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Für Unternehmen Auf einen Blick
- Aufgaben: Sei die erste Anlaufstelle für Gäste und unterstütze das Team administrativ.
- Arbeitgeber: ODDO BHF, eine traditionsreiche Finanzgruppe mit über 150 Jahren Erfahrung.
- Mitarbeitervorteile: Attraktives Vergütungspaket und ein dynamisches Arbeitsumfeld.
- Warum dieser Job: Gestalte den Empfang und unterstütze Führungskräfte in einem internationalen Umfeld.
- Gewünschte Qualifikationen: Studium der Betriebswirtschaft und Erfahrung in der Finanzbranche erforderlich.
- Andere Informationen: Vielfältige Entwicklungsmöglichkeiten in einem kollegialen Team.
Das voraussichtliche Gehalt liegt zwischen 21600 - 36000 € pro Jahr.
ODDO BHF ist eine deutsch-französisch-schweizerische Finanzgruppe mit einer über 150-jährigen Geschichte. Sie befindet sich im Besitz und unter der Leitung von Philippe Oddo, der die fünfte Generation von Börsenmaklern und einer auf den Mittelstand spezialisierten deutschen Bank vertritt. Mit 3’200 Mitarbeitern und einem Kundenvermögen von mehr als 150 Milliarden Euro verfügt ODDO BHF über drei Hauptgeschäftsbereiche: Private Banking, Asset Management sowie Corporate und Investment Banking.
In dieser spannenden Position sind Sie die administrative und organisationale Unterstützung des CEOs, Head PWM Schweiz und der SMC-Mitglieder. Sie unterstützen und vertreten die Leiterin Reception Desk in der Leitung des Kundenempfangs und sind die erste Ansprechpartner/-in für interne und externe Mitarbeitende und Gäste.
HAUPTÄTIGKEITEN
- Empfang und Betreuung unserer Gäste, neuer und externer Mitarbeiter als erste Anlaufstelle
- Entgegennahme und Bearbeitung eingehender Anrufe in Deutsch, Englisch und Französisch
- Koordination und Verwaltung der Sitzungsräume
- Organisieren, Servieren und Aufräumen von Kunden- und internen Mittagessen/Abendessen
- Kontrolle und Erstellung der monatlichen Empfangskreditkartenabrechnung
- Gäste- und Mitarbeiterausweisverwaltung
- Diverse Einkäufe (Büromaterial sowie Kaffee- und Gästebedarf)
- DHL-Sendungen und Einschreiben
- Kontierung von Rechnungen und Überwachung der Kosten
- Bearbeitung der internen und externen Post
- Wartung des Firmenwagens
- Teilnahme am Onboarding-Prozess von neuen Mitarbeitern sowie Organisation von Treffen und Mittagessen mit der Geschäftsleitung
Assistant CEO & Head PWM Switzerland und SMC-Mitglieder
- Organisatorische und administrative Unterstützung
- Aktives Management und Koordination der Agenda
- Reisemanagement (Planung von Geschäftsreisen)
- Organisation und Verwaltung von Gruppenbesuchen
- Kontrolle und Erstellung der monatlichen Kreditkartenabrechnungen
- Kontrolle und Erstellung der persönlichen Spesenabrechnungen
- Organisation und Planung von internen Meetings, Lunch-Events und externen Off-Sites
- Erste Anlaufstelle für interne und externe Partner, Kunden und Bewerbertreffen
ERFORDERLICHE KOMPETENZEN
- Abgeschlossenes Studium der Betriebswirtschaftslehre
- Erfolgreiche Erfahrung in einer vergleichbaren Position in der Finanzbranche
- Fließende Deutsch-, Englisch- und Französischkenntnisse in Wort und Schrift
- Neugier, Sorgfalt, Ausdauer, Selbstständigkeit, Flexibilität, Zuverlässigkeit, ausgezeichnete zwischenmenschliche Fähigkeiten und ein ausgeprägter Sinn für Service und Spaß an Teamarbeit
- Gute Beherrschung von Excel, Word, PowerPoint, Outlook
Wir setzen uns für Chancengleichheit ein. Diversität ist einer der Schlüssel zu unserem Erfolg in der Vergangenheit und in der Zukunft, und wir unterstützen sie voll und ganz.
