Auf einen Blick
- Aufgaben: Unterstütze das Rechtsteam mit administrativen Aufgaben und sorge für reibungslose Abläufe.
- Unternehmen: Innovatives Unternehmen mit einem Fokus auf Wachstum und Teamarbeit.
- Vorteile: Wettbewerbsfähiges Gehalt, persönliche Entwicklung und ein unterstützendes Arbeitsumfeld.
- Weitere Informationen: Vielfältige Möglichkeiten zur beruflichen Weiterentwicklung und ein inklusives Arbeitsumfeld.
- Warum dieser Job: Werde Teil eines dynamischen Teams und entwickle deine Fähigkeiten in einem internationalen Umfeld.
- Qualifikationen: Mindestens 5 Jahre Erfahrung als Executive Assistant oder in einer ähnlichen Rolle.
Das prognostizierte Gehalt liegt zwischen 49500 - 60500 € pro Jahr.
On sucht einen proaktiven, hochorganisierten und pragmatischen Legal Executive Assistant, der dem On Legal Team in Zürich, Schweiz, beitritt und direkt an den General Counsel Company Secretary berichtet.
In dieser Rolle sind Sie das administrative Rückgrat des Legal Teams. Sie bieten nahtlose Unterstützung für den General Counsel und die rechtliche Führung und verwalten gleichzeitig wichtige administrative Abläufe in der Abteilung. Der ideale Kandidat gedeiht in administrativen Arbeitsabläufen, der Verwaltung von Anbietern/Budgets und der Aufrechterhaltung reibungsloser täglicher Abläufe in einem schnelllebigen globalen Unternehmen.
Teil des Legal Teams bei On zu sein bedeutet, ein unternehmerisch denkender Selbststarter mit außergewöhnlichen organisatorischen Fähigkeiten und einem Auge fürs Detail zu sein. Wir schätzen Teamplayer, die die übergeordneten Unternehmensziele verstehen, keine Angst haben, unbekanntes Terrain zu betreten, und autonom mit einem hohen Maß an Proaktivität arbeiten können. In dieser Rolle unterstützen Sie das globale Legal Team und übernehmen eine vielfältige Mischung aus exekutiver Verwaltung, rechtlicher Hauswirtschaft und Abteilungsoperationen sowohl auf lokaler als auch auf globaler Ebene.
Ihre Mission
Exekutive Unterstützung & Teamverwaltung
- Umfassende Unterstützung für den General Counsel Company Secretary und wichtige Mitglieder des Rechtsteams, einschließlich Kalenderverwaltung, Reiseplanung, Spesenabrechnung und Vorbereitung von Präsentationen.
- Koordination von Teammeetings, Agenden, Abteilungs-Events und internen Veranstaltungen.
- Unterstützung bei der Einarbeitung neuer Mitglieder des Rechtsteams durch Verwaltung von Logistik, Zugangsbereitstellung und Einarbeitungsdokumentation.
- Verwaltung der physikalischen und elektronischen Post, die lokal und global eingeht, sowie die angemessene Weiterleitung eingehender Anfragen.
Rechtliche Hauswirtschaft, Compliance & Dokumentation
- Bearbeitung routinemäßiger rechtlicher Hauswirtschaftsprozesse (z.B. Tochtergesellschaftsverfolgung, rechtliche Fallregister, Handelsregistereintragungen, Vollmachten, NDAs und KYC-Anfragen).
- Koordination von Beglaubigungen und Notarisierungen mit Schweizer Notariatsbüros und kantonalen Beglaubigungsstellen (z.B. Apostille-Beglaubigungsprozess).
- Pflege elektronischer Dateistrukturen, Vertragsarchive und Dokumentenrepositories, um eine genaue Aufzeichnung und schnellen Zugriff zu gewährleisten.
- Erleichterung der Ausführung offizieller Dokumente, Unterschriften und rechtlicher Einreichungen.
- Unterstützung bei eingehender und ausgehender Post sowie Kurierdiensten.
Betriebsadministration & Finanzielle Unterstützung
- Verwaltung von Anbietern & Rechnungsbearbeitung: Hauptadministrator für die Einarbeitung rechtlicher Anbieter, Erstellung von Bestellungen, Rechnungsweiterleitung und Eskalation von Problemen in Beschaffungssystemen (Coupa).
