Assistent/in / Rechtsanwaltsfachangestellte/r (m/w/d) // Admin. Assistant / Paralegal

Sie werden dabei mit dem lokalen Management-Team (u.a. dem Director for EMEA Legal und EMEA VP Sales) administrative Unterstützung für die folgenden Aufgabenbereiche leisten.

Responsibilities

• Unterstützen Vertriebs- und Führungskräfte bei den täglichen administrativen Aufgaben, einschließlich Reisekoordination, Spesenmanagement, Terminplanung und Logistik.
• Leisten direkte administrative Unterstützung für die zentrale EMEA-Rechtsabteilung, einschließlich der Verwaltung von EMEA-Gesellschaften, der Koordination mit Behörden, Kunden und sonstigen Vertragspartnern sowie der Unterstützung bei anderen rechtlichen Themen.
• Unterstützen des Standorts München bei der allgemeinen Büroverwaltung und -koordination, einschließlich der Koordination des Empfangs, der Vorbereitung größerer Besprechungen (All Hands Meetings), der Einarbeitung neuer Kollegen und anderer Büroaufgaben – insgesamt sorgen für einen reibungslosen Bürobetrieb.
• Verwaltung und komplexe Koordination von Terminen, einschließlich Besprechungen, Interviews, Terminen mit Führungskräften und zugehöriger Logistik (vor Ort und virtuell).
• Koordinieren und unterstützen Teamveranstaltungen, Besprechungen und Geschäftsessen, sowohl vor Ort als auch virtuell, reservieren Konferenzräume und -ausstattung, bereiten Dokumente für Besprechungen vor und helfen bei der Koordination und Vorbereitung wichtiger Besprechungen.
• Reichen Spesenabrechnungen für unterstützte Führungskräfte und Funktionen ein, verfolgen und prüfen sie.
• Unterstützung bei Kaufanträgen.
• Bieten erste Anlaufstelle und allgemeine Unterstützung für Besucher, Bewerber und externe Stakeholder.
• Pflegen von Listen, Trackern und Datenbanken zur Unterstützung geschäftlicher und rechtlicher Verwaltungsaufgaben.
• Unterstützen der Rezeption und, bei Bedarf, anderer Funktionen, um einen reibungslosen Ablauf vor Ort zu gewährleisten.
• Unterstützen bei Sonderprojekten und Ad-hoc-Initiativen gemäß Vorgaben.
• Unterstützen der Rezeption nach Bedarf: Erstellen und Einreichen von Bestellungen für Software und Hardware, Aktualisieren von Organigrammen, Verwalten des Büromaterialbestands und der Bestellungen, Einrichten neuer Mitarbeiter, Bestellung von Visitenkarten, tägliches Sortieren der eingehenden Post.

Qualifications

• Erforderliche formale Ausbildung: Ausbildung als Rechtsanwaltsfachangestellte von Vorteil.
• Erforderliche Erfahrung: Mindestens 10 Jahre Erfahrung als Rechtsanwaltsfachangestellte oder in der Büroverwaltung.
• Erwünschte spezifische Fähigkeiten: Ausgeprägte Kommunikations- und zwischenmenschliche Fähigkeiten, ausgeprägte Detailorientierung, hohe Energie und Leidenschaft für den Umgang mit Menschen, Fähigkeit, in einer schnelllebigen Umgebung mit hohem Arbeitsaufkommen mehrere Aufgaben gleichzeitig zu erledigen, Erfahrung in einer hochaktiven Fertigungsumgebung oder einer ähnlichen Umgebung von Vorteil, nachgewiesene Fähigkeit, mehrere Prioritäten in einem schnelllebigen und veränderungsorientierten Umfeld zu organisieren und zu verwalten, Fähigkeit, in einem stark kooperativen Umfeld zu arbeiten, ausgezeichnete Englisch- und Deutschkenntnisse.