Auf einen Blick
- Aufgaben: Organisiere Termine, verwalte Fuhrpark und unterstütze die Geschäftsführung in administrativen Aufgaben.
- Unternehmen: Dynamisches Unternehmen in der Hamburger Innenstadt mit offener Unternehmenskultur.
- Vorteile: Unbefristeter Vertrag, flexible Arbeitszeiten, Weiterbildung und Gesundheitsförderung.
- Weitere Informationen: Flache Hierarchien und direkte Kommunikation für eine angenehme Arbeitsatmosphäre.
- Warum dieser Job: Werde Teil eines innovativen Teams und gestalte aktiv den Büroalltag mit.
- Qualifikationen: Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung und Erfahrung in Assistenzfunktionen.
Das prognostizierte Gehalt liegt zwischen 3000 - 4000 € pro Monat.
Für unsere Zentrale in der Hamburger Innenstadt suchen wir eine Assistenz der Geschäftsführung und Administration.
Umfang: Vollzeit
Standort: Hamburg
Beginn: ab sofort
Aufgabenbereich:
- Zentrale Mail- & Kalenderorganisation: Sie sichten und priorisieren den Posteingang des kaufmännischen Leiters, koordinieren Termine vorausschauend und stellen eine reibungslose Zeitplanung sicher.
- Fuhrparkmanagement: Sie verwalten unseren firmeneigenen Fahrzeugbestand, koordinieren Werkstatttermine, Hauptuntersuchungen und Inspektionen, überwachen die Kfz‑Versicherungen sowie die Abwicklung von Schadensfällen.
- Betreuung Arbeitssicherheit: Sie unterstützen bei der Umsetzung gesetzlicher Vorgaben, führen notwendige Dokumentationen und fungieren als Schnittstelle zu externen Fachkräften für Arbeitssicherheit.
- Kaufmännische & Personelle Assistenz: Sie arbeiten dem kaufmännischen Leiter bei der Datenaufbereitung zu und unterstützen die Personalleitung administrativ.
- Klassische Sekretariatsaufgaben: Sie erledigen den allgemeinen Schriftverkehr, führen eine strukturierte Ablage und erstellen Protokolle sowie Präsentationen.
Wir wünschen uns von Ihnen:
- Qualifikation: Eine erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung (z. B. als Kauffrau/-mann für Büromanagement, Industriekauffrau/-mann).
- Erfahrung: Fundierte Kenntnisse in einer vergleichbaren Assistenzfunktion; erste Erfahrungen in der Verwaltung von Fahrzeugbeständen oder im Bereich Arbeitssicherheit sind von Vorteil.
- Organisationstalent: Sie können Anforderungen von drei verschiedenen Ansprechpartnern effizient koordinieren und setzen dabei klare Prioritäten.
- Diskretion: Ein absolut vertrauensvoller Umgang mit sensiblen Geschäfts‑ und Personaldaten ist für Sie selbstverständlich.
- IT-Kompetenz: Sie sind sicher in der Anwendung des MS‑Office‑Pakets (insbesondere Outlook und Excel).
Wir bieten Ihnen:
- einen unbefristeten Arbeitsvertrag mit attraktiver Vergütung
- flexible Arbeitszeiten mit der Möglichkeit des mobilen Arbeitens
- zielgerichtete individuelle Weiterbildungsmaßnahmen
- regelmäßige Mitarbeitergespräche
- offene Unternehmenskultur mit flachen Hierarchien und direkten Kommunikationswegen
- Zuschuss zum HVV‑Profiticket bzw. Deutschlandticket
- vermögenswirksame Leistungen
- JobRad
- Gesundheitsförderung durch Firmenfitness (EGYM), betriebliche Krankenzusatzversicherung und digitalen Gesundheitscoach
- Zuschuss zum Mittagsessen via Edenred‑Gutschein
- Betriebliche Unfallversicherung
- modernste EDV‑ und Kommunikationsausstattung
Kontakt: OKTAN Mineraloel‑Vertrieb GmbH – Alsterarkaden 27 – 20354 Hamburg Personalabteilung – Christina Martin – Tel.: 040/210918-264
Assistenz (m/w/d) der Geschäftsführung & Administration (kaufmännischer Bereich) Arbeitgeber: Oktan Mineraloel-Vertrieb GmbH
Die OKTAN Mineraloel-Vertrieb GmbH ist ein hervorragender Arbeitgeber, der seinen Mitarbeitern in der Hamburger Innenstadt nicht nur einen unbefristeten Arbeitsvertrag und attraktive Vergütung bietet, sondern auch flexible Arbeitszeiten und die Möglichkeit des mobilen Arbeitens. Unsere offene Unternehmenskultur mit flachen Hierarchien fördert die persönliche und berufliche Weiterentwicklung durch individuelle Schulungsmaßnahmen und regelmäßige Mitarbeitergespräche, während zusätzliche Benefits wie Zuschüsse zum HVV-Profiticket und Gesundheitsförderung das Arbeitsumfeld weiter verbessern.
