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Für Unternehmen Auf einen Blick
- Aufgaben: Koordiniere Termine, Meetings und Geschäftsreisen für die Geschäftsführung.
- Arbeitgeber: ONLOGIST, ein innovatives Hamburger Softwareunternehmen mit flachen Hierarchien.
- Mitarbeitervorteile: Hybrid-Arbeit, HVV-Ticket, kostenlose Snacks und regelmäßige Teamevents.
- Andere Informationen: Hunde willkommen und viel Raum für Eigenverantwortung.
- Warum dieser Job: Werde Teil eines dynamischen Teams und gestalte die Mobilität der Zukunft mit.
- Gewünschte Qualifikationen: Erfahrung in Assistenz oder Office-Management, sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse.
Das voraussichtliche Gehalt liegt zwischen 40000 - 55000 € pro Jahr.
Über Onlogist
Hallo und willkommen bei ONLOGIST. Wir sind ONLOGIST, ein Hamburger Softwareunternehmen und Betreiber der größten SaaS-Plattform für Fahrzeugtransporte in Europa. Seit unserer Gründung im Jahr 2014 haben über 100 Kunden in acht Ländern mehrere Hunderttausend Fahrzeuge über unsere Plattform überführt. Zu unseren Kunden zählen namhafte Unternehmen aus den Bereichen Autovermietung, Leasing, Auto-Abo, Fahrzeughandel und OEM. Unser 35-köpfiges Team entwickelt smarte Technologielösungen für die Mobilität der Zukunft. Wir arbeiten mit flachen Hierarchien, kurzen Entscheidungswegen und einer offenen Unternehmenskultur, in der Eigeninitiative und Verantwortung großgeschrieben werden.
Aufgaben
Deine Rolle: Als Executive Assistant / Assistenz der Geschäftsführung arbeitest du eng mit der Geschäftsführung zusammen und hältst im Hintergrund viele Fäden zusammen. Du sorgst dafür, dass Termine, Reisen, Meetings und administrative Themen gut organisiert sind. Gleichzeitig bist du eine wichtige Schnittstelle zwischen Geschäftsführung, Team und externen Partnern und hilfst dabei, interne Abläufe strukturiert und effizient zu gestalten. Kurz gesagt: Du sorgst dafür, dass im Alltag alles rund läuft.
- Du koordinierst Termine, Meetings und Geschäftsreisen und behältst den Überblick über den Kalender.
- Du bereitest Meetings, Präsentationen etc. vor und unterstützt bei der internen Abstimmung mit verschiedenen Teams.
- Du kümmerst dich um Reisekostenabrechnungen und organisatorische Nachbereitung.
- Office- und Organisationsmanagement.
- Du koordinierst Dienstleister, Lieferanten und externe Partner.
- Du empfängst und betreust Gäste und Kunden im Büro.
- Du organisierst Teamlunches, Meetings und kleinere Events.
- Du übernimmst das Belegmanagement und bereitest Unterlagen für die Buchhaltung vor (Rechnungen, Überweisungen).
- Internationale Zusammenarbeit: Du unterstützt bei Besuchen internationaler Kunden und Partner.
- Du kommunizierst mit Teams und Kontakten in verschiedenen europäischen Ländern (z. B. Spanien oder Frankreich).
Qualifikation
Dein Profil:
- Mehrjährige Erfahrung in einer Assistenz-, Office-Management- oder vergleichbaren Rolle.
- Eine kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation.
- Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse.
- Spanisch oder Französisch sind ein Plus.
- Du arbeitest strukturiert, zuverlässig und organisiert.
- Du bist diskret, pragmatisch und packst Dinge gerne selbst an.
Benefits
Warum ONLOGIST?
- Hybrid-Arbeiten mit Büro in Hamburg.
- HVV-Ticket für eine entspannte Anreise.
- Apple MacBook.
- Kostenlose Getränke, Snacks und Teamlunch jeden Mittwoch.
- Fitness: Urban Sports Club Zuschuss.
- Regelmäßige Teamevents und Billardtisch im Büro.
- Hunde willkommen.
- Kleines Team mit viel Eigenverantwortung.
Klingt nach Dir? Dann freuen wir uns auf Deine Bewerbung!
