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Für Unternehmen Auf einen Blick
- Aufgaben: Organisiere das Büro, verwalte Post und unterstütze bei Veranstaltungen.
- Arbeitgeber: OeAD ist Österreichs Agentur für Bildung und Internationalisierung mit über 370 Mitarbeitern.
- Mitarbeitervorteile: Vollzeitstelle mit flexiblen Arbeitszeiten, Gesundheitsförderung und Weiterbildungsmöglichkeiten.
- Warum dieser Job: Spannende Aufgaben in einem zukunftsorientierten Umfeld mit Fokus auf Bildung und Kultur.
- Gewünschte Qualifikationen: Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung und sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse erforderlich.
- Andere Informationen: Befristete Anstellung bis Ende 2025, Bewerbung von Menschen mit Behinderung erwünscht.
Sie möchten in einem zukunftsorientierten Unternehmen arbeiten? Sie begeistern sich für Bildung, Wissenschaft, Forschung und Kultur? Erasmus+, Digitalisierung, Stipendienprogramme, Kultur- und Wissenschaftsvermittlung und Bildungskooperation klingen für Sie spannend? Dann sind Sie bei uns richtig! Wir sind der OeAD, Österreichs Agentur für Bildung und Internationalisierung. Mit über 370 Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern beraten, fördern und vernetzen wir Menschen und Institutionen in Österreich, Europa und internationalen Schwerpunktländern.
Ihr Arbeitsbereich ist das Sekretariat im Bereich Erasmus+ Jugend und Europäisches Solidaritätskorps in der Abteilung Europa, Bildung, Jugend, www.erasmusplus.at. Zusätzlich übernehmen Sie an diesem Standort allgemeine Aufgaben des Empfangs.
Das erwartet Sie:
- Sie sind zuständig für die Büroorganisation der Abteilung (Rechnungskontrolle, etc.).
- Sie bearbeiten die eingehende und ausgehende Post und verwalten die Ablage.
- Die Akten- und Fristenverwaltung der Abteilung befindet sich in Ihrem Aufgabenbereich.
- Sie organisieren Sitzungen der Abteilung und führen Protokolle.
- Sie unterstützen die Abteilung bei der Organisation von Reisen und Veranstaltungen.
- Sie führen Telefonate und Korrespondenz in Deutsch und Englisch (Auskunftserteilung, Gesprächsvermittlung - im Team auch für den gesamten OeAD).
- Sie empfangen und betreuen alle Kundinnen und Kunden bzw. Gäste am Standort.
- Sie sind für die Terminverwaltung sowie für die Vorbereitung der Besprechungsräume zuständig.
- Sie erledigen Bestellungen, Einkäufe sowie Post- und Botengänge.
Das bringen Sie mit:
- Sie verfügen über eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung (Lehre, Fachschule, BMS oder höher).
- Einschlägige Berufserfahrung ist für Sie und für uns von Vorteil.
- Sie haben sehr gute Deutschkenntnisse (Deutsch: Niveau C1, GER) und Englischkenntnisse (Englisch: Niveau B2, GER).
- Sie bringen sehr gute MS-Office-Kenntnisse mit.
- Genauigkeit, Selbständigkeit und Verlässlichkeit sind für Sie selbstverständlich.
- Sie verfügen über Organisationstalent, Kunden- und Serviceorientierung sowie Stressresistenz.
- Sie haben ein freundliches und gepflegtes Auftreten und bringen ausgezeichnete Umgangsformen mit.
- Sie sind teamfähig sowie engagiert, kommunikativ und proaktiv.
Das bieten wir Ihnen:
- Es erwartet Sie eine abwechslungsreiche, anspruchsvolle Vollzeittätigkeit im Ausmaß von 37,5 Wochenstunden und mit einem Gehalt ab 2.542,80 Euro brutto/Monat (Überzahlung je nach einschlägiger Berufserfahrung).
- Ein Arbeitsbeginn ist ab sofort möglich.
- Das Dienstverhältnis ist auf die Dauer einer Karenz bis voraussichtlich Ende 2025 befristet.
- Laufende interne und externe Weiterbildungsmöglichkeiten unterstützen Ihre Entwicklung im OeAD.
- Im Rahmen der betrieblichen Gesundheitsförderung können Sie diverse Angebote nutzen (z.B. Yoga, Rückentraining, Gesundheitsvorträge, frisches Obst).
