Senior Manager, Procurement Operations - Hardware

Über das Team

OpenAI baut die Beschaffung der Zukunft auf: eine, die KI-gestützte Systeme, saubere Daten und skalierbare Prozesse nutzt, um dem Unternehmen zu helfen, zunehmende Komplexität, Geschwindigkeit, Volumen und Durchsatz zu bewältigen – während sie es den Teams bei OpenAI ermöglicht, strategischer und in größerem Maßstab zu arbeiten. Das Hardware-Beschaffungsoperationsteam unterstützt den operativen Fluss von Waren und Hardwarekäufen in den Hardware-Geschäftseinheiten von OpenAI. Wir helfen den Teams, Geschäftsbedürfnisse in kontrollierte, genaue und ausführbare Beschaffungsaktivitäten umzuwandeln, vom Anfrageeingang über Bestellungen, Lieferantenkoordination, Änderungsmanagement, Empfangsbereitschaft bis hin zur Unterstützung bei Rechnungen.

Über die Rolle

Als Senior Manager für Beschaffungsoperationen mit Fokus auf Hardware sind Sie für die Beschaffungsoperationen einer oder mehrerer zugewiesener Hardware-Geschäftseinheiten verantwortlich. Sie sind der tägliche DRI für Hardware- und Warenbeschaffungsaktivitäten und leiten die Arbeit vom Anfrageeingang über Bestellanforderungen, Bestellungen, Lieferantenbedarfe, Änderungen, Empfangsbereitschaft und operationale Eskalationen. Dies ist eine praktische Betreiber-Builder-Rolle für jemanden, der die praktische Komplexität der Hardware- und Warenbeschaffung versteht und sowohl die Arbeit ausführen als auch neu gestalten kann, wie die Arbeit erledigt wird.

In dieser Rolle werden Sie:

• Die Ergebnisse der Beschaffungsoperationen für zugewiesene Hardware-Geschäftseinheitsteams besitzen und als deren primärer DRI für Beschaffungsoperationen fungieren.
• Workflows, Eingangswege, Routing-Logik und Betriebsrhythmen neu gestalten, damit die Beschaffungsoperationen für Hardware ohne lineares Wachstum des Personals skalieren können.
• Die Beschaffungsoperationen für Hardware und Waren vom Anfrageeingang über die Erstellung von Bestellungen, die Pflege von Bestellungen, die Koordination mit Lieferanten, die Empfangsbereitschaft und die Übergaben zur Rechnungsbereitschaft leiten.
• Die Abstimmung mit Hardware-Stakeholdern vorantreiben, um Anforderungen zu klären, Blockaden zu lösen und die Beschaffungsaktivitäten mit dem richtigen Maß an Kontrolle voranzutreiben.
• Sicherstellen, dass Anfragen und Bestellungen vollständig, richtlinienkonform, prüfbereit und durch saubere Betriebsdaten unterstützt sind.
• Probleme im Zusammenhang mit der Einrichtung von Lieferanten, den Anforderungen der Lieferanten, der Struktur von Bestellungen, dem Empfang, der Dokumentation, Genehmigungen und der nachgelagerten Rechnungsabgleichung identifizieren und lösen.
• Dringende Geschäftsbedürfnisse mit Beschaffungscontrollen, Genehmigungsanforderungen, Ausnahmewegen und Prüfungsfähigkeit in Einklang bringen.
• Eng mit den Fachexperten für Beschaffung zusammenarbeiten, um Workflows, Eingangsanforderungen, Betriebsrhythmen und Kennzahlen dort zu standardisieren, wo es praktikabel ist.
• Wiederholbare Arbeitsmuster identifizieren, System- und Prozessanforderungen definieren und skalierbare Workflows, Automatisierungen, Kontrollen und Berichterstattung für zugewiesene Hardware-Geschäftseinheiten aufbauen.
• Betriebliche Hebelwirkung durch praktische Dokumentation, SOPs, Handbücher, Dashboards, Vorlagen, Selbstbedienungsanleitungen, Eingangslogik und KI-gestützte Workflow-Verbesserungen schaffen, die wiederholte manuelle Nachverfolgung und wiederkehrende Ausnahmen reduzieren.
• Als primärer operativer Eskalationspunkt für zugewiesene Hardware-Geschäftseinheiten fungieren, Risiken frühzeitig eskalieren und Probleme bis zur klaren Lösung vorantreiben.