Kontaktdaten:
Oktan Mineraloel-Vertrieb GmbH Recruiting-Team
StudySmarter Expertenrat🤫
Wir sind der Meinung, dass Sie so Assistenz (m/w/d) der Geschäftsführung & Administration (kaufmännischer Bereich) erhalten könnten
✨Trete lokalen HR-Events bei
Schau dir lokale Veranstaltungen und Messen zum Thema Personalmanagement an. Dort kannst du direkt mit Arbeitgebern und anderen Fachleuten ins Gespräch kommen und ein echtes Netzwerk aufbauen.
✨Nutze LinkedIn strategisch
Optimiere dein LinkedIn-Profil für Personalmanagement, indem du relevante Gruppen und Foren beitrittst. Engagiere dich in Diskussionen und poste Inhalte, die deine Expertise zeigen – das macht auf Oktan Mineraloel-Vertrieb GmbH aufmerksam!
✨Sprich mit Karriereberatern deiner Hochschule
Wenn du frisch von der Uni bist, nutze die Karrieredienste deiner Hochschule. Sie haben oft Kontakte zu Firmen und können dir helfen, ein paar Türen zu öffnen.
✨Wende dich an Recruiter
Viele Unternehmen, auch Oktan Mineraloel-Vertrieb GmbH, arbeiten mit Recruitern zusammen. Such dir Spezialisten für Personalmanagement und teile ihnen deine Karriereziele mit – sie haben oft Zugriff auf Positionen, die sonst nicht ausgeschrieben sind.
Wir glauben, dass du diese Fähigkeiten brauchst, um Assistenz (m/w/d) der Geschäftsführung & Administration (kaufmännischer Bereich) mit Bravour zu bestehen
Einige Tipps für deine Bewerbung 🫡
Heb deinen Lebenslauf hervor!:Im Personalmanagement ist es wichtig, dass dein Lebenslauf nicht nur deine beruflichen Stationen aufzeigt, sondern auch deine Kenntnisse in den Bereichen Personalentwicklung und -management. Sei konkret, wenn du über deine Erfahrungen sprichst, zum Beispiel durch die Nennung von Projekten oder Initiativen, an denen du beteiligt warst.
Zeig deine Soft Skills!:Im Personalmanagement zählen Soft Skills oft mehr als Fachwissen. In deinem Anschreiben solltest du Beispiele einfügen, die deine Kommunikationsfähigkeiten, deine Teamarbeit und deine Konfliktlösungsfähigkeiten zeigen. Überlege dir, wie du in der Vergangenheit solche Fähigkeiten erfolgreich eingesetzt hast.
Motivation auf den Punkt bringen!:Da es sich um eine Vollzeitstelle handelt, ist es wichtig, deine Motivation für die Position bei Oktan Mineraloel-Vertrieb GmbH klar darzulegen. Erkläre, warum du gerade in diesem Unternehmen arbeiten möchtest und welche Entwicklungsmöglichkeiten du dir erhoffst. Das zeigt, dass du dir Gedanken gemacht hast und wirklich bei uns mitwirken möchtest.
Vergiss nicht, deine Erfolge zu quantifizieren!:In deiner Bewerbung kannst du durch Zahlen und Daten deine Erfolge unterstreichen. Zum Beispiel, wenn du durch ein neues Onboarding-Programm die Fluktuation um 20% gesenkt hast. Solche quantifizierbaren Erfolge sind im Personalmanagement besonders wertvoll und machen dich zu einem gefragten Kandidaten!
Wie man sich auf ein Vorstellungsgespräch bei Oktan Mineraloel-Vertrieb GmbH vorbereitet
✨Sei bereit für Verhaltensfragen
Im Personalmanagement geht's oft um zwischenmenschliche Fähigkeiten. Bereite dich darauf vor, wie du in spezifischen Situationen reagiert hast oder reagieren würdest. Denk an Beispiele, wo du Konflikte gelöst oder Teams motiviert hast!
✨Kenntnis aktueller HR-Tools
Stelle sicher, dass du dich mit den neuesten HR-Tools und Software-Anwendungen auskennst, die im Personalmanagement häufig verwendet werden. Sei bereit, konkret zu erläutern, wie du diese in der Vergangenheit genutzt hast oder für welche du dich interessiert hast!
✨Motivation und Lernbereitschaft zeigen
Da es sich um eine Vollzeitstelle handelt, wird von dir erwartet, dass du langfristige Ziele und Ambitionen hast. Sprich darüber, was dich an dieser Position reizt und wie du dich weiterentwickeln möchtest. Das zeigt dein Engagement und deine Motivation!
✨Frag nach der Unternehmenskultur
Eine passende Unternehmenskultur ist im Personalmanagement entscheidend. Stelle Fragen dazu, wie Oktan Mineraloel-Vertrieb GmbH die Mitarbeiterzufriedenheit fördert und welche Werte im Team wichtig sind. Das zeigt dein Interesse und kann dir helfen zu erkennen, ob die Firma zu dir passt!