- Das Büro befindet sich in zentraler Lage in Wien und ist mit öffentlichen Verkehrsmitteln gut erreichbar.
Bewerbung von Menschen mit Behinderung ausdrücklich erwünscht.
Sekretariat & Empfang (m/w/d) Arbeitgeber: OeAD - Agentur für Bildung und Internationalisierung
Kontaktperson:
OeAD - Agentur für Bildung und Internationalisierung HR Team
StudySmarter Bewerbungstipps 🤫
So bekommst du den Job: Sekretariat & Empfang (m/w/d)
✨Tip Nummer 1
Nutze dein Netzwerk! Sprich mit Freunden, Bekannten oder ehemaligen Kollegen, die möglicherweise bereits im OeAD oder in ähnlichen Organisationen arbeiten. Oftmals können persönliche Empfehlungen den Unterschied machen.
✨Tip Nummer 2
Informiere dich über aktuelle Projekte und Initiativen des OeAD, insbesondere im Bereich Erasmus+ und Bildungskooperation. Zeige in Gesprächen, dass du dich für die Themen interessierst und bereit bist, aktiv zur Mission des Unternehmens beizutragen.
✨Tip Nummer 3
Bereite dich auf mögliche Fragen im Vorstellungsgespräch vor, indem du dir überlegst, wie deine Fähigkeiten und Erfahrungen konkret zur Büroorganisation und Kundenbetreuung beitragen können. Sei bereit, Beispiele aus deiner bisherigen Berufserfahrung zu teilen.
✨Tip Nummer 4
Zeige deine Begeisterung für Bildung und Kultur während des gesamten Bewerbungsprozesses. Ein authentisches Interesse an den Werten und Zielen des OeAD kann einen positiven Eindruck hinterlassen und deine Chancen erhöhen.
Diese Fähigkeiten machen dich zur top Bewerber*in für die Stelle: Sekretariat & Empfang (m/w/d)
Tipps für deine Bewerbung 🫡
Unternehmensrecherche: Informiere dich über den OeAD und seine Tätigkeiten im Bereich Bildung und Internationalisierung. Besuche die offizielle Website, um mehr über die Erasmus+-Programme und die Unternehmensphilosophie zu erfahren.
Lebenslauf und Anschreiben: Erstelle einen klar strukturierten Lebenslauf, der deine kaufmännische Ausbildung und relevante Berufserfahrung hervorhebt. Verfasse ein individuelles Anschreiben, in dem du deine Motivation für die Stelle und deine Fähigkeiten im Bereich Büroorganisation und Kundenbetreuung darstellst.
Sprachkenntnisse betonen: Stelle sicher, dass du deine sehr guten Deutsch- und Englischkenntnisse im Lebenslauf und Anschreiben deutlich hervorhebst. Dies ist besonders wichtig für die Kommunikation mit internationalen Gästen und Partnern.
Prüfung der Unterlagen: Bevor du deine Bewerbung einreichst, überprüfe alle Dokumente auf Vollständigkeit und Richtigkeit. Achte darauf, dass dein Anschreiben und Lebenslauf fehlerfrei sind und alle relevanten Informationen enthalten.
Wie du dich auf ein Vorstellungsgespräch bei OeAD - Agentur für Bildung und Internationalisierung vorbereitest
✨Bereite dich auf die Aufgaben vor
Informiere dich über die spezifischen Aufgaben im Sekretariat und Empfang. Überlege dir, wie deine bisherigen Erfahrungen und Fähigkeiten in diesen Bereichen zur Stelle passen.
✨Zeige deine Kommunikationsfähigkeiten
Da die Position viel Kundenkontakt erfordert, solltest du während des Interviews deine Kommunikationsfähigkeiten unter Beweis stellen. Übe, klar und freundlich zu sprechen, sowohl auf Deutsch als auch auf Englisch.
✨Hebe deine Organisationstalente hervor
Betone deine Fähigkeiten in der Büroorganisation und im Zeitmanagement. Bereite Beispiele vor, die zeigen, wie du in der Vergangenheit erfolgreich organisiert hast, um Stresssituationen zu bewältigen.
✨Sei proaktiv und engagiert
Unterstreiche deine Teamfähigkeit und dein Engagement für die Aufgaben. Zeige, dass du bereit bist, Verantwortung zu übernehmen und aktiv zur Verbesserung der Abteilung beizutragen.
