Auf einen Blick
- Aufgaben: Koordiniere Reisen, verwalte Haushalte und unterstütze bei persönlichen Angelegenheiten.
- Unternehmen: Erfolgreiche internationale Unternehmensgruppe mit dynamischer Arbeitsumgebung.
- Vorteile: Wettbewerbsfähiges Gehalt und die Möglichkeit, in einem einzigartigen Umfeld zu arbeiten.
- Weitere Informationen: Flexible Arbeitszeiten und die Möglichkeit, gelegentlich zu reisen.
- Warum dieser Job: Erlebe einen abwechslungsreichen Job mit viel Verantwortung und direktem Einfluss.
- Qualifikationen: Mindestens 5 Jahre Erfahrung in der Unterstützung von Führungskräften oder wohlhabenden Privatpersonen.
Das prognostizierte Gehalt liegt zwischen 60000 - 80000 € pro Jahr.
SENIOR EXECUTIVE PERSONAL ASSISTANT / LIFESTYLE MANAGER TO FOUNDER & CEO
Location: Sofia, Bulgaria (preferred) Employment Type: Full-time Compensation: Competitive, based on experience
ABOUT THE ROLE
We are seeking an experienced Executive Personal Assistant to support the Founder and CEO of a successful international business group.
This role combines high-level personal assistance, lifestyle management, travel coordination, and oversight of multiple residences, vendors, and personal operations.
This is not a traditional Personal Assistant role.
You will become the central point of coordination for all personal, household, travel, and lifestyle matters, ensuring everything runs smoothly with minimal involvement from the principal.
The role requires exceptional organization, discretion, ownership, and the ability to operate independently in a fast-moving environment.
WHAT YOU'LL DO
- TRAVEL & LIFESTYLE MANAGEMENT
- Coordinate international business and leisure travel (commercial and private aviation)
- Manage visas, itineraries, VIP airport services, transfers, accommodation, and reservations
- Organize luxury travel experiences and special requests
- Maintain loyalty programs, memberships, and VIP access arrangements
- HOUSEHOLD & PROPERTY MANAGEMENT
- Oversee multiple residences and coordinate with property managers
- Manage maintenance schedules, repairs, utilities, insurance, and service providers
- Maintain vendor relationships and ensure timely completion of all property-related tasks
- Coordinate household inventory, supplies, and procurement
- PERSONAL ADMINISTRATION
- Manage a complex calendar across multiple time zones
- Coordinate medical appointments, wellness programs, and personal schedules
- Handle document management, filing, and confidential records
- Organize personal purchases, deliveries, and day-to-day requests
- VEHICLE & MOBILITY OVERSIGHT
- Manage registrations, insurance, servicing, and maintenance schedules
- Coordinate with drivers, workshops, and external providers
- Maintain accurate records and renewal schedules
- EVENTS & FAMILY SUPPORT
- Assist with private events, family celebrations, and special occasions
- Coordinate venues, vendors, caterers, and logistics
- Support family-related scheduling and administrative needs
- VENDOR & STAKEHOLDER COORDINATION
- Liaise with lawyers, accountants, doctors, bankers, household staff, and external partners
- Act as the primary point of contact across all personal matters
- Resolve issues proactively before escalation is required
- FINANCIAL ADMINISTRATION
- Manage routine payments and expense tracking
- Coordinate invoices, receipts, and vendor documentation
- Support monthly expense reporting and basic financial administration
WHAT WE'RE LOOKING FOR
- 5+ years of experience supporting UHNWI, founders, executives, family offices, celebrities, or private households
- Experience managing multiple areas simultaneously: travel, residences, vendors, administration, and logistics
- Strong understanding of luxury travel and premium service standards
- Exceptional organizational and problem-solving skills
- Ability to work independently with minimal supervision
- High emotional intelligence and strong communication skills
- Absolute discretion and professionalism
- Ability to remain calm under pressure and manage changing priorities
REQUIREMENTS
- Fluent Bulgarian and English
- Based in Bulgaria (Sofia preferred)
- Flexible availability across time zones when required
- Willingness to occasionally travel if needed
- IDEAL BACKGROUND
Candidates may come from
- Lifestyle Management
- Family Office Operations
- Executive / Private Personal Assistance
- Estate Management
- Household Management
- Luxury Concierge Services
- Private Client Services
- WHY JOIN
This is a rare opportunity to work closely with a highly successful international principal and take ownership of a dynamic, fast-paced role where no two days are the same.
You will have significant autonomy, direct impact, and exposure to a unique private environment operating at the highest standards of service and execution.
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Senior Executive Personal Assistant / Lifestyle Manager toto Founder & CEO Arbeitgeber: OnHires
Unser Unternehmen bietet eine herausragende Arbeitsumgebung für den Senior Executive Personal Assistant / Lifestyle Manager, der eng mit dem Gründer und CEO eines erfolgreichen internationalen Unternehmens zusammenarbeitet. In Sofia, Bulgarien, profitieren Sie von einem dynamischen Arbeitsumfeld, das Ihnen nicht nur die Möglichkeit zur persönlichen und beruflichen Weiterentwicklung bietet, sondern auch ein hohes Maß an Autonomie und Einfluss auf die täglichen Abläufe. Wir fördern eine Kultur der Exzellenz, in der Ihre Fähigkeiten geschätzt werden und Sie in einem einzigartigen privaten Umfeld arbeiten, das höchste Standards in Service und Ausführung setzt.
