Assistenz (m/w/d) im Öffentlichen Dienst

Wir suchen ab sofort eine Assistenz (m/w/d) im Öffentlichen Dienst . Unser Kunde ist eine öffentliche Institution mit Sitz in Frankfurt am Main, die sich mit der Planung, Genehmigung und Überwachung von Bauvorhaben sowie der Verwaltung von Immobilien befasst.

Der Job:

Administrative Bearbeitung von Wartungsverträgen:

• DV-gestützte Erfassung und Pflege von Dateien (z. B. vertragsrelevanter Schriftverkehr und Wartungsverträge)
• Unterschriftengang sicherstellen, Vertragsversand und Rücklauf der unterschriebenen Verträge sowie Kommunikation mit Auftragnehmern
• Verwaltung der Ablagen und Vertragsübersichten mittels EDV und ordnungsgemäße Ablage der Verträge im System sowie in Papierform
• Verfolgung der Vertragslaufzeiten bei Verträgen im Rahmen der Gewährleistungszeit sowie Kommunikation mit beteiligten Fachbereichen bzgl. Neuabschluss von Folgeverträgen
• Kaufmännische Bearbeitung von einfachen Wartungs-, Instandhaltungs- und Inspektions-Verträgen in Zusammenarbeit mit den jeweils zuständigen technischen Sachbearbeitern aus dem Projekt- und Objektmanagement
• Änderung/Anpassung von Verträgen auf Grund der Veranlassung aus technischen Bereichen
• Kündigung von Wartungs-, Inspektions- und Instandhaltungsverträgen nach Auftrag der technischen Sachbearbeiter

Allgemeine Assistenztätigkeit:

• Fertigung von Tagesordnungen, Protokollen und einfachem Schriftverkehr einschließlich Mailverkehr (Ablage)
• Verwaltung, Prüfung und Zuordnung der Aufgaben und Anfragen aus den Funktionspostfächern des Sachgebietes
• Unterstützung bei der Erstellung von Präsentationen und Vorlagen
• Besprechungen organisieren (Besprechungen vorbereiten u.a. Termine koordinieren und einladen, Raumreservierung, Materialzusammenstellung etc.)
• Mitarbeit beim Zahlungs- und Bestellwesen (Postlauf von Bestellscheinen überwachen, Rechnungen auf rechnerische sowie sachliche Richtigkeit prüfen, sowie eingehende Mahnungen überwachen und deren Bearbeitung/ Rückmeldungen koordinieren)
• Erstellung von Ausgabeanordnungen, Einholen der erforderlichen Unterschriften
• Führen und Überwachen der Wiedervorlagen

Das bringen Sie mit:

• abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, abgeschlossene Verwaltungsausbildung oder vergleichbare Ausbildung
• Berufserfahrung als Assistenz (m/w/d) im Öffentlichen Dienst von Vorteil
• Kenntnisse / Interesse am Baubereich
• gute Kenntnisse in der Bürokommunikation
• versiert im Umgang mit dem PC, sehr gute EDV-Kenntnisse (MS – Office-Paket)
• Teamfähigkeit und gute Kommunikationsfähigkeit
• sehr sorgfältige Arbeitsweise
• hohe Eigeninitiative
• hohe Belastbarkeit
• Erfahrung im öffentlichen Dienst ist wünschenswert, aber nicht Voraussetzung

Sonstiges:

• Einsatz für 18 Monate befristet, Option auf Übernahme vorhanden

Stellendetails:

• Ort: Frankfurt am Main
• Verfügbarkeit: ab sofort
• Option auf Übernahme: ja
• Vertragsart: unbefristet
• Beschäftigungsart: Arbeitnehmerüberlassung
• Arbeitszeit: Vollzeit, 39,00 Std./Woche
• Vergütung: 3.100 EUR – 4.500 EUR brutto pro Monat

Kontaktinformationen:

Herr Sascha Wittig

Office Events P & B GmbH

Freseniusstraße 29

65193 Wiesbaden

Telefon: +49 611-97164580

E-Mail: wiesbaden@office-events.de