Groups & Events Planner

Wir sind The Odyssey Hotel Group, Europas ehrgeizigster Hotelbetreiber und das Team hinter vielen bekannten globalen Hospitality-Marken. Wir arbeiten mit Marriott, IHG und Accor zusammen, um außergewöhnliche Immobilien in einer Vielzahl von Konzepten und Zielen zu entwickeln. Angetrieben von über 700 Mitarbeitern und unterstützt von Activum SG als unserem Hauptaktionär, ist es unser Ziel, wunderbare Geschichten durch eine Leidenschaft für lokal inspirierte Designs, echte Gastfreundschaft und Aufmerksamkeit für jedes Detail zu schaffen.

Sie werden Teil eines schnelllebigen, ehrgeizigen und erfolgreichen Teams, das die Branche, die wir lieben, neu gestaltet. Wenn Sie Verantwortung übernehmen, eine Leidenschaft für Service teilen und gerne im Team arbeiten, werden Sie sich hier wohlfühlen. Wir glauben an Teamarbeit, Eigenverantwortung und die Schaffung unvergesslicher Erlebnisse für unsere Gäste und Kollegen.

Als unser Groups & Events Planner im AC Hotel Würzburg spielen Sie eine zentrale Rolle bei der Planung und Organisation erfolgreicher Meetings, Feiern und Veranstaltungen vom ersten Kontakt bis zur Ausführung und Nachbereitung. Sie verwalten alle wichtigen Veranstaltungsdetails, von Zimmerlisten und Veranstaltungsaufträgen bis hin zu Grundrissen, Catering-Vereinbarungen, AV-Anforderungen und Rechnungsstellung. Sie arbeiten eng mit den Kunden zusammen, um deren Bedürfnisse zu verstehen, koordinieren mit internen Abteilungen, um eine reibungslose Durchführung sicherzustellen, und bleiben ruhig und lösungsorientiert, wenn sich Pläne in letzter Minute ändern.

Sie sind die Verbindung zwischen unseren Gästen und unseren operativen Teams und sorgen dafür, dass jede Veranstaltung reibungslos abläuft und einen bleibenden Eindruck hinterlässt. Wenn Sie organisiert, serviceorientiert, detailverliebt und leidenschaftlich in der Gastfreundschaft sind, könnte dies der perfekte nächste Schritt für Sie sein.

• Koordination aller Vor- und Nachveranstaltungsadministrationen, einschließlich Zimmerlisten, externe Bestellungen, Rechnungsstellung und Nachverfolgung
• Durchführung von Standortbesichtigungen und Vorbesprechungen mit Kunden zur Finalisierung aller Vereinbarungen
• Vorbereitung detaillierter Veranstaltungsaufträge, einschließlich Zeitplänen, Grundrissen, Raumaufbauten und Serviceanforderungen
• Überwachung des Aufbaus und der Durchführung von Veranstaltungen, um sicherzustellen, dass alle Elemente den Erwartungen der Kunden entsprechen
• Als Hauptansprechpartner vor Ort für Kunden und externe Lieferanten während der Veranstaltungen fungieren
• Enger Kontakt mit internen Abteilungen wie Küche, Bankett, Empfang und Housekeeping, um eine nahtlose Kommunikation und Durchführung sicherzustellen
• Professioneller und effizienter Umgang mit kurzfristigen Änderungen, Stornierungen und Überbuchungen
• Verwaltung von kurzfristigen Geschäften, Veranstaltungen am selben Tag und sozialen Veranstaltungen wie Geburtstagsfeiern oder Hochzeiten
• Aufbau und Pflege starker Beziehungen zu Firmenkunden, Veranstaltern und Lieferanten
• Exzellenten Kundenservice vor, während und nach jeder Veranstaltung bieten, um Wiederholungsgeschäfte zu fördern
• Feedback von Kunden sammeln und kontinuierliche Verbesserungen des Veranstaltungserlebnisses unterstützen
• Führen genauer Veranstaltungsunterlagen und Aktualisierung aller Buchungsinformationen
• Sicherstellung der Einhaltung von Unternehmensrichtlinien, Sicherheitsstandards und vertraglichen Vereinbarungen

• Attraktives Leistungspaket
• Mitarbeiterrabatte in mehr als 8.000 Hotels für Sie und Ihre Familie
• Große Entwicklungsmöglichkeiten innerhalb unseres Hotelportfolios und der Zentrale
• Zugang zu Ressourcen über Empowr zur Unterstützung Ihres Wohlbefindens
• Raum für Ihre Ideen, Kreativität und persönlichen Beitrag
• Ein dynamisches und wachsendes Arbeitsumfeld, in dem kein Tag dem anderen gleicht
• Die Möglichkeit, in einer schönen Hotelumgebung in Würzburg zu arbeiten
• Eine unterstützende Kultur, in der Kollegen oft zu echten Freunden werden
• Vielfältige Aufgaben und die Chance, sich an größeren Projekten zu beteiligen
• Die Möglichkeit, mit einem leidenschaftlichen und innovativen Team in einem führenden Hospitality-Unternehmen zu arbeiten

• Frühere Erfahrung in der Gruppen-, Meeting- oder Veranstaltungsplanung im Bereich Gastgewerbe
• Exzellente organisatorische Fähigkeiten und die Fähigkeit, mehrere Prioritäten gleichzeitig zu managen
• Eine echte Leidenschaft für Gastfreundschaft und die Schaffung unvergesslicher Gästeerlebnisse
• Starke Kommunikationsfähigkeiten in Englisch und Deutsch; zusätzliche Sprachen sind von Vorteil
• Eine professionelle, freundliche und kundenorientierte Einstellung
• Starke Detailgenauigkeit und eine proaktive, lösungsorientierte Denkweise
• Die Fähigkeit, gut unter Druck zu arbeiten und positiv auf sich ändernde Prioritäten zu reagieren
• Gute Kenntnisse der Veranstaltungslogistik, einschließlich Raumaufbauten, Catering-Koordination und AV-Anforderungen
• Erfahrung im Umgang mit PMS-, CRM-Systemen oder Veranstaltungsplanungswerkzeugen
• Starke Beziehungsaufbau-Fähigkeiten sowohl mit Kunden als auch mit internen Stakeholdern
• Verständnis für Gesundheits-, Sicherheits- und Servicestandards im Zusammenhang mit Veranstaltungen

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