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Für Unternehmen Auf einen Blick
- Aufgaben: Unterstütze die Personalleitung bei Meetings, Berichten und Dokumentation.
- Arbeitgeber: Die ÖAW fördert innovative Grundlagenforschung und interdisziplinären Wissensaustausch.
- Mitarbeitervorteile: Gleitzeit, gutes Betriebsklima und ein sinnstiftendes Arbeitsumfeld warten auf dich.
- Warum dieser Job: Werde Teil einer bedeutenden Institution und gestalte die Forschungslandschaft aktiv mit.
- Gewünschte Qualifikationen: Matura oder Studium, Erfahrung in Assistenz, gute Deutsch- und Englischkenntnisse erforderlich.
- Andere Informationen: Wir fördern Vielfalt und Chancengleichheit – bewirb dich jetzt!
Das voraussichtliche Gehalt liegt zwischen 51930 - 72702 € pro Jahr.
ÖAW - Forschen für die Welt von morgen. Als zentrale außeruniversitäre Einrichtung für Wissenschaft und Forschung hat die Österreichische Akademie der Wissenschaften - ÖAW die Aufgabe, die Wissenschaft in jeder Hinsicht zu fördern. 1847 als Gelehrtengesellschaft gegründet, steht sie mit ihren heute über 760 Mitgliedern sowie rund 1.800 Mitarbeitenden für innovative Grundlagenforschung, interdisziplinären Wissensaustausch und die Vermittlung neuer Erkenntnisse.
An der Österreichischen Akademie der Wissenschaften - ÖAW, der größten außeruniversitären Einrichtung für Grundlagenforschung in Österreich, ist die Position als ASSISTENZ (w/m/x) der Personalleitung zu besetzen.
Ihr Aufgabenbereich:
- Pro-aktive Unterstützung der Leitung der Personalabteilung in allen Belangen
- Eigenständige Terminorganisation und -verwaltung der anstehenden Besprechungen, Meetings, Sitzungen o.Ä. - von der zeitgerechten Koordination über die proaktive Aufbereitung von Informationen und Unterlagen, Erstellung von Berichten und Präsentationen bis hin zur Nachbereitung inkl. Dokumentation und Protokollführung
- Terminüberwachung insbesondere bei der Durchführung von Projekten
- Klassische Back-Office-Tätigkeiten wie Datenbankpflege, (digitale) Dokumentation, Dokumenten- und Ablagemanagement, als auch Bearbeitung sämtlicher Korrespondenz
Ihr Profil:
- Matura oder Studium vorzugsweise mit wirtschaftlichem Hintergrund, oder gleichwertige Berufsausbildung
- Mehrjährige Berufserfahrung in der gehobenen Assistenz, bevorzugt im Personalbereich
- Ausgeprägte Sprachkompetenz (Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift), Freude bei der Verfassung von Texten
- Gute Englischkenntnisse zumindest auf Maturaniveau
- Sehr gute Anwenderkenntnisse in MS-Office
- Verständnis für wirtschaftliche Geschäftsprozesse und formale Genehmigungsprozesse sowie Einfühlungsvermögen
- Organisationstalent und überdurchschnittliche Genauigkeit
- Eigenständige, proaktive und serviceorientierte Arbeitsweise
Unser Angebot:
- Abwechslungsreiches, verantwortungsvolles Tätigkeitsfeld
- Sinnstiftende Tätigkeit der größten außeruniversitären Einrichtung für Grundlagenforschung in Österreich
- Gutes Betriebsklima, Gleitzeitregelung, zentrale Innenstadtlage
- Ein kollektivvertragliches Mindestgehalt in Höhe von EUR 51.930,76
Die Österreichische Akademie der Wissenschaften (ÖAW) verfolgt eine diskriminierungsfreie Beschäftigungspolitik und legt Wert auf Chancengleichheit sowie Vielfalt. Insbesondere Personen aus unterrepräsentierten Gruppen werden ausdrücklich ermutigt, sich zu bewerben.
Kontakt: Julia Pfeiffer, julia.pfeiffer@oeaw.ac.at, Zentrale Verwaltung, 1010 Wien, Österreich.
