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Für Unternehmen Auf einen Blick
- Aufgaben: Empfange Gäste und organisiere den Empfangsbereich mit einem Lächeln.
- Arbeitgeber: Österreichischer Integrationsfonds - ein Ort, der Integration fördert.
- Mitarbeitervorteile: Flexible Arbeitszeiten, Homeoffice und Entwicklungsmöglichkeiten.
- Andere Informationen: Ein dynamisches Team, das Vielfalt schätzt und Barrieren abbaut.
- Warum dieser Job: Gestalte aktiv die Integration in Österreich und arbeite in einem sinnstiftenden Umfeld.
- Gewünschte Qualifikationen: Matura oder vergleichbare Ausbildung und gute MS Office Kenntnisse.
Das voraussichtliche Gehalt liegt zwischen 1875 - 1875 € pro Monat.
Der Österreichische Integrationsfonds (ÖIF) ist an zehn Standorten sowie an mobilen Beratungsstellen in ganz Österreich aktiv. Wir unterstützen die Integration von Flüchtlingen und Zuwander/innen in Österreich durch Beratung, die Förderung von Deutschkenntnissen sowie Wertevermittlung. Zugleich informieren wir die Öffentlichkeit sachlich über Migration und Integration und fördern den Dialog zu Chancen und Herausforderungen des Zusammenlebens.
Berufsgruppe: Verwaltung / Infrastruktur
Organisationseinheit: Team Empfang
Eintrittsdatum: ab sofort
Einsatzort: Wien
Tätigkeit:
- Persönlicher Empfang von Gästen, Lieferant/innen, Kund/innen und Mitarbeiter/innen im Front Office
- Laufende Telefonbetreuung und -vermittlung sowie Bearbeitung des E-Mail-Verkehrs
- Organisation des internen Reisemanagements (Ticket- und Hotelbuchungen)
- Sicherstellung der Standortöffnungszeiten inklusive Auf- und Zusperren des Standorts, Kontroll- und Schlussrundgängen sowie Alarmsetzung
- Postabwicklung (Hauspost und externe Post) sowie Entgegennahme von Lieferungen
- Laufende Lagerverwaltung, Materialorganisation sowie Bestandskontrolle
- Vorbereitung und Betreuung von Besprechungsräumen sowie Gästebewirtung inklusive Küchenorganisation
- Durchführung kleiner Einkäufe sowie Botendienste
- Ãœbernahme diverser administrativer und organisatorischer Zusatzaufgaben
Voraussetzungen:
- Abgeschlossene Matura (z. B. HAK, HBLA) oder vergleichbare kaufmännische Ausbildung sowie erste Berufserfahrung
- Sehr gute Anwenderkenntnisse in MS Office sowie ausgezeichnete Deutschkenntnisse und zusätzliche Fremdsprachenkenntnisse
- Ausgeprägte organisatorische Fähigkeiten sowie sichere mündliche und schriftliche Kommunikation
- Zeitliche und örtliche Flexibilität innerhalb Wiens
- Hohe Belastbarkeit sowie Ruhe in stressigen Situationen
- Selbstständige, strukturierte und verlässliche Arbeitsweise
- Diskretion und vertrauensvoller Umgang mit sensiblen Informationen
- Hohes Maß an Verantwortungsbewusstsein, Eigeninitiative und Kommunikationsstärke
- Interkulturelle Kompetenz und Freude am Umgang mit unterschiedlichen Menschen
- Verfügbarkeit im Rahmen der Diensteinteilung zwischen 07:30 und 18:30 Uhr
Wir bieten:
- Eine sinnstiftende Tätigkeit und die Möglichkeit im spannenden gesellschaftspolitischen Umfeld der Integration mitzuwirken - befristet auf 1 Jahr
- Die Vereinbarkeit von Beruf und Familie bzw. Beruf und Studium ist uns wichtig und wird gefördert (aktiv gelebte Gleitzeit, Homeoffice, mitarbeiter/innenfreundliches Karenzmanagement, keine All-In Verträge)
- Integration bedeutet für uns auch Inklusion: wir arbeiten stetig daran, Barrieren abzubauen. Wir freuen uns über Bewerbungen von Menschen mit Behinderungen
- Wir bilden uns stetig weiter und bieten Entwicklungsmöglichkeiten (Weiterbildungskatalog, Mentoringprogramm, Nachwuchsführungskräfteprogramm)
- Die physische und mentale Gesundheit ist uns eine Herzensangelegenheit (betriebliche Gesundenuntersuchung, Supervision)
- Wir feiern gemeinsame Erfolge und vernetzen uns aktiv (umfassende Einschulung, jährlicher Teamtag)
- Nachhaltigkeit und Umweltschutz werden von uns vorangetrieben (zentral gelegene Arbeitsplätze mit ausgezeichneter öffentlicher Anbindung, Förderung Klimaticket)
- Ein Bruttomonatsgehalt von EUR 2.500,- für 40h/Woche sowie Vergünstigungen bei Kooperationspartnern und ein Essenszuschuss
Bewerben
Empfangsmitarbeiter/in (30h) - Befristung auf 1 Jahr (m/w/d) Arbeitgeber: Österreichischer Integrationsfonds
Kontaktperson:
Österreichischer Integrationsfonds HR Team
StudySmarter Bewerbungstipps 🤫
So bekommst du den Job: Empfangsmitarbeiter/in (30h) - Befristung auf 1 Jahr (m/w/d)
✨Tip Nummer 1
Sei proaktiv! Wenn du dich für die Stelle als Empfangsmitarbeiter/in interessierst, schau dir die Website des ÖIF genau an. Informiere dich über ihre Projekte und Werte, damit du im Gespräch zeigen kannst, dass du wirklich interessiert bist.