StudySmarter Expertenrat🤫
Wir sind der Meinung, dass du so Senior Executive Personal Assistant / Lifestyle Manager toto Founder & CEO erhalten könntest
✨Trete lokalen HR-Events bei
Schau dir lokale Veranstaltungen und Messen zum Thema Personalmanagement an. Dort kannst du direkt mit Arbeitgebern und anderen Fachleuten ins Gespräch kommen und ein echtes Netzwerk aufbauen.
✨Nutze LinkedIn strategisch
Optimiere dein LinkedIn-Profil für Personalmanagement, indem du relevante Gruppen und Foren beitrittst. Engagiere dich in Diskussionen und poste Inhalte, die deine Expertise zeigen – das macht auf OnHires aufmerksam!
✨Sprich mit Karriereberatern deiner Hochschule
Wenn du frisch von der Uni bist, nutze die Karrieredienste deiner Hochschule. Sie haben oft Kontakte zu Firmen und können dir helfen, ein paar Türen zu öffnen.
✨Wende dich an Recruiter
Viele Unternehmen, auch OnHires, arbeiten mit Recruitern zusammen. Such dir Spezialisten für Personalmanagement und teile ihnen deine Karriereziele mit – sie haben oft Zugriff auf Positionen, die sonst nicht ausgeschrieben sind.
Wir glauben, dass du diese Fähigkeiten brauchst, um Senior Executive Personal Assistant / Lifestyle Manager toto Founder & CEO mit Bravour zu bestehen
Einige Tipps für deine Bewerbung 🫡
Heb deinen Lebenslauf hervor!:Im Personalmanagement ist es wichtig, dass dein Lebenslauf nicht nur deine beruflichen Stationen aufzeigt, sondern auch deine Kenntnisse in den Bereichen Personalentwicklung und -management. Sei konkret, wenn du über deine Erfahrungen sprichst, zum Beispiel durch die Nennung von Projekten oder Initiativen, an denen du beteiligt warst.
Zeig deine Soft Skills!:Im Personalmanagement zählen Soft Skills oft mehr als Fachwissen. In deinem Anschreiben solltest du Beispiele einfügen, die deine Kommunikationsfähigkeiten, deine Teamarbeit und deine Konfliktlösungsfähigkeiten zeigen. Überlege dir, wie du in der Vergangenheit solche Fähigkeiten erfolgreich eingesetzt hast.
Motivation auf den Punkt bringen!:Da es sich um eine Vollzeitstelle handelt, ist es wichtig, deine Motivation für die Position bei OnHires klar darzulegen. Erkläre, warum du gerade in diesem Unternehmen arbeiten möchtest und welche Entwicklungsmöglichkeiten du dir erhoffst. Das zeigt, dass du dir Gedanken gemacht hast und wirklich bei uns mitwirken möchtest.
Vergiss nicht, deine Erfolge zu quantifizieren!:In deiner Bewerbung kannst du durch Zahlen und Daten deine Erfolge unterstreichen. Zum Beispiel, wenn du durch ein neues Onboarding-Programm die Fluktuation um 20% gesenkt hast. Solche quantifizierbaren Erfolge sind im Personalmanagement besonders wertvoll und machen dich zu einem gefragten Kandidaten!
Wie man sich auf ein Vorstellungsgespräch bei OnHires vorbereitet
✨Sei bereit für Verhaltensfragen
Im Personalmanagement geht's oft um zwischenmenschliche Fähigkeiten. Bereite dich darauf vor, wie du in spezifischen Situationen reagiert hast oder reagieren würdest. Denk an Beispiele, wo du Konflikte gelöst oder Teams motiviert hast!
✨Kenntnis aktueller HR-Tools
Stelle sicher, dass du dich mit den neuesten HR-Tools und Software-Anwendungen auskennst, die im Personalmanagement häufig verwendet werden. Sei bereit, konkret zu erläutern, wie du diese in der Vergangenheit genutzt hast oder für welche du dich interessiert hast!
✨Motivation und Lernbereitschaft zeigen
Da es sich um eine Vollzeitstelle handelt, wird von dir erwartet, dass du langfristige Ziele und Ambitionen hast. Sprich darüber, was dich an dieser Position reizt und wie du dich weiterentwickeln möchtest. Das zeigt dein Engagement und deine Motivation!
✨Frag nach der Unternehmenskultur
Eine passende Unternehmenskultur ist im Personalmanagement entscheidend. Stelle Fragen dazu, wie OnHires die Mitarbeiterzufriedenheit fördert und welche Werte im Team wichtig sind. Das zeigt dein Interesse und kann dir helfen zu erkennen, ob die Firma zu dir passt!
