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Für Unternehmen Auf einen Blick
- Aufgaben: Verwalte den Empfang und unterstütze das Management bei administrativen Aufgaben.
- Arbeitgeber: ODDO BHF, eine traditionsreiche Finanzgruppe mit über 150 Jahren Erfahrung.
- Mitarbeitervorteile: Attraktives Vergütungspaket und ein dynamisches Arbeitsumfeld.
- Warum dieser Job: Sei die erste Anlaufstelle für Gäste und Mitarbeiter in einem spannenden Team.
- Gewünschte Qualifikationen: Abgeschlossenes BWL-Studium und Erfahrung in der Finanzbranche erforderlich.
- Andere Informationen: Chancengleichheit und Diversität sind uns wichtig – werde Teil unseres Teams!
Das voraussichtliche Gehalt liegt zwischen 21600 - 28800 € pro Jahr.
ODDO BHF ist eine deutsch-österreichisch-schweizerische Finanzgruppe mit einer über 150-jährigen Geschichte. Sie befindet sich im Besitz und unter der Leitung von Oddo, der die fünfte Generation von Börsenmaklern und einer auf den Mittelstand spezialisierten deutschen Bank vertritt.
Mit 3’200 Mitarbeitern und einem Kundenvermögen von mehr als 150 Milliarden Euro verfügt ODDO BHF über drei Hauptgeschäftsbereiche: Private Banking, Asset Management sowie Corporate und Investment Banking.
In dieser spannenden Position sind Sie die administrative und organisationale Unterstützung des CEOs, Head PWM Schweiz und der SMC-Mitglieder. Sie unterstützen und vertreten die Leiterin Reception Desk in der Leitung des Kundenempfangs und sind die erste Ansprechpartner/-in für interne und externe Mitarbeitende und Gäste.
HAUPTTÄTIGKEITEN- Empfang und Betreuung unserer Gäste, neuer und externer Mitarbeiter als erste Anlaufstelle
- Entgegennahme und Bearbeitung eingehender Anrufe in Deutsch, Englisch und Österreichisch
- Koordination und Verwaltung der Sitzungsräume
- Organisieren, Servieren und Aufräumen von Kunden- und internen Mittagessen/Abendessen
- Kontrolle und Erstellung der monatlichen Empfangskreditkartenabrechnung
- Gäste- und Mitarbeiterausweisverwaltung
- Diverse Einkäufe (Büromaterial sowie Kaffee- und Gästebedarf)
- DHL-Sendungen und Einschreiben
- Kontierung von Rechnungen und Überwachung der Kosten
- Bearbeitung der internen und externen Post
- Wartung des Firmenwagens
- Teilnahme am Onboarding-Prozess von neuen Mitarbeitern sowie Organisation von Treffen und Mittagessen mit der Geschäftsleitung
- Organisatorische und administrative Unterstützung
- Aktives Management und Koordination der Agenda
- Reisemanagement (Planung von Geschäftsreisen)
- Organisation und Verwaltung von Gruppenbesuchen
- Kontrolle und Erstellung der monatlichen Kreditkartenabrechnungen
- Kontrolle und Erstellung der persönlichen Spesenabrechnungen
- Organisation und Planung von internen Meetings, Lunch-Events und externen Off-Sites
- Erste Anlaufstelle für interne und externe Partner, Kunden und Bewerbertreffen
- Abgeschlossenes Studium der Betriebswirtschaftslehre
- Erfolgreiche Erfahrung in einer vergleichbaren Position in der Finanzbranche
- Fließende Deutsch-, Englisch- und Österreichischkenntnisse in Wort und Schrift
- Neugier, Sorgfalt, Ausdauer, Selbstständigkeit, Flexibilität, Zuverlässigkeit, ausgezeichnete zwischenmenschliche Fähigkeiten und ein ausgeprägter Sinn für Service und Spaß an Teamarbeit
- Gute Beherrschung von Excel, Word, PowerPoint, Outlook
Wir setzen uns für Chancengleichheit ein. Diversität ist einer der Schlüssel zu unserem Erfolg in der Vergangenheit und in der Zukunft, und wir unterstützen sie voll und ganz.
