Assistenz (w/m/d) für die Abteilungen Veranstaltungen, Vertrieb & Freizeit- & Tourismuseinrichtungen in München

Assistenz (w/m/d) für unsere Abteilung „Veranstaltungen & Vertrieb“ sowie unserer Abteilung „Freizeit- und Tourismuseinrichtungen“

unbefristet in Vollzeit bzw. bei Jobsharing in Teilzeit

Ihr Aufgabengebiet:

• Unterstützung der Abteilungsleitung in allen Belangen, insbesondere im administrativen Tagesgeschäft sowie in der Tagesorganisation und bei der Erstellung von Verträgen
• Übernahme der Gesamtkoordination und Gesamtkorrespondenz für die Abteilungsleitung sowie für die Projektleitungen im Veranstaltungsbereich
• Unterstützung der Abteilungsleitung bei der Entscheidungsfindung durch Bereitstellung sowie Recherche relevanter Informationen
• Proaktive Übernahme vonSchnittstellenmanagement sowie schriftlicher, telefonischer und persönlicher Kommunikation in Deutsch und Englisch
• Unterstützung bei allgemeinen Problemlösungen sowie bei strategischen und operativen Projekten
• Erarbeitung von Unterlagen beispielsweise zu Präsentationen oder Berichten
• Erstellung und Veröffentlichung von Protokollen sowie allgemeinen Informationen
• Vor- und Nachbereitung von Reise-, Termin-, Event- und Schulungsplanungen
• Vertretung der Assistenz des Sachgebietes Vertrieb
• Optimierungdiverser Prozesse und Arbeitsabläufe
• Koordination von Drehgenehmigungen
• Verwaltung und Pflegeder Ablage

Das bringen Sie mit:

• Eine erfolgreich abgeschlossene Ausbildung, vorzugsweise im kaufmännischen Bereich, in der Hotellerie, in der Veranstaltungsbranche oder in einem vergleichbaren Bereich
• Mindestens zwei bis drei Jahre an Berufserfahrung in einer vergleichbaren Position
• Eine ausgeprägte Kommunikationskompetenz über alle Hierarchieebenen; eine eloquente, adressatengerechte Ausdrucksweise; sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift
• Souveräner Umgang bei zeitlich oder politisch diffizilen Anfragen
• Eine proaktive Hands-on-Mentalität und Organisationsstärke
• Eine zuverlässige, strukturierte, selbstständige und ergebnisorientierte Arbeitsweise sowie ein herausragendes Zeitmanagement
• Fundierte Anwenderkenntnisse bei MS Office (insb. Outlook, Word, Excel, PowerPoint) und Videokonferenz-Tools (v.a. WebEx, Teams); Erfahrung mit Dokumentenmanagement; Affinität für Digitalisierungsprozesse
• Ein hohes Maß an Verschwiegenheit, Diskretion und Loyalität

Wir bieten Ihnen:

• Eine interessante und abwechslungsreiche Position innerhalb unseres Unternehmens. Eine zielgerichtete Einarbeitung und sehr gute Fortbildungsmöglichkeiten. Flexible Arbeitszeitgestaltung durch Gleitzeitregelungen und die Möglichkeit, mobil zu arbeiten sowie moderne Hardware und Tools für digitales Arbeiten. Die Eingruppierung bemisst sich nach den Grundsätzen des öffentlichen Dienstes TVöD VKA.
• Einen sicheren Arbeitsplatz u. a. mit einer betrieblichen Altersversorgung, einem Fahrtkostenzuschuss, vermögenswirksamen Leistungen, einer Prämie „Leistungsorientierte Bezahlung“ und einer Jahressonderzahlung.
• Einen der schönsten Arbeitsplätze Münchens mit hervorragender ÖPNV-Anbindung, Jobticket, JobRad und fußläufigen Parkplätzen. Eine bezuschusste EGYM-Wellpass-Mitgliedschaft, aktive Pausen auf Arbeitszeit, Sommerfeste und Weihnachtsfeiern sowie die Teilnahme am Firmenlauf B2Run.
• Unser Parkcrew-Team arbeitet engagiert und mit Leidenschaft gemeinsam daran, den Olympiapark jeden Tag aufs Neue zu einem lebendigen Ort für Münchner:innen und Gäste aus aller Welt zu machen.

Die Olympiapark München GmbH steht für Gleichstellung, Chancengleichheit und Antidiskriminierung, auch bei der Personalgewinnung. Deshalb erwarten wir von allen sich bewerbenden Personen Gleichstellungs- und Vielfaltskompetenz.

Fragen zum Stellenbesetzungsverfahren beantwortet Ihnen gerne Frau Tilli, Telefon 0160 / 94903138. Fachliche Fragen beantwortet Ihnen gerne Herr Hoch, Telefon0151 / 53805154.

www.olympiapark.de