Assistenz (w/m/x) der Personalleitung (m/w/d) Arbeitgeber: Österreichische Akademie der Wissenschaften
Kontaktperson:
Österreichische Akademie der Wissenschaften HR Team
StudySmarter Bewerbungstipps 🤫
So bekommst du den Job: Assistenz (w/m/x) der Personalleitung (m/w/d)
✨Tip Nummer 1
Nutze dein Netzwerk! Sprich mit Leuten, die bereits in der ÖAW oder im Personalbereich arbeiten. Sie können dir wertvolle Einblicke geben und möglicherweise sogar eine Empfehlung aussprechen.
✨Tip Nummer 2
Bereite dich auf das Vorstellungsgespräch vor, indem du dich über aktuelle Themen in der Wissenschaft und Forschung informierst. Zeige, dass du ein Interesse an den Zielen der ÖAW hast und wie du zur Unterstützung der Personalleitung beitragen kannst.
✨Tip Nummer 3
Praktische Erfahrungen sind wichtig! Wenn du die Möglichkeit hast, Praktika oder Volontariate im Personalbereich zu absolvieren, nutze diese Chance, um deine Fähigkeiten zu erweitern und relevante Erfahrungen zu sammeln.
✨Tip Nummer 4
Zeige deine organisatorischen Fähigkeiten! Bereite Beispiele vor, die deine Erfahrung in der Terminorganisation und Dokumentation verdeutlichen. Dies wird dir helfen, dich von anderen Bewerbern abzuheben.
Diese Fähigkeiten machen dich zur top Bewerber*in für die Stelle: Assistenz (w/m/x) der Personalleitung (m/w/d)
Tipps für deine Bewerbung 🫡
Unternehmensrecherche: Informiere dich über die Österreichische Akademie der Wissenschaften. Besuche ihre offizielle Website, um mehr über ihre Mission, Werte und aktuelle Projekte zu erfahren.
Anpassung des Lebenslaufs: Gestalte deinen Lebenslauf so, dass er die für die Assistenzposition relevanten Erfahrungen und Fähigkeiten hervorhebt. Betone deine Kenntnisse im Personalbereich sowie deine Sprachkompetenzen in Deutsch und Englisch.
Motivationsschreiben: Verfasse ein überzeugendes Motivationsschreiben, in dem du erklärst, warum du dich für die Position interessierst und wie deine Fähigkeiten zur Unterstützung der Personalleitung beitragen können. Zeige deine Begeisterung für die Forschung und die Arbeit der ÖAW.
Dokumente überprüfen: Stelle sicher, dass alle erforderlichen Dokumente vollständig und korrekt sind, bevor du deine Bewerbung einreichst. Achte darauf, dass dein Lebenslauf und das Motivationsschreiben fehlerfrei sind und professionell wirken.
Wie du dich auf ein Vorstellungsgespräch bei Österreichische Akademie der Wissenschaften vorbereitest
✨Bereite dich gut vor
Informiere dich über die Österreichische Akademie der Wissenschaften und ihre Forschungsprojekte. Zeige, dass du die Mission und Werte der ÖAW verstehst und wie du zur Unterstützung der Personalleitung beitragen kannst.
✨Präsentiere deine Organisationstalente
Da die Position viel Organisation erfordert, bereite Beispiele vor, die deine Fähigkeiten in der Terminorganisation und -verwaltung demonstrieren. Erkläre, wie du Meetings effizient planst und Informationen aufbereitet.
✨Zeige deine Sprachkompetenz
Da gute Deutsch- und Englischkenntnisse gefordert sind, sei bereit, in beiden Sprachen zu kommunizieren. Du könntest auch einen kurzen Text in Englisch oder Deutsch verfassen, um deine Schreibfähigkeiten zu demonstrieren.
✨Sei proaktiv und serviceorientiert
Hebe hervor, wie du in der Vergangenheit proaktiv Probleme gelöst hast und wie du die Bedürfnisse deines Vorgesetzten antizipierst. Zeige, dass du eine serviceorientierte Denkweise hast und bereit bist, die Personalleitung bestmöglich zu unterstützen.
