Teamassistent/in

Als Teamassistent/in bei OKAPI: Orbits ist es deine Aufgabe, den reibungslosen Ablauf des Tagesgeschäfts unseres wachsenden Teams zu gewährleisten. Hinter den Kulissen sorgst du für Ordnung, damit sich die Kollegen aus den Bereichen Recht, Personal, Finanzen und Führung darauf konzentrieren können, die Zukunft der Weltraumverkehrskoordination zu gestalten, ohne sich in bürokratischen Hindernissen zu verzetteln. Mit Zuverlässigkeit, Liebe zum Detail und einer proaktiven Einstellung sorgst du dafür, dass Dokumente dort sind, wo sie hingehören, Reisen stressfrei gebucht werden und das Büro ein Ort ist, an den alle Mitarbeiter*innen gerne kommen.

Deine Aufgaben und Verantwortlichkeiten:

• Du kümmerst dich um die Dokumentenverwaltung in den Bereichen Recht, Personal und Finanzen und sorgst dafür, dass die Akten übersichtlich, vollständig und leicht auffindbar sind.
• Du sorgst für Ordnung bei der ein- und ausgehenden Post und stellst sicher, dass nichts verloren geht oder sich verzögert.
• Du kümmerst dich um Reisebuchungen für Konferenzen und Veranstaltungen und koordinierst Flüge, Unterkünfte und Logistik.
• Du verwaltest die Buchungen für die Firmenwohnung, hältst den Kalender auf dem neuesten Stand und vermeidest Terminüberschneidungen.
• Du kümmerst dich um das Büro, einschließlich der Bestellung von Snacks und Getränken sowie der Sauberhaltung der Gemeinschaftsbereiche in Zusammenarbeit mit unserem externen Reinigungsdienst.

Das bringst du mit:

• Deutsch auf mindestens C1-Niveau.
• Englisch mindestens auf B2-Niveau.
• Erfahrung in einer administrativen, büroverwaltungsbezogenen oder assistenzbezogenen Position.
• Ausgeprägte organisatorische Fähigkeiten und Liebe zum Detail, insbesondere im Umgang mit vertraulichen Dokumenten.
• Zuverlässig und proaktiv, fähig, selbstständig zu arbeiten und Bedürfnisse vorausschauend zu erkennen.
• Die Fähigkeit, mehrere kleine Aufgaben gleichzeitig zu bewältigen, ohne den Überblick zu verlieren.
• Erfahrung im Umgang mit MS Office, insbesondere MS SharePoint, Outlook und anderen Anwendungen.

Von Vorteil:

• Erfahrung mit Reisebuchungstools oder -plattformen wie Airbnb, Booking.com und anderen.
• Grundkenntnisse im Umgang mit Personal- oder Rechtsdokumenten.
• Erfahrung in einem Start-up oder einem dynamischen Teamumfeld.
• Eine freundliche, aufgeschlossene Art, da du eine sichtbare Anlaufstelle im Büro sein wirst.

Unsere Benefits:

• 30 Tage Urlaub und „Workation“.
• Bahncard (25, wenn du in Braunschweig wohnst, 50, wenn du außerhalb der Stadt wohnst).
• Firmenfitness: Hansefit-/Wellpass-Mitgliedschaft inkl. monatlicher Subventionierung durch den Arbeitgeber.
• Kostenlose Getränke und Snacks im Büro.
• Bikeleasing.
• Betriebliche Altersvorsorge.

Warum bei uns?

Dank einer flachen Hierarchie und kleiner Arbeitsgruppen gestaltest du deine Arbeitsweise selbst, einschließlich flexibler Arbeitszeiten. Du arbeitest gemeinsam mit einem Team aus erstklassigen Ingenieuren und Wissenschaftlern an bahnbrechenden Herausforderungen im Bereich der Nachhaltigkeit im Weltraum. Dank Schulungsbudgets kannst du dich kontinuierlich weiterentwickeln. Hervorragender Teamspirit mit unternehmensweiten Veranstaltungen und Social Events (z. B. Lasertag, gemeinsame Abendessen und Teambuilding-Ausflüge).

Über uns:

OKAPI:Orbits ist Vorreiter im Bereich der Nachhaltigkeit in der Raumfahrt und widmet sich einigen Herausforderungen der Raumfahrtindustrie: dem wachsenden Problem überfüllter Umlaufbahnen und der Notwendigkeit eines effizienteren Satellitenbetriebs. Wir bieten End-to-End-Lösungen, die verschiedenen Akteuren der Raumfahrtindustrie dabei helfen, ihre Anforderungen in den Bereichen Space Situation Awareness (SSA) sowie Space Traffic Management und Coordination (STM & STC) zu erfüllen. Wir setzen uns dafür ein, Weltraummissionen und den Zugang zum Weltraum für die gesamte Menschheit zu sichern. Begleite uns auf unserer Mission.