Reception Desk Manager & Personal Assistant, 60% temporär Arbeitgeber: ODDO BHF (Schweiz) AG
Kontaktperson:
ODDO BHF (Schweiz) AG HR Team
StudySmarter Bewerbungstipps 🤫
So bekommst du den Job: Reception Desk Manager & Personal Assistant, 60% temporär
✨Tip Nummer 1
Sei proaktiv! Wenn du dich für die Stelle als Reception Desk Manager & Personal Assistant interessierst, zögere nicht, direkt mit dem Unternehmen in Kontakt zu treten. Ein kurzes, freundliches Telefonat kann oft mehr bewirken als eine E-Mail.
✨Tip Nummer 2
Nutze dein Netzwerk! Sprich mit Freunden oder Bekannten, die in der Finanzbranche arbeiten. Vielleicht können sie dir Insider-Infos geben oder sogar eine Empfehlung aussprechen, was deine Chancen erhöht.
✨Tip Nummer 3
Bereite dich auf das Vorstellungsgespräch vor! Informiere dich über ODDO BHF und deren Werte. Zeige, dass du nicht nur die Anforderungen erfüllst, sondern auch gut ins Team passt und die Unternehmenskultur verstehst.
✨Tip Nummer 4
Bewirb dich direkt über unsere Website! Das zeigt dein Interesse und Engagement. Außerdem hast du so die besten Chancen, dass deine Bewerbung schnell gesehen wird. Lass uns gemeinsam den nächsten Schritt gehen!
Diese Fähigkeiten machen dich zur top Bewerber*in für die Stelle: Reception Desk Manager & Personal Assistant, 60% temporär
Tipps für deine Bewerbung 🫡
Sei du selbst!: Wir möchten dich kennenlernen, also zeig uns, wer du wirklich bist! Verwende eine authentische Sprache und lass deine Persönlichkeit durchscheinen. Das macht deine Bewerbung einzigartig.
Pass auf die Details auf!: Achte darauf, dass deine Bewerbung fehlerfrei ist. Rechtschreib- und Grammatikfehler können einen schlechten Eindruck hinterlassen. Lass jemanden drüberlesen, um sicherzugehen, dass alles passt!
Mach es persönlich!: Beziehe dich in deinem Anschreiben direkt auf die Stelle und das Unternehmen. Erkläre, warum du genau bei uns arbeiten möchtest und was du mitbringst, um unser Team zu bereichern.
Bewirb dich über unsere Website!: Der einfachste Weg, um Teil unseres Teams zu werden, ist die Bewerbung über unsere Website. So stellst du sicher, dass deine Unterlagen direkt an die richtige Stelle gelangen und wir dich schnellstmöglich kontaktieren können.
Wie du dich auf ein Vorstellungsgespräch bei ODDO BHF (Schweiz) AG vorbereitest
✨Informiere dich über das Unternehmen
Bevor du zum Interview gehst, solltest du dir die Zeit nehmen, mehr über ODDO BHF zu erfahren. Schau dir ihre Geschichte, ihre Dienstleistungen und ihre Unternehmenskultur an. Das zeigt dein Interesse und hilft dir, gezielte Fragen zu stellen.
✨Bereite Beispiele vor
Denke an konkrete Situationen aus deiner bisherigen Berufserfahrung, die deine Fähigkeiten als Empfangsmanager und persönliche Assistenz unter Beweis stellen. Bereite mindestens drei Beispiele vor, die deine Organisationstalente und zwischenmenschlichen Fähigkeiten zeigen.
✨Präsentiere deine Sprachkenntnisse
Da fließende Deutsch-, Englisch- und ösischkenntnisse gefordert sind, sei bereit, in diesen Sprachen zu kommunizieren. Du könntest auch einen kurzen Teil des Interviews in einer der anderen Sprachen führen, um deine Sprachfähigkeiten zu demonstrieren.
✨Zeige deine Teamfähigkeit
In dieser Rolle ist Teamarbeit entscheidend. Bereite dich darauf vor, Fragen zu beantworten, die deine Fähigkeit zur Zusammenarbeit mit verschiedenen Abteilungen und Personen betreffen. Betone, wie wichtig dir ein gutes Arbeitsklima und die Unterstützung deiner Kollegen sind.