Finde einen Job 
Finde eine Ausbildung 
Top Arbeitgeber 
Top Universitäten 
Für Unternehmen Auf einen Blick
- Aufgaben: Sichere den reibungslosen Ablauf im Büro und unterstütze das Team bei organisatorischen Aufgaben.
- Arbeitgeber: Dynamisches Unternehmen mit einem unterstützenden und kollaborativen Arbeitsumfeld.
- Mitarbeitervorteile: Vollzeitstelle mit stabilen Arbeitszeiten und Entwicklungsmöglichkeiten.
- Andere Informationen: Arbeiten in einem modernen Büro in Frankfurt am Main.
- Warum dieser Job: Werde der zentrale Ansprechpartner und gestalte die Büroorganisation aktiv mit.
- Gewünschte Qualifikationen: Abschluss in Betriebswirtschaft oder ähnlichem, Erfahrung in der Büroverwaltung.
Das voraussichtliche Gehalt liegt zwischen 38000 - 55000 € pro Jahr.
Der Administrative Specialist ist verantwortlich für die Gewährleistung eines reibungslosen und effizienten Tagesablaufs im Büro. Diese Rolle unterstützt Manager und Mitarbeiter durch eine Vielzahl von organisatorischen und kommunikativen Aufgaben und fungiert als zentrale Anlaufstelle für interne und externe Koordination.
Hauptverantwortlichkeiten
- Überwachung der täglichen Büroabläufe, einschließlich Empfangstätigkeiten, Postbearbeitung und Verwaltung von Büromaterialien.
- Koordination und Organisation von Meetings, Terminen, Reisevorbereitungen und Unternehmensveranstaltungen.
- Pflege und Aktualisierung von Unternehmensunterlagen, Dateien und Datenbanken.
- Unterstützung der Personalabteilung bei der Einarbeitung neuer Mitarbeiter (z.B. Vorbereitung von Arbeitsplätzen, Zugangskarten usw.).
- Kontaktpflege zu Anbietern und Dienstleistern (Büroausstattung, Reinigung, Wartung, Kurierdienste).
- Erstellung von Berichten, Präsentationen und Korrespondenz nach Bedarf.
- Sicherstellung der Einhaltung von Gesundheits-, Sicherheits- und Sicherheitsverfahren im Büro.
- Unterstützung anderer Abteilungen bei administrativen Aufgaben nach Bedarf.
- Servieren als primärer Ansprechpartner für interne und externe Kommunikation und Koordination, um einen reibungslosen Informationsfluss zwischen Teams und Stakeholdern sicherzustellen.
- Identifizierung, Bewertung und Organisation geeigneter Büroräume sowie Bearbeitung verwandter administrativer Aufgaben (z.B. Mietverhandlungen, Einrichtung der Einrichtungen und Koordination von Umzügen).
Qualifikationen & Anforderungen
- Abschluss in Betriebswirtschaft, Management oder einem verwandten Bereich (bevorzugt).
- Fließend in Englisch, Deutsch und Chinesisch.
- Mindestens 2 Jahre Erfahrung in der Büroverwaltung oder einer ähnlichen Rolle.
- Kenntnisse in MS Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook).
- Starke organisatorische Fähigkeiten und Multitasking-Fähigkeiten.
- Ausgezeichnete Kommunikations- und zwischenmenschliche Fähigkeiten.
- Hohe Professionalität und Vertraulichkeit.
- Fähigkeit, selbstständig und im Team zu arbeiten.
Schlüsselkompetenzen
- Organisation & Zeitmanagement – Fähigkeit, mehrere Prioritäten effektiv zu verwalten.
- Kommunikation – Klare, professionelle und proaktive Kommunikationsfähigkeiten (schriftlich und mündlich).
- Problemlösung – Proaktiv bei der Identifizierung von Problemen und Vorschlägen von Lösungen.
- Detailgenauigkeit – Gewährleistung der Genauigkeit in der Arbeit und Dokumentation.
- Stakeholder-Koordination – Aufbau positiver Beziehungen zu internen Teams und externen Partnern.
Arbeitsbedingungen
- Vollzeitstelle mit Sitz in Frankfurt am Main / Deutschland.
- Standardarbeitszeiten (z.B. Montag bis Freitag, 9:00–18:00).
- Gelegentliche Überstunden für Veranstaltungen oder dringende Aufgaben können erforderlich sein.
