Auf einen Blick
- Aufgaben: Organisiere Termine, manage Fuhrpark und unterstütze die Geschäftsführung in administrativen Aufgaben.
- Unternehmen: Führendes Mineralölhandelshaus mit dynamischem Wachstum und flachen Hierarchien.
- Vorteile: Unbefristeter Vertrag, flexible Arbeitszeiten, Weiterbildung und Gesundheitsförderung.
- Weitere Informationen: Offene Unternehmenskultur mit direkter Kommunikation und tollen Entwicklungsmöglichkeiten.
- Warum dieser Job: Gestalte deine Zukunft in einer zukunftsorientierten Branche mit viel Gestaltungsspielraum.
- Qualifikationen: Kaufmännische Ausbildung und Erfahrung in Assistenzfunktionen sind erforderlich.
Das prognostizierte Gehalt liegt zwischen 4000 - 5000 € pro Monat.
Umfang: Vollzeit
Standort: Hamburg
Beginn: ab sofort
Die OKTAN Gruppe mit Sitz in Hamburg ist eines der führenden deutschen Mineralölhandelshäuser. Unsere Unabhängigkeit und unsere Marktpräsenz als großer Einkäufer versetzen uns in die Lage, unsere Kunden in ganz Deutschland flexibel, zu optimalen Konditionen mit Kraftstoffen und Heizöl zu versorgen. Mit unseren leistungsstarken Tochtergesellschaften und Beteiligungen bilden wir eine dynamisch wachsende Unternehmensgruppe, die die gesamte Palette des Mineralölgeschäfts abdeckt.
Aufgabenbereich:
- Zentrale Mail- & Kalenderorganisation: Sie sichten und priorisieren den Posteingang des kaufmännischen Leiters, koordinieren Termine vorausschauend und stellen eine reibungslose Zeitplanung sicher.
- Fuhrparkmanagement: Sie verwalten unseren firmeneigenen Fahrzeugbestand. Dies umfasst die Koordination von Werkstattterminen, Hauptuntersuchungen und Inspektionen, die Überwachung der Kfz-Versicherungen sowie die Abwicklung von Schadensfällen.
- Betreuung Arbeitssicherheit: Sie unterstützen bei der Umsetzung gesetzlicher Vorgaben, führen notwendige Dokumentationen und fungieren als Schnittstelle zu externen Fachkräften für Arbeitssicherheit.
- Kaufmännische & Personelle Assistenz: Sie arbeiten dem kaufmännischen Leiter bei der Datenaufbereitung zu und unterstützen die Personalleitung administrativ.
- Klassische Sekretariatsaufgaben: Sie erledigen den allgemeinen Schriftverkehr, führen eine strukturierte Ablage und erstellen Protokolle sowie Präsentationen.
Wir wünschen uns von Ihnen:
- Qualifikation: Eine erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung (z. B. als Kauffrau/-mann für Büromanagement, Industriekauffrau/-mann).
- Erfahrung: Fundierte Kenntnisse in einer vergleichbaren Assistenzfunktion; erste Erfahrungen in der Verwaltung von Fahrzeugbeständen oder im Bereich Arbeitssicherheit sind von Vorteil.
- Organisationstalent: Sie können Anforderungen von drei verschiedenen Ansprechpartnern effizient koordinieren und setzen dabei klare Prioritäten.
- Diskretion: Ein absolut vertrauensvoller Umgang mit sensiblen Geschäfts- und Personaldaten ist für Sie selbstverständlich.
- IT-Kompetenz: Sie sind sicher in der Anwendung des MS-Office-Pakets (insbesondere Outlook und Excel).
Wir bieten Ihnen:
- Vielfältige Aufgaben in einer zukunftsorientierten Branche mit Gestaltungsspielraum und Perspektiven warten auf Sie.
- einen unbefristeten Arbeitsvertrag mit attraktiver Vergütung
- flexible Arbeitszeiten mit der Möglichkeit des mobilen Arbeitens
- zielgerichtete individuelle Weiterbildungsmaßnahmen
- regelmäßige Mitarbeitergespräche
- offene Unternehmenskultur mit flachen Hierarchien und direkten Kommunikationswegen
- Zuschuss zum HVV-Profiticket bzw. Deutschlandticket
- vermögenswirksame Leistungen
- JobRad
- Gesundheitsförderung durch Firmenfitness (EGYM), betrieblicher Krankenzusatzversicherung und digitalem Gesundheitscoach
- Zuschuss zum Mittagsessen via Edenred-Gutschein
- Betriebliche Unfallversicherung
- modernste EDV und Kommunikationsausstattung
Assistenz (m/w/d) der Geschäftsführung & Administration (kaufmännischer Bereich) Arbeitgeber: Oktan
Die OKTAN Gruppe in Hamburg ist ein hervorragender Arbeitgeber, der seinen Mitarbeitern eine unbefristete Anstellung mit attraktiver Vergütung und flexiblen Arbeitszeiten bietet. In einer offenen Unternehmenskultur mit flachen Hierarchien haben Sie die Möglichkeit, sich durch gezielte Weiterbildungsmaßnahmen persönlich und beruflich weiterzuentwickeln. Zudem profitieren Sie von zahlreichen Zusatzleistungen wie einem Zuschuss zum HVV-Profiticket, Gesundheitsförderung und modernster EDV-Ausstattung, was die Arbeit in einem zukunftsorientierten Unternehmen besonders attraktiv macht.
