Auf einen Blick
- Aufgaben: Organisiere den Büroalltag und halte alles am Laufen.
- Unternehmen: Innovatives IT-Sicherheitsunternehmen mit einem starken Fokus auf Zusammenarbeit.
- Vorteile: Verantwortung, Entwicklungsmöglichkeiten und ein unterstützendes Team.
- Weitere Informationen: Dynamisches Umfeld mit kurzen Entscheidungswegen und viel Raum für Ideen.
- Warum dieser Job: Sei die zentrale Schnittstelle und gestalte aktiv das Unternehmen mit.
- Qualifikationen: Organisationstalent, Eigeninitiative und Teamgeist sind gefragt.
Das prognostizierte Gehalt liegt zwischen 35000 - 45000 € pro Jahr.
Die OctoGate IT Security Systems GmbH ist ein inhabergeführtes IT-Sicherheitsunternehmen mit Sitz in Paderborn. Wir entwickeln und betreiben moderne Lösungen rund um Firewall, WLAN, Cloud und Netzwerksicherheit – „Made in Germany“ und nach höchsten Datenschutzstandards. Unsere Systeme schützen Unternehmen, öffentliche Einrichtungen und Bildungseinrichtungen zuverlässig vor Cyberbedrohungen und sorgen dafür, dass IT einfach funktioniert. Dabei denken wir ganzheitlich: Von Hardware über Software bis hin zu Managed Services liefern wir alles aus einer Hand – inklusive persönlichem Support. Unser Anspruch ist klar: Einfach. Sicher. Geschützt.
Was uns ausmacht: kurze Wege, echte Zusammenarbeit und ein Umfeld, in dem Vertrauen und Eigenverantwortung großgeschrieben werden.
Du bist die Person, die immer den Überblick behält? Die Dinge regelt, bevor andere merken, dass etwas fehlt? Und die Lust hat, Verantwortung zu übernehmen? Dann suchen wir genau dich. Bei uns bist du nicht „nur Office Managerin“ – du bist die zentrale Schnittstelle im Unternehmen und sorgst dafür, dass intern alles läuft.
Deine Aufgaben:
- Organisation und Steuerung des gesamten Office-Alltags
- Reiseplanung & Hotelbuchungen
- Auftrags- und Teststellungsbearbeitung
- Monatliche Abo- und Wartungsrechnungen
- Unterstützung beim Monatsabschluss (Belege, Abstimmung)
- Telefonmanagement & Weiterleitung
- Stammdatenpflege & Auswertungen
- Versandabwicklung (z. B. UPS)
- Einkauf von Hardware & Bürobedarf
- Warenannahme & Verwaltung
- Postbearbeitung & Digitalisierung
- Ticketannahme (Support & Vertrieb)
- Unterstützung im Sales (z. B. Adressqualifizierung)
- Inventur & Warenbuchungen
- Facility Management & Büroorganisation
- Unterstützung bei internen Themen
Und ganz wichtig: du springst dort ein, wo du gebraucht wirst.
Das bringst du mit:
- Organisationstalent & strukturierte Arbeitsweise
- Eigeninitiative und Verantwortungsbewusstsein
- Hands-on-Mentalität („einfach machen“)
- Kommunikationsstärke & Teamgeist
- Lust, Dinge zu übernehmen und mitzugestalten
- Erfahrung im Office Management ist ein Plus, aber kein Muss
Office Managerin / Team-Allrounderin (m/w/d) Arbeitgeber: Octogate It Security Systems Gmbh
Die OctoGate IT Security Systems GmbH ist ein hervorragender Arbeitgeber, der seinen Mitarbeitern in Paderborn ein dynamisches und unterstützendes Arbeitsumfeld bietet. Mit einem starken Fokus auf Teamarbeit, Eigenverantwortung und persönlichem Wachstum fördert das Unternehmen die berufliche Entwicklung seiner Angestellten und bietet zahlreiche Möglichkeiten zur Mitgestaltung. Die Kombination aus innovativen IT-Sicherheitslösungen und einem vertrauensvollen Miteinander macht OctoGate zu einem attraktiven Arbeitsplatz für alle, die eine sinnvolle und erfüllende Karriere anstreben.
