Finde einen Job 
Finde eine Ausbildung 
Top Arbeitgeber 
Top Universitäten 
Für Unternehmen Auf einen Blick
- Aufgaben: Unterstütze unser Team in Verwaltung, Personal und Office mit spannenden Aufgaben.
- Arbeitgeber: Die Open Knowledge Foundation Deutschland setzt sich für offenes Wissen und Transparenz ein.
- Mitarbeitervorteile: Flexible Arbeitszeiten, 30 Urlaubstage und die Möglichkeit, remote zu arbeiten.
- Warum dieser Job: Gestalte sinnstiftende Projekte in einem engagierten und freundlichen Team.
- Gewünschte Qualifikationen: Teamplayer*in mit einem Auge für Details und Interesse an Verwaltung.
- Andere Informationen: Bewerbungen von unterrepräsentierten Gruppen sind besonders willkommen.
Zur Verstärkung des Geschäfsführungs-Teams der Open Knowledge Foundation Deutschland suchen wir:
Assistent*in für Verwaltung, Personal und Office.
- ENTWEDER in Teilzeit 20-28h/Woche
- ODER studentische Hilfskraft
- ODER Minijob
Ab sofort, 1 Jahr befristet (Elternzeitvertretung)
Wer wir sind
Die Open Knowledge Foundation Deutschland e. V. (OKF) ist ein gemeinnütziger Verein mit Sitz in Berlin, der sich seit 2011 für offenes Wissen, Transparenz und Beteiligung einsetzt. Unsere Arbeit ist unabhängig, überparteilich, gemeinnützig und interdisziplinär. Mehr erfährst du auf okfn.de.
None
Deine Aufgaben passen wir an deine Vertragsart und deinen Stundenumfang an.
Dazu gehören zum Beispiel:
- Personaladministration und -verwaltung: Vertragsentwürfe erstellen und prüfen, Verträge ablegen etc., allgemeine Dokumentation und Ablage
- Rechnungswesen: rechnerische und formelle Belegprüfung, darunter auch Reisekosten
- Office Management: z. B. Einkäufe und Bestellungen (Büromaterialien, Getränke etc.)
- Allgemeine Projektunterstützung: Dokumentenablage, Kommunikation, Administration
- Organisatorische Unterstützung bei Team-Events
Wen wir suchen
Für die ausgeschriebene Position sind wir auf der Suche nach einer teamstarken, sorgfältigen und zuverlässigen Persönlichkeit, die Freude daran hat, ein technikbegeistertes und politisch engagiertes Team zu unterstützen. Du solltest ein gutes Auge für Details haben und Lust darauf haben, dich umzuschauen, mitanzupacken und dich auf unterschiedliche Aufgaben einzulassen.
Uns ist wichtig, dass du mindestens zwei Tage pro Woche im Büro arbeitest (bzw. je nach Stellenumfang mindestens die Hälfte deiner Arbeitszeit). Wenn du bereits Erfahrungen im Rechnungswesen, in der Personaladministration und/oder dem Office Management mitbringst, freuen wir uns umso mehr.
Was wir bieten
- Sinnstiftende Arbeit in einer wachsenden Organisation
- Gestaltungsspielraum, um deine eigenen Ideen umzusetzen
- Flexibilität in den Arbeitszeiten und Aufgaben, in Absprache mit deinem Team
- Eine klare Überstundenregelung und eine Menstrual Leave Policy
- Möglichkeiten zur Weiterentwicklung, z. B. durch Fortbildungen
- Ein zentral gelegenes Büro mit freundlichen Leuten, Kaffee, Tee und Limo.
- Unser Büro ist rollstuhlzugänglich. Wenn du am und um den Arbeitsplatz auf weitere Barrieren stößt, möchten wir sie abbauen.
- Die Möglichkeit, von Zuhause zu arbeiten (für diese Stelle wünschen wir uns mindestens zwei Tage/Woche im Büro (bzw. je nach Stellenumfang mindestens die Hälfte deiner Arbeitszeit)
- 30 Urlaubstage (bei 40h/Woche) und zusätzlich arbeitsfrei am 24. und 31. Dezember
- Zuschuss zum Deutschland-Ticket /Ticket für den öffentlichen Nahverkehr (25€/Monat)
- Ein transparentes Gehaltssystem mit festgelegter Vergütung je nach Vertragsart: ENTWEDER: Anstellung 20-28h/Woche, angelehnt an TVL E12/S1.
- ENTWEDER: Anstellung 20-28h/Woche, angelehnt an TVL E12/S1. Rechenbeispiel: Das bedeutet mit Stand Juli 2025 ein Arbeitnehmer:innenbrutto von 2.096,74 € für 20h/Woche (50%) bzw. 2.935,44 € für 28h/Woche (70%).
- ODER studentische Hilfskraft mit Gehalt TV Stud III Berlin + 10%, das ergibt bei 19h/Woche ein ein Arbeitnehmer:innenbrutto von 1.498,08 €
- ODER Minijob: maximal 556 € im Monat für 8,5 h/Woche
- Wenn sich die Gehälter in den TVL-Stufen jährlich durch Tarifverhandlungen erhöhen, heben wir auch die Gehälter im Team an
- Die Stelle ist eine Elternzeitvertretung, befristet auf ein Jahr
Wie wir in Kontakt kommen
Wir freuen uns besonders über Bewerbungen von Menschen, die von struktureller Diskriminierung betroffen sind – etwa aufgrund von Rassismus, Ableismus, Sexismus oder anderen gesellschaftlichen Ausschlüssen. Diese Personen werden bevorzugt berücksichtigt. Unser Büro ist rollstuhlzugänglich.
