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Für Unternehmen Auf einen Blick
- Aufgaben: Biete umfassende administrative Unterstützung für einen reibungslosen Büroablauf.
- Arbeitgeber: Führendes internationales Bau- und Ingenieurbüro mit Projekten in ganz Europa.
- Mitarbeitervorteile: 26 Tage Urlaub, betriebliche Altersvorsorge und unbegrenzte Lernmöglichkeiten.
- Andere Informationen: Flexibles Arbeitsumfeld mit Möglichkeiten zur persönlichen und beruflichen Weiterentwicklung.
- Warum dieser Job: Werde Teil eines dynamischen Teams und unterstütze spannende Projekte im Bereich Life Science.
- Gewünschte Qualifikationen: Gute Kommunikationsfähigkeiten, Zeitmanagement und Teamarbeit sind wichtig.
Das voraussichtliche Gehalt liegt zwischen 36000 - 60000 € pro Jahr.
Unser Kunde ist ein führendes internationales Bau- und Ingenieurbüro mit mehreren Projekten in ganz Europa. Sie suchen derzeit einen deutschsprachigen Administrator / Office Manager, der ihr Life Science Team in Frankfurt verstärkt.
Der Administrator bietet umfassende administrative Unterstützung, um einen effizienten Büroablauf sicherzustellen. Diese Rolle umfasst die Verwaltung von Zeitplänen, die Bearbeitung von Kommunikationen, die Pflege von Aufzeichnungen und die Unterstützung des Office Managers bei täglichen administrativen Aufgaben.
Verantwortlichkeiten
- Verwaltung von Ausgaben / Kreditkartenuploads in Concur
- Buchung von Reisen und Unterkünften
- Genehmigung von Lieferantenrechnungen / Abstimmung von Rechnungen
- Planung von Meetings und Pflege der Kalender der Direktoren
- Unterstützung bei Veranstaltungen, Verfolgung der Teilnehmer und Hilfe am Veranstaltungstag
- Vertretung am Empfang, wenn erforderlich
- Führen eines aktuellen Protokolls über die Büroinstandhaltung
- Bestellung von Büromaterialien, Schreibwaren usw.
- Photokopierer – Recycling von Tonern, Ablesung von Zählern usw.
- Erste Hilfe / Brandschutzbeauftragter
- DSE-Bewertungen
- Verfolgung des Standorts der Mitarbeiter
- Organisation der Verteilung von Weihnachtsspielzeug
- Unterstützung des Office Managers bei der Aufrechterhaltung eines sauberen und organisierten Büros, wenn erforderlich
- Übernahme von Aufgaben, wenn der Office Manager im Urlaub ist
Erfahrung
- Professionelle schriftliche und mündliche Kommunikation
- Zeitmanagement & Multitasking
- Teamarbeit und Zusammenarbeit
- Fähigkeit, selbstständig zu arbeiten
- Zuverlässigkeit und Pünktlichkeit
- Diskretion und Vertraulichkeit
- Anpassungsfähigkeit und Flexibilität
- Freundliches Auftreten im Umgang mit Kunden, Kollegen und Besuchern
- Exzellente Telefonkommunikation
- Gute Kenntnisse von Microsoft Office (Word, Excel, Outlook, PowerPoint)
Zusätzliche Informationen
- 26 Tage Jahresurlaub plus zusätzliche Firmentage
- Renten- und Sozialleistungen
- Unbegrenzte Lern- und Entwicklungsmöglichkeiten
Administrator / Office Manager Arbeitgeber: O'Farrell Recruitment
Kontaktperson:
O'Farrell Recruitment HR Team
StudySmarter Bewerbungstipps 🤫
So bekommst du den Job: Administrator / Office Manager
✨Tipp Nummer 1
Sei proaktiv! Wenn du dich für die Stelle als Administrator / Office Manager bewirbst, zögere nicht, direkt mit dem Team in Kontakt zu treten. Zeige dein Interesse und stelle Fragen zu den Projekten oder der Unternehmenskultur.
✨Tipp Nummer 2
Nutze Networking! Verbinde dich mit aktuellen oder ehemaligen Mitarbeitern des Unternehmens auf LinkedIn. Ein persönlicher Kontakt kann dir helfen, einen Fuß in die Tür zu bekommen und mehr über die Rolle zu erfahren.
✨Tipp Nummer 3
Bereite dich auf das Vorstellungsgespräch vor! Informiere dich über die Projekte des Unternehmens und überlege dir, wie deine Fähigkeiten als Administrator / Office Manager dazu beitragen können. Sei bereit, konkrete Beispiele aus deiner bisherigen Erfahrung zu teilen.
✨Tipp Nummer 4
Bewirb dich direkt über unsere Website! Das zeigt, dass du motiviert bist und die Initiative ergreifst. Außerdem kannst du sicherstellen, dass deine Bewerbung die richtige Aufmerksamkeit erhält.
Diese Fähigkeiten machen dich zur top Bewerber*in für die Stelle: Administrator / Office Manager
Tipps für deine Bewerbung 🫡
Sei du selbst!: Wenn du deine Bewerbung schreibst, sei authentisch und zeig uns, wer du wirklich bist. Wir suchen nach Menschen, die nicht nur die Qualifikationen haben, sondern auch gut ins Team passen.
Betone deine Erfahrungen: Erzähle uns von deinen bisherigen Erfahrungen im administrativen Bereich. Zeige auf, wie du Zeitmanagement und Multitasking gemeistert hast – das sind Fähigkeiten, die wir sehr schätzen!
Achte auf die Details: Stelle sicher, dass deine Bewerbung fehlerfrei ist. Ein sauberer und gut strukturierter Lebenslauf sowie ein ansprechendes Anschreiben zeigen uns, dass du Wert auf Professionalität legst.
Bewirb dich über unsere Website: Wir empfehlen dir, dich direkt über unsere Website zu bewerben. So kannst du sicherstellen, dass deine Bewerbung schnell und unkompliziert bei uns ankommt!
Wie du dich auf ein Vorstellungsgespräch bei O'Farrell Recruitment vorbereitest
✨Bereite dich gut vor
Informiere dich über das Unternehmen und seine Projekte, insbesondere im Bereich Life Science. Überlege dir, wie deine Erfahrungen und Fähigkeiten zur Rolle des Administrators / Office Managers passen und bereite konkrete Beispiele vor.
✨Zeige deine Kommunikationsfähigkeiten
Da die Position viel Kommunikation erfordert, sei bereit, deine schriftlichen und mündlichen Kommunikationsfähigkeiten zu demonstrieren. Übe, klare und präzise Antworten zu geben, und achte darauf, freundlich und professionell zu bleiben.
✨Multitasking und Zeitmanagement betonen
Bereite dich darauf vor, Fragen zu beantworten, die deine Fähigkeit zum Multitasking und Zeitmanagement betreffen. Gib Beispiele aus der Vergangenheit, wo du mehrere Aufgaben erfolgreich gleichzeitig bewältigt hast.
✨Fragen stellen
Bereite einige Fragen vor, die du dem Interviewer stellen kannst. Das zeigt dein Interesse an der Position und dem Unternehmen. Frage nach den Herausforderungen, die in der Rolle auf dich zukommen könnten, oder nach den nächsten Schritten im Auswahlprozess.