Reception Desk Manager & Personal Assistant, 60% temporär (M/W/D) Arbeitgeber: ODDO BHF (Schweiz) AG
Kontaktperson:
ODDO BHF (Schweiz) AG HR Team
StudySmarter Bewerbungstipps 🤫
So bekommst du den Job: Reception Desk Manager & Personal Assistant, 60% temporär (M/W/D)
✨Tip Nummer 1
Sei proaktiv! Wenn du dich für die Stelle interessierst, zögere nicht, direkt mit dem Unternehmen in Kontakt zu treten. Ein kurzes, freundliches Telefonat kann oft mehr bewirken als eine E-Mail.
✨Tip Nummer 2
Nutze dein Netzwerk! Sprich mit Freunden oder Bekannten, die in der Finanzbranche arbeiten. Vielleicht können sie dir Insider-Infos geben oder sogar eine Empfehlung aussprechen.
✨Tip Nummer 3
Bereite dich auf das Vorstellungsgespräch vor! Informiere dich über ODDO BHF und überlege dir, wie deine Fähigkeiten und Erfahrungen zur Position passen. Zeige, dass du wirklich interessiert bist!
✨Tip Nummer 4
Bewirb dich direkt über unsere Website! Das zeigt dein Interesse und du kannst sicher sein, dass deine Bewerbung an die richtige Stelle gelangt. Lass uns gemeinsam den nächsten Schritt gehen!
Diese Fähigkeiten machen dich zur top Bewerber*in für die Stelle: Reception Desk Manager & Personal Assistant, 60% temporär (M/W/D)
Tipps für deine Bewerbung 🫡
Sei du selbst!: Wir möchten dich kennenlernen, also zeig uns, wer du wirklich bist! Lass deine Persönlichkeit in deinem Anschreiben durchscheinen und erzähl uns, warum du die perfekte Wahl für die Position bist.
Pass dein Anschreiben an: Vermeide Standardfloskeln und passe dein Anschreiben an die spezifischen Anforderungen der Stelle an. Zeig uns, dass du die Stellenbeschreibung genau gelesen hast und erkläre, wie deine Erfahrungen zu den Aufgaben passen.
Achte auf die Details: Korrekte Rechtschreibung und Grammatik sind ein Muss! Nimm dir die Zeit, um deine Bewerbung sorgfältig zu überprüfen. Ein fehlerfreies Dokument zeigt, dass du Wert auf Qualität legst.
Bewirb dich über unsere Website: Der einfachste Weg, um Teil unseres Teams zu werden, ist die Bewerbung über unsere Website. So stellst du sicher, dass deine Unterlagen direkt bei uns landen und wir sie schnellstmöglich prüfen können.
Wie du dich auf ein Vorstellungsgespräch bei ODDO BHF (Schweiz) AG vorbereitest
✨Informiere dich über ODDO BHF
Bevor du zum Interview gehst, solltest du dir einen Überblick über die Geschichte und die Werte von ODDO BHF verschaffen. Zeige, dass du die Finanzgruppe und ihre Hauptgeschäftsbereiche verstehst. Das hilft dir, gezielte Fragen zu stellen und dein Interesse an der Position zu unterstreichen.
✨Bereite Beispiele vor
Denke an konkrete Beispiele aus deiner bisherigen Berufserfahrung, die deine Fähigkeiten als Reception Desk Manager und Personal Assistant zeigen. Überlege dir, wie du in der Vergangenheit mit Herausforderungen umgegangen bist und welche Erfolge du erzielt hast. So kannst du im Interview selbstbewusst auftreten.
✨Sprich die Sprachen fließend
Da die Position fließende Deutsch-, Englisch- und Französischkenntnisse erfordert, solltest du dich darauf vorbereiten, in allen drei Sprachen zu kommunizieren. Übe wichtige Phrasen und Fachbegriffe, die in der Finanzbranche relevant sind, um sicherzustellen, dass du im Gespräch überzeugend rüberkommst.
✨Zeige deine Teamfähigkeit
In der Rolle wirst du viel mit anderen zusammenarbeiten. Bereite dich darauf vor, Beispiele zu nennen, die deine Teamarbeit und zwischenmenschlichen Fähigkeiten verdeutlichen. Betone, wie wichtig dir ein gutes Arbeitsklima ist und wie du zur Teamdynamik beiträgst.