Cheffe ou chef de secteur

Votre mission L'office cantonal des systèmes d'information et du numérique (OCSIN) élabore et concrétise la stratégie des systèmes d'information et de communication de l'administration cantonale ainsi que la politique de sécurité de l'information. L'OCSIN esquisse les contours de la politique du numérique du Conseil d’État, visant à faire du canton un acteur important de la transformation de notre société, induite par l'essor du numérique.

Les principales missions du Service financier sont les suivantes :

• Volet Financier : Pilotage, Conformité et Reporting
• Garantie de la conformité : déployer et optimiser au sein de l'OCSIN les processus et procédures financières, en veillant au strict respect des lois, directives et règlements en vigueur.
• Pilotage budgétaire : mettre en place une planification et un suivi budgétaire efficients.
• Fournir des analyses stratégiques au management de l'OCSIN pour soutenir la prise de décision et optimiser l'allocation des ressources.
• Reporting et tableaux de bord : élaborer les reporting financiers périodiques nécessaires à la direction de l'OCSIN et répondre aux exigences de transmission du Département des institutions et du numérique (DIN) ainsi que du Département des finances (DF).
• Gestion comptable : superviser et assurer la bonne exécution de l'ensemble des activités liées à la comptabilité de l'office.

Volet Administratif : Gestion administrative des achats

• Accompagnement aux achats : conseiller et guider les clients internes dans la constitution et la préparation de leurs dossiers administratifs d'achat.
• Gestion des commandes : centraliser, saisir les demandes d'achat dans le système d'information dédié et assurer le suivi des commandes de bout en bout.
• Gestion contractuelle : rédiger les projets de contrats, coordonner le circuit de validation avec les instances compétentes et veiller à la signature finale par l'ensemble des parties prenantes.
• Suivi de la facturation : assurer la réception, le contrôle de conformité des factures et leur transmission à la direction des Finances pour mise en paiement.
• Gestion des notes de frais : saisir les notes de frais dans le système d'information RH.
• Gestion des ressources externes : collecter, centraliser et vérifier les pièces administratives requises pour l'accréditation des ressources externes.

Le/la titulaire contribue à 50 % au domaine administratif et à 50 % au domaine financier. Cette répartition initiale pourra être affinée et adaptée en fonction du profil et des compétences de la personne recrutée.

Missions principales :

• Domaine administratif et management:
• Encadrement : diriger, motiver et développer les compétences des collaborateurs-rices (fixation d'objectifs, évaluations annuelles, identification des besoins en formation).
• Pilotage opérationnel : organiser, prioriser et contrôler les activités du secteur afin d'optimiser les ressources, de renforcer la productivité et de garantir la fiabilité des livrables.
• Amélioration continue : élaborer, formaliser et déployer les processus, procédures et modes opératoires administratifs.
• Mettre en place et suivre des indicateurs de performance (KPI) et de qualité.
• Relations : assurer une communication fluide au sein de l'équipe et développer des synergies opérationnelles fortes avec les autres services de l'OCSIN ainsi qu'avec la Centrale Commune d'Achats (CCA) de l'État de Genève.
• Projets et outils : conduire les projets d'évolution ou d'adaptation des systèmes d'information utilisés par le secteur ; identifier et exprimer les besoins en outillage technique.
• Domaine financier:
• Processus budgétaires : participer activement à l'élaboration et au suivi des budgets de fonctionnement et d'investissements (notamment via les processus PFQ et PII).
• Pilotage et tableaux de bord : spécifier les besoins pour le développement d'outils de pilotage financier, concevoir des indicateurs de gestion et optimiser les tableaux de bord existants.
• Analyses stratégiques : réaliser des études financières, des analyses d'impact et des statistiques à la demande de la hiérarchie.

Votre profil

• Prérequis : Bachelor universitaire ou équivalent en gestion d'entreprise, finances ou comptabilité, 5 ans minimum d'expérience dans une fonction similaire.
• En cas d'engagement, il est nécessaire de fournir un extrait du registre des poursuites et du casier judiciaire, ainsi qu'une preuve d'équivalence pour les diplômes étrangers.

Compétences métier :

• Savoir-faire technique : excellente maîtrise des outils bureautiques usuels (notamment Excel avancé), connaissance du milieu informatique (IT) et de ses métiers constitue un atout.

Compétences personnelles et relationnelles :

• Leadership affirmé : expérience managériale avérée, capacité à motiver, à fédérer une équipe et à désamorcer les conflits de manière constructive.
• Aisance relationnelle et communicationnelle : aptitude marquée à collaborer de façon transversale et à intéragir avec des interlocuteurs variés.
• Posture professionnelle : esprit d'analyse développé, rigueur, méthode et forte orientation "solutions".
• Agilité : capacité à porter des dossiers stratégiques, à accompagner des projets de transformation et à faire preuve de résilience au stress dans un environnement dynamique.

Vos avantages :

• Vous intégrerez une administration publique dont les valeurs essentielles sont le respect, l'intégrité, l'impartialité et la disponibilité ; où l’égalité entre hommes et femmes est garantie.
• L'État de Genève favorise une représentation équilibrée des femmes et des hommes à tous les niveaux hiérarchiques, en privilégiant les candidatures du sexe sous-représenté dans l’entité concernée à l’engagement.
• Vous développerez des compétences grâce à une offre en formations continues importante et variée, et bénéficierez de possibilités d'évolution tout au long de votre parcours au sein du département des institutions et du numérique.