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Für Unternehmen Auf einen Blick
- Aufgaben: Unterstütze die Geschäftsführung und organisiere Meetings, Reisen und Büroabläufe.
- Arbeitgeber: ONLOGIST, ein innovatives Hamburger Softwareunternehmen für Fahrzeugtransporte.
- Mitarbeitervorteile: Hybrid-Arbeit, HVV-Ticket, kostenlose Snacks, Fitnesszuschuss und regelmäßige Teamevents.
- Warum dieser Job: Werde Teil eines dynamischen Teams und gestalte die Mobilität der Zukunft mit.
- Gewünschte Qualifikationen: Erfahrung in Assistenz oder Office-Management, gute Deutsch- und Englischkenntnisse.
- Andere Informationen: Flache Hierarchien und viel Raum für Eigeninitiative in einem kleinen Team.
Das voraussichtliche Gehalt liegt zwischen 36000 - 60000 € pro Jahr.
Über Onlogist
Hallo und willkommen bei ONLOGIST. Wir sind ONLOGIST, ein Hamburger Softwareunternehmen und Betreiber der größten SaaS-Plattform für Fahrzeugtransporte in Europa. Seit unserer Gründung im Jahr 2014 haben über 100 Kunden in acht Ländern mehrere Hunderttausend Fahrzeuge über unsere Plattform überführt. Zu unseren Kunden zählen namhafte Unternehmen aus den Bereichen Autovermietung, Leasing, Auto-Abo, Fahrzeughandel und OEM. Unser 35-köpfiges Team entwickelt smarte Technologielösungen für die Mobilität der Zukunft. Wir arbeiten mit flachen Hierarchien, kurzen Entscheidungswegen und einer offenen Unternehmenskultur, in der Eigeninitiative und Verantwortung großgeschrieben werden.
Aufgaben
Deine Rolle
Als Executive Assistant / Assistenz der Geschäftsführung arbeitest du eng mit der Geschäftsführung zusammen und hältst im Hintergrund viele Fäden zusammen. Du sorgst dafür, dass Termine, Reisen, Meetings und administrative Themen gut organisiert sind. Gleichzeitig bist du eine wichtige Schnittstelle zwischen Geschäftsführung, Team und externen Partnern und hilfst dabei, interne Abläufe strukturiert und effizient zu gestalten. Kurz gesagt: Du sorgst dafür, dass im Alltag alles rund läuft.
- Unterstützung der Geschäftsführung
- Du koordinierst Termine, Meetings und Geschäftsreisen und behältst den Überblick über den Kalender.
- Du bereitest Meetings, Präsentationen etc. vor und unterstützt bei der internen Abstimmung mit verschiedenen Teams.
- Du kümmerst dich um Reisekostenabrechnungen und organisatorische Nachbereitung.
- Office- und Organisationsmanagement
- Du koordinierst Dienstleister, Lieferanten und externe Partner.
- Du empfängst und betreust Gäste und Kunden im Büro.
- Du organisierst Teamlunches, Meetings und kleinere Events.
- Du übernimmst das Belegmanagement und bereitest Unterlagen für die Buchhaltung vor (Rechnungen, Überweisungen).
- Internationale Zusammenarbeit
- Du unterstützt bei Besuchen internationaler Kunden und Partner.
- Du kommunizierst mit Teams und Kontakten in verschiedenen europäischen Ländern (z. B. Spanien oder Frankreich).
Qualifikation
Dein Profil
- Mehrjährige Erfahrung in einer Assistenz-, Office-Management- oder vergleichbaren Rolle.
- Eine kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation.
- Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse.
- Spanisch oder Französisch sind ein Plus.
- Du arbeitest strukturiert, zuverlässig und organisiert.
- Du bist diskret, pragmatisch und packst Dinge gerne selbst an.
Benefits
Warum ONLOGIST?
- Hybrid-Arbeiten mit Büro in Hamburg.
- HVV-Ticket für eine entspannte Anreise.
- Apple MacBook.
- Kostenlose Getränke, Snacks und Teamlunch jeden Mittwoch.
- Fitness: Urban Sports Club Zuschuss.
- Regelmäßige Teamevents und Billardtisch im Büro.
- Hunde willkommen.
- Kleines Team mit viel Eigenverantwortung.
Klingt nach Dir? Dann freuen wir uns auf Deine Bewerbung!