Kontaktdaten:
Octogate It Security Systems Gmbh Recruiting-Team
StudySmarter Expertenrat🤫
Wir sind der Meinung, dass Sie so Office Managerin / Team-Allrounderin (m/w/d) erhalten könnten
✨Tipp Nummer 1
Sei proaktiv! Wenn du dich für die Stelle als Office Managerin interessierst, zögere nicht, direkt mit dem Team in Kontakt zu treten. Zeige dein Interesse und stelle Fragen zur Unternehmenskultur oder den täglichen Abläufen.
✨Tipp Nummer 2
Nutze Networking! Verbinde dich mit aktuellen oder ehemaligen Mitarbeitern von OctoGate auf LinkedIn. Ein persönlicher Kontakt kann dir helfen, einen Fuß in die Tür zu bekommen und mehr über die Erwartungen an die Rolle zu erfahren.
✨Tipp Nummer 3
Bereite dich auf das Vorstellungsgespräch vor! Informiere dich über die neuesten Trends in der IT-Sicherheit und über die spezifischen Dienstleistungen von OctoGate. So kannst du zeigen, dass du nicht nur die Anforderungen verstehst, sondern auch, wie du zum Team beitragen kannst.
✨Tipp Nummer 4
Bewirb dich direkt über unsere Website! Das zeigt, dass du motiviert bist und die Initiative ergreifst. Außerdem hast du so die Möglichkeit, deine Bewerbung direkt an die richtigen Personen weiterzuleiten.
Wir glauben, dass du diese Fähigkeiten brauchst, um Office Managerin / Team-Allrounderin (m/w/d) mit Bravour zu bestehen
Einige Tipps für deine Bewerbung 🫡
Sei du selbst!:Wir wollen dich kennenlernen, also zeig uns, wer du wirklich bist! Lass deine Persönlichkeit in deiner Bewerbung durchscheinen und erzähl uns, warum du die perfekte Office Managerin für unser Team bist.
Struktur ist alles!:Achte darauf, dass deine Bewerbung gut strukturiert ist. Verwende klare Absätze und Überschriften, damit wir schnell die wichtigsten Informationen finden können. Ein bisschen Organisation kann einen großen Unterschied machen!
Mach es persönlich!:Vermeide Standardfloskeln und passe deine Bewerbung an uns an. Zeig, dass du dich mit unserer Firma und unseren Werten identifizierst. Das macht einen guten Eindruck und zeigt dein Interesse an der Position.
Bewirb dich über unsere Website!:Der einfachste Weg, um bei uns zu landen, ist über unsere Website. Dort findest du alle Infos zur Bewerbung und kannst sicherstellen, dass deine Unterlagen direkt bei uns ankommen. Wir freuen uns auf deine Bewerbung!
Wie man sich auf ein Vorstellungsgespräch bei Octogate It Security Systems Gmbh vorbereitet
✨Sei gut vorbereitet
Informiere dich gründlich über die OctoGate IT Security Systems GmbH und ihre Produkte. Verstehe, wie ihre Lösungen im Bereich IT-Sicherheit funktionieren und welche Rolle du als Office Managerin dabei spielen würdest. Das zeigt dein Interesse und deine Motivation.
✨Zeige dein Organisationstalent
Bereite Beispiele vor, die deine Fähigkeiten in der Organisation und im Zeitmanagement verdeutlichen. Erkläre, wie du in der Vergangenheit Herausforderungen gemeistert hast und wie du den Überblick behältst, auch wenn es hektisch wird.
✨Kommunikation ist der Schlüssel
Da du die zentrale Schnittstelle im Unternehmen bist, ist es wichtig, dass du deine Kommunikationsfähigkeiten unter Beweis stellst. Übe, klar und präzise zu kommunizieren, und sei bereit, Fragen zu stellen, um Missverständnisse zu vermeiden.
✨Zeige Eigeninitiative
Betone deine Hands-on-Mentalität und deine Bereitschaft, Verantwortung zu übernehmen. Gib Beispiele dafür, wie du proaktiv Probleme gelöst hast oder wie du in der Vergangenheit Initiative ergriffen hast, um Prozesse zu verbessern.
