Workplace & Operations Manager (m/f/d)

Wir suchen Sie, um unser Team zu ergänzen. AI transformiert alles, und wir stellen sicher, dass die richtigen Menschen an der Spitze stehen. Wir sind bereits Deutschlands führende AI-Powerhouse. Mit einem Team von rund 40 freundlichen Nerds liefern wir echte AI-Durchbrüche für DAX-notierte Unternehmen, Hidden Champions, internationale NGOs und sogar die Regierung. Dabei haben wir Branchenanerkennung erlangt, zuletzt den ersten Platz in der Data & AI-Kategorie des WirtschaftsWoche Best of Consulting Rankings gesichert.

Als One Thousand gewachsen ist, wurde die praktische Arbeit, die das Unternehmen am Laufen hält, auf mehrere Personen verteilt, anstatt klar zugeordnet zu sein. Wir suchen nun einen Workplace & Operations Manager, der diese Arbeit zusammenbringen und zuverlässig machen kann. Dies ist eine praktische Rolle mit erheblichen operativen und administrativen Verantwortlichkeiten. Sie werden die praktische Infrastruktur hinter dem Unternehmen besitzen, von unserem Berliner Arbeitsplatz und Lieferanten bis hin zu Rechnungen, Onboarding und Zugängen.

Was die Rolle umfasst:

• Den Berliner Arbeitsplatz betreuen: Einrichtungen, Lieferanten und tägliche Büroanforderungen verwalten, um sicherzustellen, dass der Arbeitsplatz reibungslos läuft und professionell gegenüber Mitarbeitern, Kandidaten, Kunden und Besuchern präsentiert wird.
• Finanzadministration übernehmen: Rechnungen, Genehmigungen, Firmenkarten, Quittungen und Erstattungen verwalten und die Angelegenheiten bis zur ordnungsgemäßen Schließung verfolgen.
• Lieferanten, Verträge und Aufzeichnungen verwalten: Zuverlässige Aufzeichnungen für Lieferanten, Verträge, Verlängerungen und wiederkehrende Zahlungen führen, damit nichts ausläuft, weil es niemand verfolgt hat.
• Onboarding und Personaloperationen koordinieren: Den operativen Teil des Onboardings, Offboardings, der Ausrüstung und des Systemzugangs abwickeln, wiederkehrende Personalprozesse unterstützen und sicherstellen, dass Neueinsteiger und Austretende reibungslos verwaltet werden.
• Probleme an der Quelle beheben: Wiederkehrende Arbeitsplatz- und Betriebsprobleme identifizieren, sie ordnungsgemäß lösen und verhindern, dass routinemäßige Angelegenheiten immer wieder an die Führung zurückkehren.
• Arbeitsplatzoperationen verbessern: Wiederkehrende Prozesse vereinfachen, betriebliche Dokumentationen aktuell halten und praktische Automatisierungen einführen, wo sie manuelle Nachverfolgung reduzieren, Fehler verhindern oder Details nicht übersehen werden.
• Veranstaltungen und Logistik unterstützen: Die praktische Seite ausgewählter Unternehmensveranstaltungen, Offsites und anderer operativer Logistik koordinieren.
• Funktional übergreifend arbeiten: Eng mit Finanzen, Personal und dem Senior Executive Assistant zusammenarbeiten, damit die operativen Arbeiten verbunden, klar zugeordnet und nachverfolgt werden.

Was Sie mitbringen:

• Erfahrung im Arbeitsplatzmanagement, Bürooperationen, Operationskoordination, Finanzadministration oder einer ähnlichen praktischen Rolle.
• Sicherheit im Umgang mit Rechnungen, Firmenkarten, Quittungen, Lieferanten, Verträgen, Onboarding, Zugängen und operativen Aufzeichnungen.
• Erfahrung in der Unterstützung von Onboarding, Mitarbeiteradministration oder anderen praktischen Personalprozessen.
• Eine Erfolgsbilanz bei der Verbesserung von Prozessen, anstatt nur die bestehenden zu befolgen.
• Starke Organisation, Beharrlichkeit und ein praktisches Gespür dafür, Dinge richtig abzuschließen.
• Die Fähigkeit, unabhängig zu arbeiten, Angelegenheiten innerhalb Ihres Rahmens zu lösen und bei Bedarf angemessen zu eskalieren.
• Eine kollaborative Herangehensweise und die Fähigkeit, effektiv mit Finanzen, Personal, Führung und externen Lieferanten zu arbeiten.
• Sorgfalt, Diskretion und gesundes Urteilsvermögen beim Umgang mit finanziellen, persönlichen und vertraulichen Informationen.
• Vertrautheit mit Automatisierungs- oder Workflow-Tools, mit dem Gespür zu erkennen, wann ein manueller Prozess nicht manuell bleiben sollte.
• Professionelle Sprachkenntnisse in Deutsch und Englisch.
• Erfahrung in der Beratung, Technologie, professionellen Dienstleistungen oder einem anderen von Gründern geführten Unternehmen wäre besonders relevant.

Wie wir arbeiten:

• Wir arbeiten nach drei Werten, und wir meinen es ernst: Inherent Drive for Greatness. Wir liefern AI-Durchbrüche schnell, ohne an Qualität zu sparen.
• Relentless Resourcefulness. Durchbrüche zu schaffen bedeutet, in Unsicherheit zu gedeihen.
• Infectious Enthusiasm. Wir machen AI für alle Beteiligten zu einem Erlebnis.

Was wir bieten:

• Vertrauen, Unterstützung und Spielraum, um die praktische Infrastruktur aufzubauen, die One Thousand am Laufen hält.