Schicke uns deine Bewerbungsunterlagen (Anschreiben, Lebenslauf ; Nachweise und Zeugnisse brauchen wir meist nicht, schicke sie nur wenn sie für diese konkrete Bewerbung wirklich relevant sind) per Email an Sonja unter .
Please don’t: Bitte schicke uns in deiner Bewerbung kein Foto mit und mache keine Angaben zu deinem Alter oder deinem Familienstand.
Please do: Bitte schreibe uns deine Motivation, welche Erfahrungen du mitbringst, wann du frühestens anfangen könntest, welche Vertragsart du möchtest und wie viele Arbeitsstunden pro Woche du dir vorstellst.
Wir sichten alle Bewerbungen in einem kleinen Berwerbungskommittee (erste Runde). Danach laden wir einige von euch zum persönlichen Kennenlernen ein, vor Ort in Berlin oder online (zweite Runde).
Bewerbungsfrist
Bewerbungsfrist ist der 15. August 2025 . Wir behalten uns vor, bereits vor Ablauf der Frist Gespräche zu führen, wenn uns Bewerbungen besonders überzeugen.
Wir freuen uns auf deine Bewerbung!
Assistent*in für Verwaltung, Personal und Office Arbeitgeber: Open Knowledge Foundation Deutschland e.V.
Kontaktperson:
Open Knowledge Foundation Deutschland e.V. HR Team
StudySmarter Bewerbungstipps 🤫
So bekommst du den Job: Assistent*in für Verwaltung, Personal und Office
✨Tip Nummer 1
Informiere dich über die Open Knowledge Foundation Deutschland und ihre Projekte. Zeige in Gesprächen, dass du die Werte der Organisation verstehst und schätzt, insbesondere in Bezug auf offenes Wissen und Transparenz.
✨Tip Nummer 2
Bereite dich darauf vor, konkrete Beispiele für deine Erfahrungen im Bereich Personaladministration und Office Management zu teilen. Überlege dir, wie du deine Fähigkeiten am besten präsentieren kannst, um zu zeigen, dass du die richtige Person für das Team bist.
✨Tip Nummer 3
Nutze dein Netzwerk, um mehr über die Arbeitskultur und das Team bei der Open Knowledge Foundation zu erfahren. Vielleicht kennst du jemanden, der dort arbeitet oder gearbeitet hat, und kann dir wertvolle Einblicke geben.
✨Tip Nummer 4
Sei bereit, Fragen zu deiner Flexibilität und deinem Engagement für die Organisation zu beantworten. Überlege dir, wie du deine Bereitschaft zur Unterstützung des Teams und zur Übernahme unterschiedlicher Aufgaben unter Beweis stellen kannst.
Diese Fähigkeiten machen dich zur top Bewerber*in für die Stelle: Assistent*in für Verwaltung, Personal und Office
Tipps für deine Bewerbung 🫡
Motivation schreiben: Beginne mit einem klaren und überzeugenden Motivationsschreiben. Erkläre, warum du dich für die Position als Assistent*in für Verwaltung, Personal und Office interessierst und welche Erfahrungen du mitbringst.
Erfahrungen hervorheben: Betone relevante Erfahrungen im Rechnungswesen, in der Personaladministration oder im Office Management. Zeige auf, wie diese Erfahrungen dich für die ausgeschriebene Stelle qualifizieren.
Vertragsart und Arbeitsstunden angeben: Gib in deiner Bewerbung klar an, welche Vertragsart du bevorzugst (Teilzeit, studentische Hilfskraft oder Minijob) und wie viele Stunden pro Woche du arbeiten möchtest.
Bewerbungsunterlagen zusammenstellen: Stelle sicher, dass du alle erforderlichen Unterlagen wie Anschreiben und Lebenslauf bereit hast. Vermeide es, Fotos oder Angaben zu Alter und Familienstand beizufügen, da dies nicht gewünscht ist.
Wie du dich auf ein Vorstellungsgespräch bei Open Knowledge Foundation Deutschland e.V. vorbereitest
✨Bereite dich gut vor
Informiere dich über die Open Knowledge Foundation Deutschland und ihre Projekte. Zeige, dass du die Werte der Organisation verstehst und schätzt. Das hilft dir, im Gespräch authentisch zu wirken.
✨Hebe deine Erfahrungen hervor
Betone relevante Erfahrungen in der Personaladministration, im Rechnungswesen oder im Office Management. Bereite konkrete Beispiele vor, die deine Fähigkeiten und Erfolge in diesen Bereichen zeigen.
✨Zeige Teamgeist
Da die Stelle eine teamstarke Persönlichkeit erfordert, sei bereit, Beispiele für deine Teamarbeit zu teilen. Erkläre, wie du in der Vergangenheit mit anderen zusammengearbeitet hast, um gemeinsame Ziele zu erreichen.
✨Stelle Fragen
Bereite einige Fragen vor, die du dem Interviewer stellen kannst. Das zeigt dein Interesse an der Position und der Organisation. Frage nach den Herausforderungen, die das Team aktuell hat, oder nach Möglichkeiten zur Weiterentwicklung.
