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Für Unternehmen Auf einen Blick
- Aufgaben: Unterstütze die Geschäftsführung bei Meetings, Reisen und administrativen Aufgaben.
- Arbeitgeber: WS Service GmbH ist Teil der ÖBB-Infrastruktur AG und voestalpine Turnout Technology.
- Mitarbeitervorteile: Nachhaltiger Arbeitsplatz, spannende Aufgaben und Fahrbegünstigung mit der ÖBB.
- Warum dieser Job: Werde Teil eines dynamischen Teams und trage zu einem umweltfreundlichen Unternehmen bei.
- Gewünschte Qualifikationen: Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung und mehrjährige Assistenzerfahrung erforderlich.
- Andere Informationen: Mindestentgelt von EUR 53.696,16 brutto/Jahr, Überzahlung je nach Qualifikation möglich.
Das voraussichtliche Gehalt liegt zwischen 53696 - 59600 € pro Jahr.
Damit unser Bahnsystem funktioniert, müssen abertausende Weichen zuverlässig arbeiten. Wir inspizieren, warten und reparieren sie über die gesamte Lebensdauer. Wir, das sind die rund 130 KollegInnen der WS Service GmbH, einer Tochtergesellschaft der ÖBB-Infrastruktur AG und der voestalpine Turnout Technology Zeltweg GmbH.
Dein Job, du…
- unterstützt in Deiner Rolle die Geschäftsführung im Tagesgeschäft sowie bei der Organisation von Geschäftsreisen, Meetings, Besprechungen und Veranstaltungen
- übernimmst eigenverantwortlich die Vor- und Nachbereitung von Meetings (ggf. Hotelbuchung, Raumkoordination, Organisation der Verpflegung etc.) inkl. der Erstellung von Protokollen, etc.
- erstellst Unterlagen und Präsentationen für die Geschäftsführung
- bist im TAR zuständig für die Genehmigung der An-/Abwesenheiten und kontrollierst den Monatsabschluss der Zeitnachweise für den Overhead der WS Service inkl. der damit verbundenen Aufgaben (u.a. Kontrolle der Nachweise beruflich veranlasster Reisen, Fahrtenbücher). Den dafür erforderlichen Genehmigungsprozess mit der Geschäftsführung setzt du ebenfalls um.
- bist als Informations- und Kommunikationsschnittstelle die erste Anlaufstelle für interne und externe Ansprechpartner
- übernimmst alle allgemeinen Sekretariatstätigkeiten (Terminkoordination und Korrespondenz)
Dein Profil, du…
- verfügst über eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung.
- konntest bereits mehrjährige Assistenzerfahrung sammeln.
- bist versiert im Umgang mit MS-Office.
- überzeugst durch dein professionelles Auftreten und eine diskrete Arbeitsweise.
- zeichnest dich durch deine hohe soziale Kompetenz, Verantwortungsbewusstsein, Belastbarkeit und Flexibilität aus.
- arbeitest selbstständig, strukturiert und eigenverantwortlich und behältst auch in stressigen Situationen den Überblick.
- hast große Freude daran, unser Team und unsere Führungskräfte bei organisatorischen und administrativen Fragen zu unterstützen.
Unser Angebot
- Wir bieten einen nachhaltigen Arbeitsplatz mit spannenden und abwechslungsreichen Aufgaben in einem dynamischen Unternehmen.
- Ein zielstrebiges und erfahrenes Team freut sich auf dich.
- Du hast die Chance, einen persönlichen Beitrag in einem der klima- und umweltfreundlichsten Unternehmen Österreichs zu leisten und die Option, die Fahrbegünstigung in Anspruch zu nehmen, um Österreich mit der ÖBB zu entdecken.
- Für die Funktion \“Assistenz Geschäftsführung\“ ist ein Mindestentgelt von EUR 53.696,16 brutto/Jahr bei einem Beschäftigungsausmaß von 38,5 Wochenstunden vorgesehen. Je nach Qualifikation und Berufserfahrung ist eine Überzahlung möglich.
Die Beschäftigung in der WS Service GmbH findet im Wege einer Arbeitskräfteüberlassung von der ÖBB-Infrastruktur AG zur WS Service GmbH statt.