Assistenz der Geschäftsführung/Executive Assistant (all gender) Teilzeit oder Vollzeit · Hybrid · Hamburg Arbeitgeber: Onlogist
Kontaktperson:
Onlogist HR Team
StudySmarter Bewerbungstipps 🤫
So bekommst du den Job: Assistenz der Geschäftsführung/Executive Assistant (all gender) Teilzeit oder Vollzeit · Hybrid · Hamburg
✨Tip Nummer 1
Sei proaktiv! Wenn du dich für die Stelle als Assistenz der Geschäftsführung interessierst, zögere nicht, direkt mit uns in Kontakt zu treten. Zeig dein Interesse und stelle Fragen zur Position oder zum Unternehmen.
✨Tip Nummer 2
Networking ist alles! Nutze Plattformen wie LinkedIn, um mit aktuellen Mitarbeitern von ONLOGIST in Kontakt zu treten. Ein persönlicher Austausch kann dir helfen, einen Fuß in die Tür zu bekommen.
✨Tip Nummer 3
Bereite dich auf das Vorstellungsgespräch vor! Informiere dich über unsere Projekte und die Technologien, die wir nutzen. Das zeigt, dass du wirklich an der Rolle interessiert bist und bereit bist, Verantwortung zu übernehmen.
✨Tip Nummer 4
Bewirb dich direkt über unsere Website! So stellst du sicher, dass deine Bewerbung schnell und unkompliziert bei uns landet. Wir freuen uns darauf, von dir zu hören!
Diese Fähigkeiten machen dich zur top Bewerber*in für die Stelle: Assistenz der Geschäftsführung/Executive Assistant (all gender) Teilzeit oder Vollzeit · Hybrid · Hamburg
Tipps für deine Bewerbung 🫡
Sei du selbst!: Wir wollen dich kennenlernen, also zeig uns, wer du wirklich bist! Verwende eine authentische Sprache und lass deine Persönlichkeit durchscheinen. Das macht deine Bewerbung einzigartig und hebt dich von anderen ab.
Struktur ist alles!: Achte darauf, dass deine Bewerbung gut strukturiert ist. Gliedere deinen Lebenslauf und dein Anschreiben klar, damit wir schnell die wichtigsten Informationen finden können. Ein übersichtliches Layout hilft uns, einen guten Eindruck zu gewinnen.
Pass auf die Details auf!: Korrekte Rechtschreibung und Grammatik sind ein Muss! Nimm dir die Zeit, deine Unterlagen gründlich zu überprüfen. Fehler können den Eindruck erwecken, dass du unorganisiert bist – und das wollen wir nicht!
Bewirb dich über unsere Website!: Der einfachste Weg, um uns zu erreichen, ist über unsere Website. Dort kannst du sicherstellen, dass deine Bewerbung direkt bei uns landet. Wir freuen uns darauf, von dir zu hören!
Wie du dich auf ein Vorstellungsgespräch bei Onlogist vorbereitest
✨Informiere dich über ONLOGIST
Bevor du zum Interview gehst, solltest du dir einen Überblick über ONLOGIST und deren SaaS-Plattform verschaffen. Schau dir die Unternehmenswerte, die Produkte und die Kunden an. So kannst du gezielte Fragen stellen und zeigst dein Interesse an der Firma.
✨Bereite dich auf typische Fragen vor
Überlege dir im Voraus, welche Fragen dir im Interview gestellt werden könnten. Fragen zur Organisation von Meetings, zur Koordination von Reisen oder zur Zusammenarbeit mit internationalen Partnern sind wahrscheinlich. Übe deine Antworten, um sicher und kompetent zu wirken.
✨Zeige deine organisatorischen Fähigkeiten
Da die Rolle viel Organisation erfordert, bringe konkrete Beispiele aus deiner bisherigen Erfahrung mit, die deine Fähigkeiten in diesem Bereich unter Beweis stellen. Erkläre, wie du komplexe Aufgaben strukturiert angegangen bist und welche Tools du dafür genutzt hast.
✨Sei bereit für interkulturelle Kommunikation
Da du mit internationalen Kunden und Partnern kommunizieren wirst, ist es wichtig, deine Sprachkenntnisse und interkulturellen Kompetenzen zu betonen. Bereite dich darauf vor, wie du in verschiedenen Sprachen kommunizierst und kulturelle Unterschiede berücksichtigst.