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Für Unternehmen Auf einen Blick
- Aufgaben: Unterstütze die täglichen Abläufe in einem dynamischen Familienbüro.
- Arbeitgeber: OLDENDORFF CARRIERS ist ein führender deutscher Schifffahrtsbetreiber mit globaler Reichweite.
- Mitarbeitervorteile: Genieße eine entspannte, internationale Arbeitsatmosphäre und flache Hierarchien.
- Warum dieser Job: Werde Teil eines innovativen Teams und entwickle deine Fähigkeiten in einem spannenden Umfeld.
- Gewünschte Qualifikationen: Abschluss in Betriebswirtschaft, Finanzen oder Recht; 1 Jahr Erfahrung erforderlich.
- Andere Informationen: Fließende Englischkenntnisse sind ein Muss, Deutsch von Vorteil.
Das voraussichtliche Gehalt liegt zwischen 36000 - 60000 € pro Jahr.
Gegründet im Jahr 1921, kombiniert OLDENDORFF CARRIERS seine Geschichte als deutscher Schiffseigner mit dem Netzwerk eines der weltweit führenden Trockenbulk-Betreiber. Wir kontrollieren derzeit etwa 700 gecharterte und eigene Schiffe mit 40 Mio. tdw und transportieren jährlich rund 380 Mio. Tonnen Rohstoffe und Halbfertigprodukte über die sieben Meere. Unsere Kunden können 100% Leistung erwarten. Den ganzen Weg.
Wir suchen einen hochorganisierten und detailorientierten Operations & Compliance Coordinator (m/w/d), um das operative Rückgrat unseres Family Office zu unterstützen. Diese Junior-Position ist ideal für jemanden mit einer starken administrativen Denkweise und Interesse an rechtlichen, finanziellen und Compliance-Prozessen. Sie werden eine Schlüsselrolle bei der Gewährleistung reibungsloser Abläufe in mehreren Bereichen spielen, einschließlich Buchhaltung, Recht, Steuern und Zahlungen.
- Administrative & Dokumentenmanagement: Daten und Unterlagen in Canoe Intelligence und PS Plus pflegen. Physische und digitale Ablagesysteme organisieren und verwalten (z. B. Investitionsdokumente, Forschungmaterialien usw.). Dokumentation effizient verwalten, scannen und archivieren (z. B. Bankkorrespondenz, LP-Resolutionen usw.). Dokumentation für Family Office-Einheiten vorbereiten, verfolgen und archivieren.
- Recht & Compliance: KYC/AML-Dokumentation pflegen und aktualisieren. KYC/AML-Prozesse für private Markt (PM) Subskriptionen ausführen. Subskriptionsdokumente für PM-Investitionen vorab ausfüllen und verwalten. Informationen für regulatorische Einreichungen sammeln, vorbereiten und bearbeiten.
- Steuern & Berichterstattung: Steuerbezogene Dokumente gemäß internen Protokollen archivieren. Unterstützung bei der Vorbereitung und Organisation von Berichterstattungsmaterialien.
- Zahlungen: Zahlungsanweisungen vorbereiten und rechtzeitige Bearbeitung sicherstellen.
Abschluss oder Berufsausbildung in Betriebswirtschaft, Finanzen, Recht oder einem verwandten Bereich. Mindestens 1 Jahr Erfahrung in einer administrativen, rechtlichen oder finanziellen Operations-Rolle. Vertrautheit mit Compliance-Prozessen (KYC/AML) ist ein großer Vorteil. Kenntnisse in Microsoft Office und Dokumentenmanagementsystemen. Starke organisatorische Fähigkeiten und Aufmerksamkeit für Details. Diskretion und Zuverlässigkeit im Umgang mit sensiblen Informationen. Fließende Englischkenntnisse sind ein Muss, Deutsch ist von Vorteil.
Unsere Unternehmenskultur ist besonders: entspannt und international, offen und traditionell mit flachen Hierarchien. Wir behalten immer den Überblick – für unsere Kunden und von unseren modernen und offenen Büros in den Stadtzentren von Lübeck und Hamburg. Seit jeher sind Teamarbeit und schnelle Entscheidungsfindung unsere Erfolgsfaktoren. Es ist uns ebenso wichtig, unsere Mitarbeiter zu ermutigen, ihre Ideen und Initiativen zu verwirklichen.