Sie könnten in dieser Rolle gedeihen, wenn Sie:

• Über 7 Jahre Erfahrung in Beschaffungsoperationen, P2P, Lieferkettenoperationen oder verwandten Bereichen verfügen, idealerweise in Hardware, Waren, Fertigung, Infrastruktur, Labor, Rechenzentrum, Geräten oder ähnlich komplexen physischen Güterumgebungen.
• Ein starkes Verständnis für finanzielle Kontrollen, beschaffungsnahe Praktiken, Rechnungsabgleich, Unterstützung bei Rückstellungen, Sichtbarkeit von Verpflichtungen und prüfbereite Dokumentation nachweisen können.
• Mit Zuversicht die Abläufe vom Anfrageeingang bis zur Bestellung, die Lieferanten-Workflows, die Pflege von Bestellungen, die Abhängigkeiten beim Empfang, das Änderungsmanagement und die Anforderungen an die Rechnungsbereitschaft navigieren können.
• Verstehen, wie Menschen, Prozesse, Richtlinien, Systeme, Daten, finanzielle Kontrollen und buchhalterische Ergebnisse ganzheitlich miteinander verbunden sind.
• Beschaffungs-, Eingangs-, ERP-, Lieferanten-, Ticketing- und Workflow-Plattformen wie Zip, Oracle, Coupa, SAP, NetSuite, Jira, ServiceNow oder ähnliche Tools nutzen können.
• Geschwindigkeit und Geschäftsermöglichung mit starken betrieblichen Kontrollen in Einklang bringen können, insbesondere wenn dringende Ausführungen erforderlich sind.
• Sich bequem an sich entwickelnde Richtlinien, Prioritäten, Eigentumsstrukturen und Betriebsmodelle anpassen können.
• Schnell lernen und Kontext über neue Geschäftsbereiche, Stakeholder, Systeme und Lieferantenmodelle aufbauen können.
• Effektiv mit Geschäftspartnern, Beschaffungs-Kollegen, Finanzen, Recht, Sicherheit, Buchhaltung, AP und Systemteams kommunizieren können.
• Daten und Kennzahlen nutzen, um die Zykluszeit, die Qualität der Bestellungen, die Ausnahmequoten, die Empfangsbereitschaft, die Leistung des Rechnungsabgleichs, die Sichtbarkeit von Verpflichtungen, die Rückstellungsbereitschaft und die finanzielle Genauigkeit nachgelagerter Prozesse zu verbessern.
• Als Betreiber-Builder agieren können, der bei Bedarf in die Warteschlange eintreten, wiederkehrende Muster identifizieren und diese in skalierbare Workflows, Tools, Automatisierungen und betriebliche Verbesserungen übersetzen kann.

Über OpenAI

OpenAI ist ein Forschungs- und Bereitstellungsunternehmen für KI, das sich dafür einsetzt, dass allgemeine künstliche Intelligenz der gesamten Menschheit zugutekommt. Wir erweitern die Grenzen der Fähigkeiten von KI-Systemen und streben an, sie sicher durch unsere Produkte in die Welt zu bringen. KI ist ein äußerst leistungsfähiges Werkzeug, das mit Sicherheit und den Bedürfnissen der Menschen im Mittelpunkt geschaffen werden muss, und um unsere Mission zu erreichen, müssen wir die vielen verschiedenen Perspektiven, Stimmen und Erfahrungen, die das gesamte Spektrum der Menschheit bilden, einbeziehen und wertschätzen. Wir sind ein Arbeitgeber, der Chancengleichheit bietet, und diskriminieren nicht aufgrund von Rasse, Religion, Hautfarbe, nationaler Herkunft, Geschlecht, sexueller Orientierung, Alter, Veteranenstatus, Behinderung, genetischen Informationen oder anderen anwendbaren rechtlich geschützten Merkmalen.