, um Assistenz der Geschäftsleitung & Backoffice Support (50 %+) mit Bravour zu bestehen
Einige Tipps für deine Bewerbung 🫡
Zeige deine analytischen Fähigkeiten:In der Unternehmensberatung dreht sich alles um Problemlösung und analytisches Denken. Stelle sicher, dass du in deinem Lebenslauf und Anschreiben konkrete Beispiele für Projekte oder Erfahrungen einfügst, wo du diese Fähigkeiten unter Beweis gestellt hast. Das könnte ein Hochschulprojekt oder eine Fallstudie sein, die deinen analytischen Ansatz und deine Lösungsfindung demonstriert.
Hebe deine soziale Kompetenz hervor:Da du in der Unternehmensberatung oft in Teams arbeitest und mit Klienten kommunizierst, ist es wichtig, deine zwischenmenschlichen Fähigkeiten zu betonen. Erwähne Erfahrungen aus Gruppenprojekten oder Engagements, wo du deine Kommunikationsfähigkeiten und Teamarbeit unter Beweis stellen konntest. Lass die Personaler spüren, dass du ein Teamplayer bist!
Motivation für Teilzeitarbeit:In deinem Anschreiben solltest du auch klar machen, warum die Teilzeitstelle für dich interessant ist. Welche Flexibilität suchst du und wie passt dieses Modell in deine aktuelle Situation? Hebe hervor, dass du die zusätzliche Zeit effektiv nutzen möchtest, um dein Wissen zu vertiefen und gleichzeitig praktische Erfahrungen in der Beratung zu sammeln.
Beziehe dich auf unsere Dienstleistungen:Mach dir die Mühe, dich ein bisschen über OceanCare zu informieren und den Bezug zu unseren Dienstleistungen oder Projekten in deinem Anschreiben herzustellen. Wenn du zeigen kannst, dass du ein gutes Verständnis für unsere Werte und Methoden hast, stichst du auf jeden Fall aus der Menge heraus. Also, nutz dazu unsere Webseite, um dich vorzubereiten und punkte mit deinem Wissen!
Wie man sich auf ein Vorstellungsgespräch bei OceanCare vorbereitet
✨Verstehe die Beratungswelt
In der Unternehmensberatung ist es wichtig, die aktuellen Trends und Herausforderungen der Branche zu kennen. Setz dich mit typischen Projekten und Fallstudien auseinander, die dein Verständnis für betriebliche Abläufe zeigen – das hilft uns, in der Diskussion mit den Interviewern glänzen zu können.
✨Bereite deine Fallstudie vor
Fallstudien sind ein großer Teil von Interviews in der Unternehmensberatung. Übe, Probleme zu analysieren und Lösungen zu entwickeln. Du wirst vielleicht nach deiner Vorgehensweise gefragt oder musst eine Lösung präsentieren – sei also bereit, eure Denkweise klar und strukturiert darzulegen.
✨Zeige deine Lernbereitschaft
Als Teilzeitkraft wird von dir erwartet, dass du schnell lernst und dich an neue Situationen anpasst. Zeige deine Motivation, in einem dynamischen Umfeld zu wachsen. Bereite ein paar Beispiele vor, die verdeutlichen, wie du in der Vergangenheit Herausforderungen gemeistert hast – das hilft uns zu zeigen, dass du ein wertvoller Teil des Teams werden kannst.
✨Netzwerken ist dein Freund
In Teilzeitpositionen ist oft das Networking entscheidend. Bereite dich darauf vor, Anknüpfungspunkte zu finden und zeige echtes Interesse an dem Team und der Unternehmenskultur bei OceanCare. Stell Fragen, die nicht nur deine Neugier zeigen, sondern auch dein Interesse an einer langfristigen Zusammenarbeit unterstreichen.