- Budgetverfolgung: Unterstützung des General Counsel bei der täglichen Verfolgung der Rechtsausgaben, Berichterstattung über Rückstellungen und Pflege finanzieller Protokolle.
- Verwaltung von Rechtstechnologie: Verwaltung und Pflege bestehender Rechtstechnologietools zur Unterstützung des Benutzerzugriffs und der grundlegenden Wartung.
Ihre Geschichte
- 5+ Jahre Erfahrung als Executive Assistant, Legal Assistant oder Legal Operations Coordinator, idealerweise in einer internen Rechtsabteilung oder Kanzlei.
- Nachgewiesene EA-Expertise: Erfolgreiche Bilanz in der Verwaltung von Exekutivkalendern, komplexer Reiseplanung und Koordination administrativer Veranstaltungen.
- Schweizerische Rechtsverwaltung: Erfahrung in der Bearbeitung von Schweizer Notarprozessen, Handelsregistereintragungen, Apostillen und Standardrechtsdokumenten.
- Finanzverwaltung: Praktische Erfahrung in der Verwaltung von Anbietern, Rechnungsmanagement (z.B. Coupa), grundlegender Budgetverfolgung und Rückstellungsprotokollierung.
- Technologische Kompetenz: Beherrschung von Microsoft Office / Google Workspace, digitalen Signaturabläufen, Tools zur Verwaltung rechtlicher Angelegenheiten/e-Rechnungsstellung, Vertragslebenszyklusmanagement und KI-/Produktivitätstools.
- Diskretion: Hohe Professionalität und absolute Diskretion beim Umgang mit vertraulichen rechtlichen und governance-relevanten Angelegenheiten.
- Sprachen: Fließend in Englisch und Deutsch (notwendig für Interaktionen mit Schweizer Behörden und Notaren).
On ist ein Ort, der auf Wachstum und Fortschritt ausgerichtet ist. Wir bieten ein Umfeld, das darauf ausgelegt ist, den Menschen die Werkzeuge zu geben, um ganzheitlich zu entwickeln - aktiv zu bleiben, zu lernen, zu erkunden und zu innovieren. Unser unverwechselbarer Ansatz kombiniert eine unterstützende, teamorientierte Atmosphäre mit Zugang zu persönlicher Selbstfürsorge für körperliches und geistiges Wohlbefinden, sodass jede Person von einem Zweck geleitet wird.
On ist ein Arbeitgeber, der Chancengleichheit bietet. Wir setzen uns dafür ein, ein Arbeitsumfeld zu schaffen, das fair und inklusiv ist, in dem alle Entscheidungen im Zusammenhang mit Rekrutierung, Aufstieg und Bindung frei von Diskriminierung sind.
Legal Executive Assistant Arbeitgeber: On
On ist ein hervorragender Arbeitgeber, der eine dynamische und unterstützende Arbeitsumgebung bietet, in der Mitarbeiter ganzheitlich wachsen können. Mit einem starken Fokus auf persönliche Entwicklung, Teamarbeit und innovativen Ansätzen fördert das Unternehmen sowohl körperliches als auch geistiges Wohlbefinden. Die Möglichkeit, in einem multikulturellen Team zu arbeiten und an globalen Initiativen teilzunehmen, macht diese Position besonders attraktiv für Fachkräfte, die nach einer sinnvollen und bereichernden Karriere suchen.
StudySmarter Expertenrat🤫
Wir sind der Meinung, dass du so Legal Executive Assistant erhalten könntest
✨Nutze Fachnetzwerke
Im juristischen Bereich sind Netzwerke extrem wichtig. Schließ dich einschlägigen Fachgruppen auf LinkedIn an oder nimm an Veranstaltungen wie Juracon oder Fachtagungen teil. Das ist eine tolle Möglichkeit, um Kontakt zu Leuten in der Branche zu knüpfen und die neusten Trends zu erfahren.
✨Informiere dich über Praktikumsprogramme
Viele Kanzleien und Unternehmen haben spezielle Praktikanten-Programme, die dir den Einstieg in eine Vollzeitstelle erleichtern. Schau dir die Karriere-Seiten der Firmen an, bei denen du dich bewirken möchtest, und achte auf ihre Programme. Oft sind die Bewerbungsfristen für solche Positionen vor den Vollzeitstellen, also sei schnell!
