Administration Assistant 12-month fixed-term contract

Zusammenarbeit ist der Schlüssel zu unserer Arbeitsweise, und wir suchen einen Verwaltungsassistenten, um die Unterstützung, die wir unseren Teams bieten, zu vertiefen und Effizienz in allen Bereichen sicherzustellen.

Hauptverantwortlichkeiten

• Beantwortung eingehender Telefonanrufe und Organisation von Konferenzräumen nach Bedarf
• Vorbereitung von Dokumentationen und Schreiben von Korrespondenz
• Sicherstellung, dass aktive Akten auf dem neuesten Stand gehalten werden (einschließlich Ablage von E-Mails und Korrespondenz, Fotokopieren und Scannen) und Abschluss von Angelegenheiten, wenn sie abgeschlossen sind
• Aktenöffnung und Nachverfolgung
• Aktualisierung der Systemdaten mit Kunden-, Büro- und Akteninformationen
• Bestellungen und Einreichungen beim luxemburgischen Handelsregister
• Mitwirkung an der Erstellung und Verbesserung von Prozessen
• Verwaltung von Kundeninteraktionen
• Organisation von internen und externen Meetings sowie Reisen und Veranstaltungen zur Geschäftsentwicklung
• Bereitstellung von Unterstützung und Empfangsvertretung nach Bedarf
• Teilnahme an interjurisdiktionalen Aufgaben, Unterstützung breiterer gebührenpflichtiger Teams und Kollegen

Sie übernehmen die Verantwortung für zugewiesene administrative Aufgaben und unterstützen die Gebührenempfänger und breiteren Teams im Unternehmen.

Wir sind stolz auf die vielfältigen Positionen, die unsere Teammitglieder einnehmen, indem sie hauptsächlich lokale Unterstützung bieten, aber auch mit einem globalen Netzwerk von Kollegen verbunden sind, um das Unternehmen voranzubringen.

Fähigkeiten, Wissen und Fachkenntnisse

Wir suchen eine Person mit vorheriger Verwaltungserfahrung in einem rechtlichen oder professionellen Dienstleistungsumfeld, die technikaffin ist und gerne in einer geschäftigen Umgebung arbeitet, in der die Qualität der Arbeit entscheidend ist. Sie sollten über gute organisatorische Fähigkeiten verfügen und in der Lage sein, Ihre Arbeitslast effizient und effektiv zu verwalten. Eine starke Aufmerksamkeit für Details ist unerlässlich, und Sie müssen in Word/Outlook versiert sein und über Grundkenntnisse in Excel verfügen.

Der erfolgreiche Kandidat wird über perfekte Kenntnisse in Wort und Schrift in Englisch und Französisch verfügen - jede andere Sprache wäre von Vorteil. Wenn Sie gerne Teil eines kollaborativen Teams arbeiten und über starke Verwaltungsfähigkeiten verfügen, dann nehmen Sie Kontakt mit uns auf!

Über Ogier

Ogier setzt sich dafür ein, einen integrativen und vielfältigen Arbeitsplatz zu schaffen, in dem sich jeder wertgeschätzt und respektiert fühlt. Wir sind bestrebt, unseren Rekrutierungsprozess für alle inklusiv und angenehm zu gestalten. Wir begrüßen Bewerbungen aus allen Hintergründen und Gemeinschaften und streben danach, allen Kandidaten gerechte Chancen zu bieten. Wenn Sie zu irgendeinem Zeitpunkt in Ihrem Rekrutierungsprozess mit uns angemessene Anpassungen benötigen, lassen Sie es uns bitte wissen, wir helfen Ihnen gerne, um sicherzustellen, dass Sie die bestmögliche Erfahrung haben.

Ogier bietet rechtliche Beratung zu BVI-, Cayman-, Guernsey-, irischem, Jersey- und luxemburgischem Recht. Unser Netzwerk umfasst auch Standorte in Peking, Dubai, Hongkong, London, Shanghai, Singapur und Tokio. Rechtliche Dienstleistungen für die Unternehmens- und Finanzsektoren bilden den Kern unseres Geschäfts, insbesondere in den Bereichen Banken und Finanzen, Unternehmensrecht, Investmentfonds, Streitbeilegung, Private Equity und Privatvermögen. Wir haben auch starke Praktiken in den Bereichen Mitarbeiterleistungen und Anreize, Arbeitsrecht, Regulierung, Umstrukturierung und Insolvenz sowie Immobilien.

Ogier's Unternehmensverwaltungsbereich, Ogier Global, integriert und verwaltet eine Vielzahl von Fahrzeugen, einschließlich öffentlicher und privater Unternehmen, Partnerschaften und Trusts. Ogier hat Standorte in 13 Jurisdiktionen, darunter Peking, BVI, Kaimaninseln, Dubai, Guernsey, Hongkong, Irland, Jersey, London, Luxemburg, Shanghai, Singapur und Tokio.