Executive Assistant to Chief Executive Officer

Als führender Anbieter von KI-gestützten erweiterten Managed Detection and Response (MXDR) Dienstleistungen hat Ontinue die Mission, der vertrauenswürdigste, 24/7, immer verfügbare Sicherheitspartner zu sein, der Kunden dabei unterstützt, die Zukunft zu nutzen, indem sie KI einsetzen, um strategischer, in größerem Maßstab und mit weniger Risiko zu arbeiten. Wir glauben, dass die Kombination aus KI und menschlicher Expertise entscheidend ist, um effektive Managed Security zu liefern, die auf die einzigartigen Umgebungen, operationale Einschränkungen und Risiken unserer Kunden zugeschnitten ist.

Unser MXDR-Service kombiniert leistungsstarke proprietäre KI mit einem einzigartigen Kollaborationsmodell, um kontinuierlich ein tiefes Verständnis für die Umgebungen unserer Kunden aufzubauen, was uns informiert, wie wir Bedrohungen verhindern, erkennen und darauf reagieren. Unsere unvergleichliche Microsoft-Expertise ermöglicht es den Kunden, diese Ergebnisse mit den Microsoft-Sicherheitswerkzeugen zu erzielen, die sie bereits besitzen. Das Ergebnis ist eine hochgradig lokalisierte Managed Protection, die Sicherheitsteams befähigt, schneller, intelligenter und kosteneffizienter als je zuvor zu arbeiten.

Ihre Mission

Wir suchen einen hochorganisierten, proaktiven Executive Assistant zur Unterstützung unseres CEO und des C-Level-Teams. In dieser Rolle agieren Sie als vertrauenswürdiger Partner der Führungsebene, nutzen starkes Urteilsvermögen, Diskretion und Geschäftssinn, um sich in einem schnelllebigen Umfeld zurechtzufinden. Sie bringen hervorragende Kommunikationsfähigkeiten mit, die Fähigkeit, konkurrierende Prioritäten zu managen, und eine proaktive Denkweise, die Bedürfnisse antizipiert, Probleme löst und die Dinge mit Dringlichkeit und Professionalität vorantreibt.

Was Sie tun werden:

Executive Support und Partnerschaft

• Komplexe, sich ständig ändernde Kalender für den CEO (mit Sitz in Zürich) und das C-Level-Team verwalten
• Als zentrale Kontaktstelle zwischen Führungskräften, internen Teams und externen Partnern fungieren
• Als Torwächter und Zeitverfechter agieren, um sicherzustellen, dass Prioritäten klar sind und Zeitpläne effizient laufen
• Die Effektivität der Führung durch starkes operatives Bewusstsein und Reaktionsfähigkeit unterstützen
• Interne, Kunden- und Partnerveranstaltungen sowie Workshops im Zusammenhang mit dem CEO koordinieren

Reise und Logistik

• Inlands- und internationale Reisen von Anfang bis Ende koordinieren, einschließlich Flügen und Unterkünften
• Reisebedürfnisse antizipieren und sicherstellen, dass die Führungskräfte vollständig vorbereitet und unterstützt sind

Administrative Unterstützung

• Berichterstattung über Ausgaben und Erstattungen auf C-Level mit Genauigkeit und Pünktlichkeit verwalten
• Administrative Aufgaben mit starker Organisation, Diskretion und Aufmerksamkeit für Details erledigen
• Ad-hoc-Anfragen und sich ändernde Prioritäten nach Bedarf unterstützen

Koordination von Vorstand und Führung

• Logistik für globale Vorstandssitzungen koordinieren, einschließlich Planung und Vorbereitung

Anforderungen:

Erfahrung

• Mindestens 5+ Jahre Erfahrung in einer globalen EA-Rolle zur Unterstützung von C-Level-Führungskräften in einem schnelllebigen Umfeld und unter Druck
• Umfangreiche Erfahrung im Management von Logistik, einschließlich komplexer Zeitpläne und internationaler Reisevorbereitungen
• Starkes Geschäftswissen und Verständnis für operationale Prioritäten

Fähigkeiten

• Starker Selbststarter, der eine Aufgabe eigenständig übernehmen kann, mit begrenzter Aufsicht durch die Führungskraft
• Anpassungsfähig und in der Lage, mit begrenzten Informationen und Unklarheiten zu arbeiten
• Sehr starke zwischenmenschliche Fähigkeiten, insbesondere im Umgang mit Führungskräften und dem oberen Management, sowohl intern als auch extern
• Akute Aufmerksamkeit für Details und Engagement für Exzellenz in einem schnelllebigen Umfeld
• Polierte verbale und schriftliche Kommunikationsfähigkeiten auf allen Ebenen, auch beim Management von Anfragen für die Zeit des CEO
• Nachgewiesene Fähigkeit, Projekte unabhängig bis zum Abschluss zu verfolgen
• Fähigkeit, kreativ zu denken, mit einem Sinn für Dringlichkeit und sich schnell an sich ändernde Bedürfnisse und Prioritäten anzupassen
• Computerkenntnisse und Beherrschung der Microsoft Office Suite
• Fähigkeit, Flexibilität und Reaktionsfähigkeit auf E-Mails/SMS/Telefonanrufe zu zeigen
• Verfügbarkeit, um Arbeitsaufgaben außerhalb der normalen Arbeitszeiten zu erfüllen, wenn dies erforderlich ist

Attribute / Persönlichkeit

• Leidenschaftliche Person mit einer echten Neigung, anderen zum Erfolg zu verhelfen, in der Lage, sich mit Menschen aller Geschäftsebenen zu identifizieren
• Proaktiv, einfallsreich und effizient bei der Lösung von Problemen und Konflikten mit einem hohen Maß an Professionalität und Zusammenarbeit
• In der Lage, hohe Vertraulichkeit zu wahren
• Zeigt starke Sensibilität für kulturelle Vielfalt und demonstriert eine globale Denkweise
• Fähigkeit, sich an ein schnelllebiges, sich ständig weiterentwickelndes Umfeld anzupassen

Was wir suchen

• 7+ Jahre Erfahrung in der Unterstützung von C-Level-Führungskräften in einem schnelllebigen, globalen Umfeld
• Erfahrung in einem Technologieunternehmen ist von Vorteil
• Starke Fähigkeit, komplexe Zeitpläne und internationale Reise-Logistik zu verwalten
• Ausgezeichnete Kommunikationsfähigkeiten mit der Fähigkeit, mit Diskretion und Professionalität zu arbeiten
• Hochorganisiert, proaktiv und in der Lage, mehrere Prioritäten mühelos zu managen
• Starkes Geschäftswissen und Komfort im Umgang mit Unklarheiten
• Fortgeschrittene Kenntnisse in Microsoft Office und gängigen Geschäftstools
• Flexibel, reaktionsschnell und bereit, außerhalb der regulären Arbeitszeiten zu unterstützen, wenn nötig

Was wir bieten:

Wir wurden als einer der besten Arbeitgeber ausgezeichnet! Neben einem wettbewerbsfähigen Gehalt bieten wir auch großartige Vorteile und Zugang zu Management- und Microsoft-Schulungen.

Kommen Sie, wie Sie sind! Wir suchen großartige Menschen mit unterschiedlichen Hintergründen, Erfahrungen, Fähigkeiten und Perspektiven. Ontinue begrüßt und fördert Vielfalt am Arbeitsplatz, unabhängig von Rasse, Geschlecht, Religion, Alter, sexueller Orientierung, Behinderung oder Veteranenstatus.