✨Engagiere dich in der Community
Such dir lokale Veranstaltungsformate oder Meetups, die sich mit aktuellen Rechtsfragen befassen. Wenn du aktiv teilnimmst und deinen Input gibst, wirst du nicht nur sichtbar, sondern kannst auch direkt Kontakte knüpfen, die später zu deinem Vollzeitjob führen können.
✨Bewirb dich über unsere Seite!
Vergiss nicht, deine Möglichkeiten direkt über unsere Website zu nutzen. Hier findest du nicht nur aktuelle Stellenangebote, sondern kannst auch leicht den Kontakt zu On aufnehmen, um mehr über die Arbeitskultur und -anforderungen zu erfahren. Lass uns gemeinsam den nächsten Schritt in deiner Karriere machen!
Wir glauben, dass du diese Fähigkeiten brauchst, um Legal Executive Assistant mit Bravour zu bestehen
Einige Tipps für deine Bewerbung 🫡
Relevante Erfahrungen hervorheben:Wenn du dich für die Vollzeitstelle im Bereich Recht bewirbst, achte darauf, deine praktischen Erfahrungen und Studienleistungen klar hervorzuheben. Praktika oder Werkstudentenstellen in Kanzleien oder Unternehmen sind super wichtig – auch Details zu den Rechtsgebieten, mit denen du gearbeitet hast, sollten nicht fehlen.
Rechtliche Fähigkeiten betonen:In deinem Lebenslauf sollten Fähigkeiten wie juristische Recherche, Vertragsanalyse oder Erfahrung im Umgang mit Rechtsdatenbanken deutlich gemacht werden. Achte darauf, dass dein CV die relevante Fachterminologie sowie spezifische Rechtsgebiete, die dich interessieren, enthält – das zeigt, dass du dich bereits gut mit dem Thema auseinandergesetzt hast.
Motivationsschreiben als Fenster zu dir:Nutze das Motivationsschreiben, um deine Beweggründe für die Bewerbung bei On klar zu formulieren. Zeige, was dich an der Vollzeitstelle im Rechtsbereich interessiert und welche spezifischen Beiträge du leisten kannst. Begeisterung und Eigenmotivation sind hier entscheidend!
Korrektur und rechtliche Präzision:In einem rechtlichen Umfeld ist Präzision das A und O. Daher ist es besonders wichtig, dass du dein Bewerbungsunterlagen auf Rechtschreibfehler und stilistische Klarheit prüfst – das zeigt deine Liebe zum Detail und deine Professionalität. Bewerbe dich am besten direkt über unsere Website, damit wir deine Unterlagen schnell und unkompliziert sehen können!
Wie man sich auf ein Vorstellungsgespräch bei On vorbereitet
✨Vertraut mit juristischen Analysen
Bei einem Interview für eine Vollzeitstelle im Rechtsbereich ist es wichtig, dich mit juristischen Analysen auseinanderzusetzen. Bereite dich darauf vor, hypothetische Fälle zu diskutieren und dein juristisches Denken zu demonstrieren. Zeige, dass du die Fähigkeit hast, rechtliche Probleme zu identifizieren und Lösungen zu formulieren.
✨Bleib aktuell mit Rechtsprechung
Informiere dich über aktuelle Gerichtsurteile und Veränderungen in der Gesetzgebung, die für die Stelle relevant sind. Du könntest im Interview nach deiner Meinung zu einem aktuellen rechtlichen Thema gefragt werden. Das zeigt nicht nur dein Engagement, sondern auch dein Wissen und deine Leidenschaft für das Rechtsfeld.
✨Setz auf Networking
Nutze dein Netzwerk, um Kontakte zu anderen Juristen oder Alumni von deiner Universität zu finden, die bereits bei On arbeiten. Vielleicht können sie dir Insider-Tipps geben oder dir sogar helfen, einen Fuß in die Tür zu bekommen. Networking kann dir nicht nur während des Interviews, sondern auch danach von großem Nutzen sein.
✨Vorbereitung auf praktische Szenarien
Bereite dich darauf vor, in Interviews spezifische rechtliche Szenarien zu analysieren. Sei bereit, dein Wissen über Vertragsrecht, Verfahrensrecht oder Strafrecht zu demonstrieren, je nach dem Schwerpunkt von On. Überlege dir, wie du deine Kenntnisse anwenden würdest, um praktische Probleme zu lösen, die im Unternehmen auftreten können.