✨Tip Nummer 2
Netzwerken ist alles! Nutze Plattformen wie LinkedIn, um mit aktuellen oder ehemaligen Mitarbeitern des ÖIF in Kontakt zu treten. Frag sie nach ihren Erfahrungen und Tipps – das kann dir einen echten Vorteil verschaffen!
✨Tip Nummer 3
Bereite dich auf das Vorstellungsgespräch vor! Überlege dir, welche Fragen dir gestellt werden könnten und übe deine Antworten. Zeige, dass du die geforderten Fähigkeiten hast und bereit bist, Verantwortung zu übernehmen.
✨Tip Nummer 4
Bewirb dich direkt über unsere Website! Das zeigt dein Interesse und du kannst sicher sein, dass deine Bewerbung direkt beim richtigen Team landet. Mach den ersten Schritt und zeig uns, was du drauf hast!
Diese Fähigkeiten machen dich zur top Bewerber*in für die Stelle: Empfangsmitarbeiter/in (30h) - Befristung auf 1 Jahr (m/w/d)
Tipps für deine Bewerbung 🫡
Sei du selbst!: Wenn du deine Bewerbung schreibst, sei authentisch und zeig uns, wer du wirklich bist. Wir suchen nach Menschen, die sich mit unserer Mission identifizieren können und Freude daran haben, anderen zu helfen.
Betone deine Erfahrungen: Erzähle uns von deinen bisherigen Erfahrungen im Empfangsbereich oder in der Verwaltung. Zeige auf, wie deine Fähigkeiten und Kenntnisse in MS Office sowie deine Kommunikationsstärke dir helfen werden, in dieser Rolle erfolgreich zu sein.
Achte auf Details: Eine saubere und gut strukturierte Bewerbung ist das A und O. Achte darauf, dass deine Unterlagen fehlerfrei sind und alle geforderten Informationen enthalten. Das zeigt uns, dass du sorgfältig und organisiert arbeitest.
Bewirb dich über unsere Website: Wir empfehlen dir, deine Bewerbung direkt über unsere Website einzureichen. So stellst du sicher, dass wir alles schnell und unkompliziert erhalten und du die besten Chancen auf eine Einladung zum Gespräch hast.
Wie du dich auf ein Vorstellungsgespräch bei Österreichischer Integrationsfonds vorbereitest
✨Informiere dich über den ÖIF
Bevor du zum Interview gehst, solltest du dir einen Überblick über die Arbeit des Österreichischen Integrationsfonds verschaffen. Schau dir die Webseite an und informiere dich über aktuelle Projekte und Initiativen. So kannst du im Gespräch zeigen, dass du wirklich interessiert bist und die Mission des Unternehmens verstehst.
✨Bereite Beispiele vor
Überlege dir konkrete Beispiele aus deiner bisherigen Berufserfahrung, die deine organisatorischen Fähigkeiten und deine Kommunikationsstärke unter Beweis stellen. Sei bereit, diese in Bezug auf die Aufgaben als Empfangsmitarbeiter/in zu erläutern, wie z.B. die Bearbeitung von E-Mails oder die Organisation von Besprechungsräumen.
✨Zeige deine interkulturelle Kompetenz
Da der ÖIF mit Menschen aus verschiedenen Kulturen arbeitet, ist es wichtig, deine interkulturelle Kompetenz zu betonen. Bereite dich darauf vor, Fragen zu beantworten, wie du in der Vergangenheit mit unterschiedlichen Menschen umgegangen bist und welche Erfahrungen du in diesem Bereich gemacht hast.
✨Frage nach den nächsten Schritten
Am Ende des Interviews solltest du nicht vergessen, nach den nächsten Schritten im Bewerbungsprozess zu fragen. Das zeigt dein Interesse an der Position und gibt dir auch eine Vorstellung davon, wann du mit einer Rückmeldung rechnen kannst.