- Präsenzarbeit ist erforderlich.
Administrative Specialist (m/w/d) Arbeitgeber: OMODA & JAECOO Deutschland
Kontaktperson:
OMODA & JAECOO Deutschland HR Team
StudySmarter Bewerbungstipps 🤫
So bekommst du den Job: Administrative Specialist (m/w/d)
✨Tip Nummer 1
Sei proaktiv! Wenn du dich für die Stelle als Administrative Specialist bewirbst, zögere nicht, direkt mit dem HR-Team in Kontakt zu treten. Zeige dein Interesse und stelle Fragen zur Rolle oder zum Unternehmen. Das zeigt, dass du engagiert bist!
✨Tip Nummer 2
Nutze dein Netzwerk! Sprich mit Freunden oder Bekannten, die in ähnlichen Positionen arbeiten oder bereits im Unternehmen sind. Sie können dir wertvolle Einblicke geben und vielleicht sogar eine Empfehlung aussprechen.
✨Tip Nummer 3
Bereite dich auf das Vorstellungsgespräch vor! Informiere dich über das Unternehmen und überlege dir, wie deine Fähigkeiten und Erfahrungen zu den Anforderungen der Stelle passen. Übe Antworten auf häufige Interviewfragen, um selbstbewusst aufzutreten.
✨Tip Nummer 4
Bewirb dich direkt über unsere Website! Dort findest du alle aktuellen Stellenangebote und kannst sicherstellen, dass deine Bewerbung an die richtige Stelle gelangt. Außerdem hast du die Möglichkeit, dich über weitere Karrieremöglichkeiten bei uns zu informieren.
Diese Fähigkeiten machen dich zur top Bewerber*in für die Stelle: Administrative Specialist (m/w/d)
Tipps für deine Bewerbung 🫡
Sei du selbst!: Wenn du deine Bewerbung schreibst, lass deine Persönlichkeit durchscheinen. Wir suchen nach authentischen Menschen, die zu unserem Team passen. Zeig uns, wer du bist und was dich motiviert!
Mach es übersichtlich: Achte darauf, dass deine Bewerbung klar strukturiert ist. Verwende Absätze und Aufzählungen, um wichtige Informationen hervorzuheben. So können wir schnell erkennen, was du drauf hast!
Betone relevante Erfahrungen: Gehe auf deine bisherigen Erfahrungen ein, die für die Rolle als Administrative Specialist wichtig sind. Zeig uns, wie du in der Vergangenheit ähnliche Aufgaben gemeistert hast und welche Erfolge du erzielt hast.
Bewirb dich über unsere Website: Wir empfehlen dir, deine Bewerbung direkt über unsere Website einzureichen. So stellst du sicher, dass sie schnell bei uns ankommt und wir sie zügig bearbeiten können. Wir freuen uns auf deine Unterlagen!
Wie du dich auf ein Vorstellungsgespräch bei OMODA & JAECOO Deutschland vorbereitest
✨Mach dich mit den Aufgaben vertraut
Bevor du zum Interview gehst, schau dir die Stellenbeschreibung genau an. Verstehe die Hauptaufgaben und überlege dir, wie deine bisherigen Erfahrungen dazu passen. So kannst du gezielt auf Fragen eingehen und deine Eignung unter Beweis stellen.
✨Bereite Beispiele vor
Denke an konkrete Beispiele aus deiner bisherigen Arbeit, die deine Fähigkeiten in Organisation, Kommunikation und Problemlösung zeigen. Wenn du über deine Erfahrungen sprichst, wird das deinen Gesprächspartner überzeugen und dir helfen, dich von anderen Bewerbern abzuheben.
✨Zeige deine Sprachkenntnisse
Da die Stelle fließende Englisch-, Deutsch- und Chinesischkenntnisse erfordert, sei bereit, in diesen Sprachen zu kommunizieren. Du könntest auch einige Sätze in Chinesisch einbringen, um dein Engagement zu zeigen. Das wird sicher einen positiven Eindruck hinterlassen!
✨Fragen stellen ist wichtig
Bereite einige Fragen vor, die du am Ende des Interviews stellen kannst. Das zeigt dein Interesse an der Position und dem Unternehmen. Frage nach den Herausforderungen, die das Team aktuell hat, oder wie der typische Arbeitsalltag aussieht. So zeigst du, dass du wirklich an der Rolle interessiert bist.