Kontaktperson:
OLDENDORFF CARRIERS GmbH & Co. KG HR Team
StudySmarter Bewerbungstipps 🤫
So bekommst du den Job: Operations & Compliance Coordinator – Family Office (m/f/d)
✨Tip Nummer 1
Informiere dich über die spezifischen Compliance-Prozesse, insbesondere KYC und AML. Zeige in Gesprächen, dass du ein gutes Verständnis für diese Themen hast und wie sie in der Praxis angewendet werden.
✨Tip Nummer 2
Netzwerke mit Fachleuten aus der Branche, um Einblicke in die täglichen Abläufe eines Family Offices zu erhalten. Dies kann dir helfen, relevante Fragen zu stellen und dein Interesse an der Position zu zeigen.
✨Tip Nummer 3
Bereite dich darauf vor, deine organisatorischen Fähigkeiten zu demonstrieren. Überlege dir Beispiele aus deiner bisherigen Erfahrung, wo du erfolgreich Dokumente verwaltet oder Prozesse optimiert hast.
✨Tip Nummer 4
Zeige deine Sprachkenntnisse aktiv im Gespräch. Wenn du Deutsch sprichst, nutze dies, um deine Kommunikationsfähigkeiten zu unterstreichen, da dies in einem internationalen Umfeld von Vorteil ist.
Diese Fähigkeiten machen dich zur top Bewerber*in für die Stelle: Operations & Compliance Coordinator – Family Office (m/f/d)
Tipps für deine Bewerbung 🫡
Verstehe die Stellenbeschreibung: Lies die Stellenbeschreibung sorgfältig durch und achte auf die geforderten Qualifikationen und Aufgaben. Stelle sicher, dass du die wichtigsten Punkte verstehst, um sie in deiner Bewerbung gezielt anzusprechen.
Anpassung des Lebenslaufs: Passe deinen Lebenslauf an die spezifischen Anforderungen der Position an. Hebe relevante Erfahrungen und Fähigkeiten hervor, die mit den Aufgaben eines Operations & Compliance Coordinators übereinstimmen.
Motivationsschreiben: Verfasse ein überzeugendes Motivationsschreiben, in dem du erklärst, warum du für diese Rolle geeignet bist. Gehe auf deine organisatorischen Fähigkeiten und dein Interesse an rechtlichen und finanziellen Prozessen ein.
Überprüfung und Korrektur: Bevor du deine Bewerbung einreichst, überprüfe alle Dokumente auf Rechtschreib- und Grammatikfehler. Eine fehlerfreie Bewerbung zeigt Professionalität und Aufmerksamkeit für Details.
Wie du dich auf ein Vorstellungsgespräch bei OLDENDORFF CARRIERS GmbH & Co. KG vorbereitest
✨Bereite dich auf spezifische Fragen vor
Da die Rolle einen starken administrativen Fokus hat, solltest du dich auf Fragen zu deinen Erfahrungen in der Dokumentenverwaltung und Compliance-Prozessen vorbereiten. Überlege dir Beispiele aus deiner bisherigen Arbeit, die deine Fähigkeiten in diesen Bereichen zeigen.
✨Zeige deine organisatorischen Fähigkeiten
In dieser Position sind starke organisatorische Fähigkeiten entscheidend. Bereite dich darauf vor, konkrete Methoden oder Tools zu erläutern, die du verwendet hast, um Informationen effizient zu verwalten und den Überblick über verschiedene Aufgaben zu behalten.
✨Verstehe die KYC/AML-Prozesse
Da Kenntnisse in KYC/AML ein Plus sind, solltest du dich mit den grundlegenden Konzepten und Prozessen vertraut machen. Sei bereit, zu erklären, wie du diese Prozesse in der Vergangenheit angewendet hast oder wie du sie in dieser Rolle umsetzen würdest.
✨Sei bereit, über Teamarbeit zu sprechen
Die Unternehmenskultur legt Wert auf Teamarbeit und schnelle Entscheidungen. Überlege dir Beispiele, in denen du erfolgreich im Team gearbeitet hast, und wie du zur Lösung von Problemen beigetragen hast. Dies zeigt, dass du gut in die Kultur des Unternehmens passt.