StudySmarter Expertenrat🤫
Wir sind der Meinung, dass Sie so Assistenz (m/w/d) der Geschäftsführung & Administration (kaufmännischer Bereich) erhalten könnten
✨Nutze deine Uni-Kontakte!
Die Unternehmensberatung ist ein Bereich, wo Networking echt alles entscheidend sein kann. Sprich mit deinen Professoren oder Alumni, die in der Branche arbeiten. Oft haben sie Kontakte zu Firmen wie Oktan, die gerade nach neuen Talenten suchen.
✨Mach bei Branchenevents mit!
Schau dir Events, Workshops oder Konferenzen in der Unternehmensberatung an. Dort kannst du wertvolle Kontakte knüpfen und gleichzeitig mehr über aktuelle Trends und Herausforderungen in der Branche erfahren. Das könnte der Schlüssel sein, um bei Oktan im Gespräch zu bleiben!
✨Praktische Erfahrungen sammeln!
Such dir Praktika oder Nebenjobs, die dir Einblicke in die Unternehmensberatung geben. Das zeigt nicht nur dein Engagement, sondern hilft dir auch, praktische Fähigkeiten zu entwickeln, die bei der Bewerbung um eine Vollzeitstelle bei Oktan echt punkten können.
✨Bewerbungen direkt über unsere Website!
Vergiss nicht, dich direkt auf der Homepage von Oktan zu bewerben. Oft sind die besten Stellen nicht auf Jobportalen zu finden. Wenn du ein gutes Gefühl bei einer Stelle hast, zögere nicht und bewirb dich schnell!
Wir glauben, dass du diese Fähigkeiten brauchst, um Assistenz (m/w/d) der Geschäftsführung & Administration (kaufmännischer Bereich) mit Bravour zu bestehen
Einige Tipps für deine Bewerbung 🫡
Zeig uns deine analytischen Fähigkeiten!:In der Unternehmensberatung zählen analytisches Denken und Problemlösungsfähigkeiten. Nutze dein Anschreiben, um konkrete Beispiele zu nennen, wo du diese Fähigkeiten in der Praxis eingesetzt hast. Dadurch stellst du sicher, dass wir direkt sehen, dass du das richtige Mindset mitbringst.
Dein Lebenslauf als Geschichten-Erzähler:Gestalte deinen Lebenslauf nicht nur als eine Liste von Stationen, sondern als eine Geschichte, die deine Entwicklung in der Unternehmensberatung nachvollziehbar macht. Hebe relevante Praktika und Projekte hervor, die deine Beratungs- und Kommunikationstalente widerspiegeln.
Zertifikate und Weiterbildungen zählen!:Falls du spezielle Zertifikate oder Weiterbildungen im Bereich Consulting hast, vergiss nicht, diese in deinem Lebenslauf zu erwähnen. Sie unterstreichen deine Qualifikation und zeigen, dass du dich aktiv in deinem Bereich weiterentwickelst.
Motivation und Leidenschaft zeigen:In deinem Anschreiben solltest du klar machen, warum du dich für die Unternehmensberatung interessierst und was dich an Oktan reizt. Zeig uns deine Motivation für die Rolle und was du lernen möchtest – das spricht für deine Bereitschaft, dich voll einzubringen!
Wie man sich auf ein Vorstellungsgespräch bei Oktan vorbereitet
✨Verstehe die Case Study
In der Unternehmensberatung dreht sich viel um Case Studies. Bereite dich darauf vor, eine realistische Geschäftssituation zu analysieren und Lösungen zu präsentieren. Übe, solche Fälle zu lösen, da die Interviewer sehr auf deine Denkweise und Struktur abheben.
✨Analytische Fähigkeiten unter Beweis stellen
Sei bereit, deine analytischen Fähigkeiten zu demonstrieren. Das kann durch technische Fragen geschehen, die deine Fähigkeit zur Datenanalyse testen. Bring Beispiele aus deinem Studium oder bisherigen Projekten, die deine Fähigkeiten konkret zeigen.
✨Deine Soft Skills sind Gold wert
In der Unternehmensberatung sind zwischenmenschliche Fähigkeiten entscheidend. Bereite dich darauf vor, Fragen zu Teamarbeit, Kommunikation und Konfliktlösung zu beantworten. Überlege dir spezifische Beispiele, die deine Skills in diesen Bereichen belegen.
✨Dein Interesse an der Branche zeigen
Zeige echtes Interesse an der Unternehmensberatung und der spezifischen Nische, in der Oktan tätig ist. Denk daran, dich über aktuelle Trends und Herausforderungen in der Branche zu informieren und darüber zu sprechen, wie du dabei helfen kannst, Lösungen zu finden.