Assistenz der Geschäftsführung/Executive Assistant (all gender) Teilzeit oder Vollzeit · Hybrid[...] Arbeitgeber: Onlogist
Kontaktperson:
Onlogist HR Team
StudySmarter Bewerbungstipps 🤫
So bekommst du den Job: Assistenz der Geschäftsführung/Executive Assistant (all gender) Teilzeit oder Vollzeit · Hybrid[...]
✨Tip Nummer 1
Sei proaktiv! Wenn du die Möglichkeit hast, direkt mit dem Team oder der Geschäftsführung zu sprechen, nutze sie. Zeige dein Interesse an der Position und stelle Fragen, die deine Motivation und dein Engagement unter Beweis stellen.
✨Tip Nummer 2
Networking ist alles! Verbinde dich mit aktuellen Mitarbeitern von ONLOGIST über LinkedIn oder andere Plattformen. Ein persönlicher Kontakt kann dir helfen, einen Fuß in die Tür zu bekommen und mehr über die Unternehmenskultur zu erfahren.
✨Tip Nummer 3
Bereite dich auf das Vorstellungsgespräch vor, indem du dich über die neuesten Entwicklungen in der Branche informierst. Zeige, dass du nicht nur die Aufgaben der Assistenz verstehst, sondern auch, wie du zur Vision von ONLOGIST beitragen kannst.
✨Tip Nummer 4
Nutze unsere Website für deine Bewerbung! Wir freuen uns, wenn du dich direkt über unsere Plattform bewirbst. So kannst du sicherstellen, dass deine Unterlagen schnell und unkompliziert bei uns landen.
Diese Fähigkeiten machen dich zur top Bewerber*in für die Stelle: Assistenz der Geschäftsführung/Executive Assistant (all gender) Teilzeit oder Vollzeit · Hybrid[...]
Tipps für deine Bewerbung 🫡
Sei du selbst!: Wir wollen dich kennenlernen, also zeig uns, wer du wirklich bist! Lass deine Persönlichkeit in deiner Bewerbung durchscheinen und sei authentisch. Das macht einen großen Unterschied!
Struktur ist alles!: Achte darauf, dass deine Bewerbung gut strukturiert ist. Verwende klare Absätze und Überschriften, damit wir schnell die wichtigsten Informationen finden können. Ein übersichtliches Layout hilft uns, einen besseren Eindruck von dir zu bekommen.
Sprich unsere Sprache!: Nutze die Sprache aus der Stellenanzeige in deinem Anschreiben und Lebenslauf. Das zeigt uns, dass du die Anforderungen verstanden hast und dich mit unserem Unternehmen identifizieren kannst. Zeig uns, dass du ein Teil von ONLOGIST werden möchtest!
Bewirb dich direkt über unsere Website!: Um sicherzustellen, dass deine Bewerbung an die richtige Stelle gelangt, bewirb dich bitte direkt über unsere Website. So können wir deine Unterlagen schneller bearbeiten und du bist einen Schritt näher an deinem neuen Job bei uns!
Wie du dich auf ein Vorstellungsgespräch bei Onlogist vorbereitest
✨Informiere dich über ONLOGIST
Bevor du zum Interview gehst, solltest du dir ein gutes Bild von ONLOGIST machen. Schau dir die Website an, lies über ihre Produkte und Dienstleistungen und informiere dich über die Unternehmenskultur. So kannst du gezielte Fragen stellen und zeigst, dass du wirklich interessiert bist.
✨Bereite deine Erfahrungen vor
Denke an konkrete Beispiele aus deiner bisherigen Berufserfahrung, die zeigen, wie du in ähnlichen Situationen erfolgreich warst. Besonders wichtig sind Erfahrungen im Office-Management oder in der Assistenz, die deine organisatorischen Fähigkeiten unter Beweis stellen.
✨Zeige deine Kommunikationsfähigkeiten
Da du als Assistenz der Geschäftsführung viel kommunizieren musst, ist es wichtig, dass du deine Kommunikationsfähigkeiten im Interview zeigst. Übe, klar und präzise zu sprechen, und sei bereit, sowohl auf Deutsch als auch auf Englisch zu antworten. Wenn du Spanisch oder Französisch sprichst, erwähne das ebenfalls!
✨Frage nach den nächsten Schritten
Am Ende des Interviews solltest du nach den nächsten Schritten im Auswahlprozess fragen. Das zeigt dein Interesse und deine Initiative. Außerdem bekommst du so wertvolle Informationen darüber, wie es weitergeht und wann du mit einer Rückmeldung rechnen kannst.