Deine Bewerbung
Bitte bewirb dich online mit Deinem Motivationsschreiben, Lebenslauf und Zeugnissen. Als interne:r Bewerber:in fügst du idealerweise bitte auch Deinen SAP-Auszug hinzu.
Assistent:in der Geschäftsführung (m/w/d) Arbeitgeber: ÖBB-Konzern
Kontaktperson:
ÖBB-Konzern HR Team
StudySmarter Bewerbungstipps 🤫
So bekommst du den Job: Assistent:in der Geschäftsführung (m/w/d)
✨Tip Nummer 1
Netzwerke sind entscheidend! Nutze Plattformen wie LinkedIn, um Kontakte zu knüpfen und dich mit aktuellen oder ehemaligen Mitarbeitern der WS Service GmbH zu vernetzen. So kannst du wertvolle Einblicke in die Unternehmenskultur und die Anforderungen an die Position gewinnen.
✨Tip Nummer 2
Bereite dich auf mögliche Fragen im Vorstellungsgespräch vor, indem du dir überlegst, wie du deine Erfahrungen in der Assistenz und deine Fähigkeiten im Umgang mit MS-Office konkret darlegen kannst. Überlege dir Beispiele, die deine Belastbarkeit und Flexibilität unter Beweis stellen.
✨Tip Nummer 3
Informiere dich über aktuelle Projekte und Entwicklungen der WS Service GmbH. Zeige im Gespräch dein Interesse an den Themen, die das Unternehmen beschäftigen, und bringe eigene Ideen ein, wie du zur Verbesserung der Abläufe beitragen könntest.
✨Tip Nummer 4
Präsentiere dich professionell und authentisch. Achte darauf, dass dein Auftreten sowohl im persönlichen Gespräch als auch in der Kommunikation mit dem Unternehmen deine soziale Kompetenz und dein Verantwortungsbewusstsein widerspiegelt. Das kann einen positiven Eindruck hinterlassen.
Diese Fähigkeiten machen dich zur top Bewerber*in für die Stelle: Assistent:in der Geschäftsführung (m/w/d)
Tipps für deine Bewerbung 🫡
Motivationsschreiben: Verfasse ein überzeugendes Motivationsschreiben, in dem du deine Begeisterung für die Position als Assistent:in der Geschäftsführung ausdrückst. Gehe darauf ein, wie deine Erfahrungen und Fähigkeiten zur Unterstützung der Geschäftsführung beitragen können.
Lebenslauf: Erstelle einen klar strukturierten Lebenslauf, der deine kaufmännische Ausbildung und relevante Berufserfahrung hervorhebt. Achte darauf, alle wichtigen Stationen und Fähigkeiten, insbesondere im Umgang mit MS-Office, zu betonen.
Zeugnisse und Nachweise: Füge alle relevanten Zeugnisse und Nachweise bei, die deine Qualifikationen untermauern. Dazu gehören Ausbildungszeugnisse sowie Nachweise über deine bisherigen Tätigkeiten als Assistent:in.
Online-Bewerbung: Reiche deine Bewerbung online über die Website der WS Service GmbH ein. Stelle sicher, dass alle Dokumente vollständig sind und überprüfe sie auf Rechtschreibfehler, bevor du die Bewerbung absendest.
Wie du dich auf ein Vorstellungsgespräch bei ÖBB-Konzern vorbereitest
✨Bereite dich gut vor
Informiere dich über die WS Service GmbH und deren Dienstleistungen. Verstehe die Rolle, die du übernehmen möchtest, und überlege dir, wie deine Erfahrungen und Fähigkeiten dazu passen.
✨Präsentiere deine organisatorischen Fähigkeiten
Da die Position viel Organisationstalent erfordert, sei bereit, konkrete Beispiele aus deiner bisherigen Berufserfahrung zu nennen, in denen du erfolgreich Meetings oder Veranstaltungen organisiert hast.
✨Zeige deine Kommunikationsstärke
Als Schnittstelle zwischen verschiedenen Ansprechpartnern ist es wichtig, klar und professionell zu kommunizieren. Übe, wie du deine Kommunikationsfähigkeiten im Interview demonstrieren kannst.
✨Sei flexibel und belastbar
Die Stelle erfordert oft schnelles Handeln in stressigen Situationen. Bereite dich darauf vor, Beispiele zu geben, wie du in der Vergangenheit mit Druck umgegangen bist und dabei den Überblick behalten hast.